Основні правові засоби отримання громадянами інформації. приємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в ЗМІ (далі — організаціях) ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на

приємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в ЗМІ (далі — організаціях) ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на спеціально призначених для цього посадових осіб чи на підрозділ службового апарату.

Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами. Особисту відповідальність за стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники організацій.

Усі пропозиції, заяви і скарги, що надійшли, повинні прийматися та централізовано реєструватися у день їх надходження на реєстраційно-контрольних картах, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах. Конверти (вирізки з них) зберігаються разом з пропозицією, заявою, скаргою. Облік особистого прийому громадян ведеться на картках, у журналах або за допомогою електронно-обчислювальної техніки.

Письмові пропозиції, заяви і скарги, подані на особистому прийомі, також підлягають централізованій реєстрації на реєстраційно-контрольних картках, придатних для оброблення персональними комп'ютерами, або в журналах.

Автоматизовані реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік особистого прийому громадян здійснюються з реєстраційно-контрольних форм шляхом введення в персональний комп'ютер таких елементів:

— дата надходження звернення;

— прізвище, ім'я, по батькові, категорія (соціальний стан) заявника;

— звідки одержано звернення, дата, індекс, контроль;

— порушені питання — короткий зміст, індекси;

— зміст і дата резолюції, прізвище автора, виконавець, термін виконання;

— дата надіслання, індекс і зміст документа, прийняті рішення, дата зняття з контролю;

— номер справи за номенклатурою.

Автоматизована реєстрація обліку особистого прийому громадян шляхом прямого введення в персональний комп'ютер здійснюється за допомогою таких елементів:

— дата прийому, хто приймає;