Деловая переписка

Деловое письмо

В бизнесе дороже всего ценится время. Поэтому всегда нужно помнить о том, что деловое письмо должно быть кратким, точным и по существу.

Деловая корреспонденция редко охватывает несколько тем. Если всё же в письме нужно охватить несколько вопросов, то их желательно отделить один от другого визуально, то есть пронумеровать.

Наилучший вариант – когда деловое письмо содержит ответ на какой-либо один вопрос или однородную информацию. В этом случае письмо получается точным и сжатым.

Что желательно иметь, чтобы написать письмо своему деловому партнёру:

1. Современную оргтехнику.

Писать от руки можно только корреспонденции личного характера.

2. Свой собственный фирменный бланк, состоящий обычно из эмблемы фирмы, её полного названия, почтового и телеграфного адреса, телефона, банковских реквизитов.

3. При возможности желательно использовать свой фирменный конверт, на котором дублируются реквизиты, указанные на бланке. Это не обязательно.

4. Оставляйте копии отправленных писем.

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.

С правой стороны пишут дату отправления письма – день, месяц и год полностью. Ещё ниже – обращение, с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без инициалов.

Следующие несколько строк посвящают обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведётся каким-либо конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: «Искренне Ваш». В случае рассылки рекламной корреспонденции и др. писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют название отдела, в который адресовано письмо. Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но проставлять в адресе оборот: «Генеральному директору», без указания его фамилии и инициалов.

Завершить письмо нужно также вежливой формулировкой. В зависимости от цели письма формулировку изменяют.

При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или запрос можно написать следующее: «Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности».

После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и название фирмы. Если письмо рекламного характера, то фамилия и подпись необязательны.

Общее правило для любой корреспонденции – письмо должно свободно помещаться в конверт.

На любой корреспонденции проставляют обратный адрес.

Корреспонденции, как поздравление человека, кого Вы хорошо знаете, выражение соболезнования, благодарственные письма лучше писать от руки.

Перед отправкой письма проверьте орфографию.

Не стоит начинать письмо с местоимения «Я».

Постскриптум (P.S.) выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы.

Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать телеграмму.

Любое письмо, доверенное Вам, требует немедленного ответа. Если Вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об это сразу же.

На поздравления отвечают коротко.

Если возникла необходимость принести извинения в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно.

Соболезнования пишут от руки. Если такой возможности нет, лучше послать телеграмму.

Общее правило для любой корреспонденции – с левого края бумаги донизу оставляют свободное поле одинаковой ширины.

Телефонные переговоры

Считается, что самое простое в деловом общении – телефонный разговор. На самом деле это далеко не так. Звонок по телефону должен так же подчиняться требованиям краткости, как деловая переписка и отправка факса.

Первым всегда представляется тот, кто звонит. Если на месте нет того абонента, с которым Вы хотели связаться, то представляться не обязательно. Достаточно будет поздороваться и попросить пригласить к телефону интересующего Вас человека. Если его нет – узнать, когда он будет на месте, или попросить что-либо передать ему и повесить трубку. Не нужно долго держать трубку, если на другом конце никто не отвечает. Не стоит спрашивать, с кем Вы говорите, можно лишь уточнить, правильно ли Вы набрали номер и дозвонились ли туда, куда хотели.

Поручать сотруднику или секретарю дозвониться до интересующего вас человека позволительно.

Если к телефону просят Вашего коллегу, то нельзя выяснять, кто его спрашивает.

Если вы ошиблись номером, то при следующем его наборе сразу уточнить, тот ли это номер, что Вам нужен.

В том случае, если Вы очень заняты, то телефон лучше отключать или попросить секретаря отвечать на телефонные звонки.

Заканчивает разговор тот, кто позвонил.

Факсы

При отправке факсов самое главное требование – краткость. Необходимо тщательно сформулировать предложения, проверить, не повторяется ли дважды одна и та же мысль.

Наилучший вариант факса – когда он помещается на одном листе машинописного формата.

Не стоит посылать факс два раза подряд, лучше ещё раз созвониться и поинтересоваться, нормально ли прошла копия.

Для того, чтобы послать факс, необходимо:

1. Подготовить документы, которые вы будете отсылать. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь все необходимые реквизиты.

2. Указать номер своего факса для того, чтобы с Вами могли связаться.

3. Проставить номер факса своего партнёра, название города и его код, название фирмы и обязательно фамилию и имя адресата.

4. На бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и подпись ответственного лица.

Деловой имидж в не официальной обстановке

Однако чтобы ваш внешний вид полностью соответствовал классическому стилю, мало подобрать гармонирующие костюм и рубашку. Большое значение имеет и то, как все это будет выглядеть. Главная заповедь настоящего джентльмена – чистота и опрятность. [1]

Костюм и рубашка должны быть идеально выглажены, а обувь – блестеть вне зависимости от погодных условий. Стоит обратить внимание и на шнурки на туфлях. Они должны быть такого же цвета, что и обувь.

Как известно, Россия отличается от прародины классического стиля своими морозными зимами. Поэтому особое внимание следует уделить и одежде для холодного времени года. Ведь и здесь классический стиль предъявляет обязательные требования. Для мужчины VIP подойдут плащи и пальто прямого покроя из однотонных, обычно темных плотных тканей или кожи высокого качества. Черный, темно-серый, синий, бежевый, темно-коричневый – вот наиболее приемлемые цвета для подобного вида одежды. Куртки и дубленки спортивного стиля с обликом делового мужчины несовместимы. Несмотря на то, что в моду снова возвращаются дубленки самых разнообразных моделей, вам подойдет дубленка только классического фасона, без различных отделок декоративными швами и вставками из цветной кожи.

Возможно, что некоторые деловые встречи у вас проходят в более неофициальной обстановке. Или же вы собираетесь провести день с друзьями на теннисном корте. И в этом случае вы не должны отступать от имиджа делового мужчины. Как вам следует одеться в этом случае?

Для поездок за город допускается максимальное отступление от строгого классического стиля. Так, на дружеский пикник вы можете надеть светлые летние туфли на тонкой подошве. Даже если костюм останется темным, светлые аксессуары сделают его менее официальным.

Можно надеть брюки и рубашку в классическом стиле, а жилет – из кожи, вельвета, трикотажа. Жилет должен быть в любом случае однотонным или спокойной расцветки, например с этническим узором. От галстука в этом случае лучше отказаться, ведь вы собираетесь отдыхать.

Также можно надеть костюм из легкой ткани, шелковую или хлопчатобумажную рубашку с короткими рукавами. Чтобы выглядеть стильно, но в то же время не слишком официально, наденьте с классическим брюками и строгой рубашкой пиджак свободного покроя. Будет смотреться очень эффектно, если цвет пиджака окажется контрастным по отношению к цвету брюк.

На дружескую встречу, вы можете позволить себе надеть джинсы классического покроя и заменить рубашку классического стиля на шелковую яркой расцветки. Не забывайте, что любая деталь вашего гардероба должна быть выпущена известной фирмой, любые подделки сразу же бросаются в глаза, подтверждая тем известное высказывание, что скупой платит дважды.

Если же вы предпочитаете проводить свободное время в спортзале или же на корте, постарайтесь одеться соответственно образу мужчины VIP. Например, для занятий на корте вам потребуется спортивный специальный костюм белого или же светлого цвета, состоящий из футболки и свободных шорт. Кроме этого, вам, конечно же, потребуются и кроссовки. При приобретении спортивной одежды и соответствующих аксессуаров лучше всего отдать предпочтение продукции определенной фирмы, например Adidas.

Таким образом, вы сможете в любой ситуации оставаться стильными человеком. Одежда, чем бы вы ни занимались на данный момент, будет «работать» на ваш образ, что не менее важно, чем ваши деловые качества. И в кабинете, и на корте вы останетесь для окружающих тем, кто вы есть, - очень важной персоной.

Но деловая жизнь немыслима и без торжественных вечеров, на которых вам приходится общаться с равными по положению и достатку людьми. Посещение театров, элитарных кинотеатров и клубов требует от вас одеваться по определенным правилам. Поэтому мужская одежда классического стиля, предназначенная для праздников и торжеств, также отличается строгостью и лаконичностью деталей.

На торжество, светский раут вам надлежит надеть смокинг – удлиненный одно- или двубортный пиджак с лацканами из шелка и шалевым, то есть имеющим овальную форму, воротником. Под смокинг обязательно надевается жилет. Традиционный цвет смокинга – черный, но в наши дни они бывают самых разных цветов и оттенков. К нему надевают галстук-бабочку, цвет которого зависит от цвета смокинга. Если смокинг черный, бабочка может быть черной или белой, к белому смокингу надевают черную бабочку. К цветным смокингам следует надевать бабочки того же цвета. Рубашка, предназначенная для праздника, в любом случае должна быть только белой.

Однако самый классический элемент праздничного костюма в классическом стиле – это фрак. Фрак шьют из ткани черного цвета. Фалды фрака спереди должны доходить до талии, сзади – до колен. Как и в случае со смокингом, в современной моде получили распространение фраки различных цветов. Лацканы фрака отделывают шелком или атласом. К нему надевают белую сорочку с жестким воротником, углы которого загибают вверх, и повязывают белый галстук-бабочку. Фраки обычно надевают на великосветские приемы, если на приглашении есть особая пометка «белый галстук».

Заключение

Изучив предложенную литературу и написав реферат по данной теме, мы уяснили для себя и осознали насколько этот вопрос важен не только для нас, но и для любого человека, независимо от его статуса в жизни. Выполнив, поставленные перед собой задачи, мы выполнили цель, то есть поставленная нами цель достигнута. Мы разобрались, что такое имидж делового человека и рады, что выбрали именно эту тему. Так как много из изученного запомнили и взяли себе на заметку и теперь понятие “Имидж делового человека” для нас приняло четкие очертания, и мы можем точно сказать, что, до проделанной работы мы ничего не знали по этому вопросу, хотя думали, что знаем. Сейчас, вспоминать это смешно и забавно. Только сейчас, по прошествии девятнадцати, а у кого и двадцати лет жизни мы поняли как важно знание делового этикета.

Деловой этикет - это установленный порядок поведения в сфере бизнеса и деловых контактов.

Этикет, если понимать его как установленный порядок поведения, помогает избегать промахов или сгладить их доступными, общепринятыми способами. Поэтому основную функцию или смысл этикета делового человека, можно определить как формирование таких правил поведения в обществе, которые способствуют взаимопониманию людей в процессе общения. Второй по значению функцией этикета является функция удобства, то есть целесообразность и практичность. Начиная с мелочей и до самых общих правил, этикет представляет собой приближённую к повседневной жизни систему.

Одно из первейших правил, определяющих сам этикет - поступать так стоит не потому, что так принято, а потому, что или целесообразно, или удобно, или просто уважительно по отношению к другим и самому себе. Этикет является одним из главных “орудий” формирования имиджа. В современном бизнесе лицу фирмы отводится немалая роль. Те фирмы, в которых не соблюдается этикет, теряют очень многое. Там, где присутствует этикет, выше производительность, лучше результаты. Поэтому всегда нужно помнить один из главнейших постулатов, который знают бизнесмены всего мира: хорошие манеры прибыльны. Гораздо приятнее работать с той фирмой, где соблюдается этикет. Практически во всём мире он стал нормой деятельности. Это потому, что этикет в силу своей жизненности создаёт приятный психологический климат, способствующий деловым контактам.

Нужно запомнить, что этикет помогает нам только тогда, когда нет внутреннего напряжения, рождающегося из попытки сделать по правилам этикета то, что раньше мы никогда не делали.

Списоклитературы:

1. Алехина, И.В. Имидж и этикет делового человека /И.В.Алехина – М.: ЭЭН, 1996 г.- 389с.

2. Малая энциклопедия этикета / Малая энциклопедия этикета – М.: РИПОЛ КЛАССИК, 2000 г.-640с.

3. Осетрова, Б.Н. Деловой мужчина / Б.Н.Осетрова – М.: ФАИР-ПРЕСС, 2001 г.-410с.

4. Сабат, Э.М. Бизнес-этикет / Э.М.Сабат пер.с англ. – М.: ЭЭН, 1999 г.-240с.

5. Сарматова, К.К. Карьера женщины / К.К. Сарматова – М.: ФАИР-ПРЕСС, 2001 г.- 430с.

6. Стил, Л.Ф. Стиль жизни для мужчин / Л.Ф.Стил – М.: РИПОЛ КЛАССИК, 2001.-416с.

[1] Небрежность в одежде свидетельствует о расслабленности духа, если только под этой небрежностью и распоясанностью не скрывается двуличие. (Сервантес).

Date: 2015-10-19; view: 414; Нарушение авторских прав