Ветеринарне діловодство

Під ветеринарним діловодством розуміють сукупність робіт щодо складання та оформлення ветеринарних документів (ветеринарних свідоцтв, протоколів, актів, довідок, проектів рішень, наказів, форм ветеринарного обліку, звітності тощо), їх розмноження, прийому, відправки та реєстрації, контролю за їх виконанням, а також зберігання документів безпосередньо у ветеринарних установах і організаціях.

У ТОВ «Ветмайстер» працівниками проводяться такі діловодні роботи:

1. Архівні – забезпечення планомірного надходження закінчених ветеринарних справ в архів; облік і зберігання документальних матеріалів, які надійшли до архіву ветеринарної установи.

2. Канцелярські – складання зведеної номенклатури для поточного ветеринарного діловодства; реєстрація документів, що надходять на адресу ветеринарної установи; направлення документів контрольним організаціям, контроль за виконанням наказів, розпоряджень тощо. Оформлення вихідних документів та направлення їх на пошту; ознайомлення працівників з інструкцією з діловодства.

3. Експедиційні – прийом, розподіл ветеринарних документів, які надійшли, та іншої кореспонденції; відправка вихідних ветеринарних документів.

4. Машинописні – передрук та чистка матеріалів.

5. Секретарські – виконання доручень керівників ветеринарної установи; контроль за підготовкою та виконанням документів.

6. Кур'єрські – забезпечення доставки ветеринарних документів та іншої кореспонденції у ветеринарні установи вищого рівня, організації та іншим адресатам.

Ветеринарна документація, яка ведеться в ТОВ «Ветмайстер»:

1. Журнали ветеринарного обліку (форми № 1-вет, 2-вет) ведуться відповідно до діючої Інструкції; документи ветеринарної звітності, що подаються у ветеринарні установи вищого рівня.

2. Акти про проведені вакцинації.

3. Правила внутрішнього розпорядку та посадові інструкції.

4. Оформлення міжнародних ветеринарних паспортів для тварин.

5. Листування з різними установами, організаціями та громадянами.

6. Журнал обліку кварцування приміщень.

7. Журнал обліку результатів лабораторних досліджень.

8. Журнал обліку медикаментів.

Форми ветеринарної звітності:

1. Форма № 1-вет (місячна) «Журнал для реєстрації хворих тварин» служить основним документом обліку лікувальної роботи, що проводиться клінікою. У ньому записують хворих тварин, які поступили у ветеринарну установу для амбулаторного та стаціонарного лікування, підданих лікуванню при виїзді спеціалістів у господарства, на ферми.

У журналі записують порядковий номер первинного та повторного обліку, дату надходження тварини, власника та його адресу, стать, вид, кличку і номер тварини, дату захворювання, початковий і заключний діагнози, додаткові дослідження, клінічні ознаки, лікувальну допомогу, рекомендації, результат хвороби, особливі помітки, прізвище спеціаліста, який проводив лікування. «Журнал для реєстрації хворих тварин» клініка подає щомісячно до ветеринарної служби м. Буча.

2. Форма № 2-вет (квартальна) «Журнал для запису протиепізоотичних заходів» служить документом для обліку планових і вимушених протиепізоотичних заходів у клініці. У журналі записують: діагностичні дослідження, щеплення, протипаразитарні обробки тварин, ветеринарно-санітарні роботи.

Запис ведуть в такій послідовності: дата проведення заходу, назва ферми, господарства, населеного пункту, вид і вік тварин, вид дослідження, обробки, щеплення, кількість тварин, щеплених або оброблених з профілактичною метою чи вимушено, кількість тварин, підданих діагностичним дослідженням, перший або другий раз у поточному році.

Звіт за цією формою клініка подає щоквартально до міської державної ветеринарної клініки м. Буча.

Заповнені і правильно оформлені документи групуються в суворій відповідності з номенклатурою справ ветеринарним фахівцем, відповідальним за ведення діловодства. Зберігання справ організують так, щоб забезпечити повне збереження документів та їх доступність.

При формуванні справ дотримуються наступних правил:

- правильно поміщають документи в ту чи іншу справу, перевіряють відповідність змісту документів, що підписуються, заголовку справи;

- групують документи одного календарного року;

- систематизують документи всередині справи в хронологічному порядку, наприклад, документ-відповідь повинен розташовуватися після документа-запиту;

- не допускають підшивку у справи зайвих та дублюючих примірників.

Справи ТОВ «Ветмайстер» зберігаються у зачинених столах і шафах. Також клініка має кутовий штамп і печатку з позначенням підприємства, які зберігаються в зачинених ящиках письмового столу.

Діловодна діяльність у ТОВ «Ветмайстер» ведеться згідно з усіма вимогами і правилами.