Обычно для обзора проблем достаточно всего нескольких секунд в день, если вы просматриваете списки нужных дел в нужное время

Люди часто спрашивают меня: «Сколько времени вы тратите на обзор своей системы?» Мой ответ прост: «Ровно столько, сколько мне необходимо для того, чтобы спокойно делать свои дела». В действительности это несколько раз по нескольку секунд в течение дня. Большинство людей не могут понять, что мои списки – это в некотором роде офис. Вы можете держать самоклеящиеся листки и телефонограммы на рабочем месте, а я держу их в списках дальнейших действий. Если вы полностью собрали, обработали и упорядочили свои материалы, то, скорее всего, вам придется время от времени тратить лишь несколько секунд на обращение к системе за ежедневными напоминаниями.

Сначала посмотрите в календарь…

Вероятно, чаще всего вы будете просматривать ежедневник и обобщенную памятную книжку – картотеку (если вы ее завели), чтобы разглядеть «неровности рельефа» и подумать, что нужно сделать. Сначала вы должны узнать параметры места и времени. Если вы будете знать, что с восьми утра до шести вечера вам предстоят сплошные встречи и вряд ли удастся выкроить полчаса на обед, это поможет вам принять необходимые решения, касающиеся любых других действий.

…потом – в списки дел

Когда вы пересмотрите задачи, намеченные на конкретные дни и на конкретное время, и предпримете все необходимые шаги в рамках их выполнения, следующим объектом обзора станут списки дел, которыми вы могли бы заняться в сложившейся ситуации. Например, находясь в офисе, вы будете обращаться к спискам звонков, операций за компьютером и офисных дел. Это совсем не означает, что вы обязательно должны предпринимать какие‑либо из действий, упомянутых в списках; нужно будет только сравнить их с потоком других намеченных дел: это позволит вам заняться наиболее приоритетным направлением деятельности. Вам нужна уверенность в том, что вы не упускаете из виду ничего существенного.

Если вы доверяете своему календарю и постоянно обновляете списки дел, то кроме них в вашей системе не будет объектов, к которым понадобится обращаться чаще, чем раз в несколько дней. Бывали дни, когда мне не нужно было заглядывать ни в один из списков, потому что с самого начала (из календаря) было ясно, чего я не смогу выполнить.