Основні правові засоби отримання громадянами інформації. особам чи підрозділу службового апарату, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами

особам чи підрозділу службового апарату, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, для централізованого формування справи, картотек, банку даних. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

Організації зберігають пропозиції, заяви і скарги для надання довідок і використання їх в інших цілях. Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами покладається на керівників, інших посадових осіб організацій відповідно до їх функціональних обов'язків. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається затвердженими керівниками організацій переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. Як правило, встановлюється п'ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням. У випадках, викликаних специфікою діяльності організації, постійно діюча експертна комісія цієї організації може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян.

Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архівного підрозділу організації через два роки після завершення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років включно), передаються до архівного підрозділу за рішенням керівника організації. Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами підлягають знищенню у порядку, встановленому Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Порядок роботи із зверненнями громадян визначає й Інструкція з діловодства у Верховній Раді України, затверджена Розпорядженням Голови Верховної Ради України від 25 березня 2002 року №153.

Так, посадові особи Верховної Ради України, народні депутати України, їх помічники-консультанти, працівники Апарату Верховної Ради України при розгляді звернень та організації особистого прийому громадян керуються Конституцією України, законами України «Про статус народного депутата України», «Про звернення громадян», іншими нормативно-правовими актами з питань роботи із зверненнями громадян, Інструкцією з діловодства за зверненнями