Когда вы поймете, как обрабатывать рутинные проблемы и какую информацию упорядочивать, ваша задача сведется к составлению и пересмотру списков

Все неавтоматизированные средства, упомянутые в предыдущем разделе, применяются для различных аспектов сбора, обработки и упорядочения информации. Для сбора данных понадобятся лоток и бумага. По мере обработки содержимого корзины «Входящие» вы будете совершать массу действий, занимающих менее двух минут, для которых понадобятся самоклеящиеся листки, скоросшиватель и скрепки. Журналы, статьи и длинные служебные записки, прочтение которых занимает более двух минут, пойдут в другой лоток. Все остальное – содержание инструментария, необходимого для проекта, запись задач, намеченных действий и напоминаний в календарь, а также отслеживание ожидаемых событий – потребует создания каких‑либо списков или наборов сходных проблем, которые можно пересмотреть в любой момент.

Списками можно управлять самым старомодным способом: хранить листы бумаги в папке (например, заметки или напоминания о каждом человеке, которому нужно позвонить, можно хранить в папке «Звонки») – или придерживаться «среднего уровня автоматизации», записывая сведения в отрывные блокноты или памятные книжки (страница, озаглавленная «Звонки», на которую выписаны имена). Наконец, можно вести электронные версии бумажных списков (категория «Звонки» в разделе «Задачи» персонального цифрового секретаря или в разделе «Задания» Microsoft Outlook).

Помимо хранения кратких ссылочных данных (то есть телефонов и адресов) большинство блокнотов предназначено для управления списками. (Ваш календарь тоже является формой списка – напоминания о делах, намеченных на конкретные дату и время, расположены в хронологическом порядке.) Блокноты всевозможных типов были популярны на рынке до 1980‑х годов, затем появились первые карманные электронные записные книжки; сейчас им на смену пришла волна сложных персональных цифровых секретарей и компьютерных программных продуктов, таких как Microsoft Outlook и Lotus Notes.

Один из самых лучших «фокусов», позволяющих повысить индивидуальную производительность, – это применение организационных инструментов, которыми вам нравится пользоваться.

Как поступить: внедрить описанную в книге процедуру в нынешний арсенал средств или прибегнуть к каким‑то новым инструментам? Ответ таков: выбирайте ту программу действий, которая поможет вам приспособить свое поведение к применению накопленного инструментария. В данном случае следует также учитывать факторы эффективности. Вы имеете дело с большим объемом цифровой информации, которую легче отслеживать с помощью соответствующих средств? Вам нужен бумажный ежедневник, позволяющий организовывать деловые встречи, которые можно назначать и отменять на ходу? Вам нужны напоминания о том, кому и когда необходимо позвонить, в ситуациях, когда неудобно носить с собой папки? И так далее… Не следует забывать также о факторах эстетики и морального удовлетворения. Я выстроил некоторые из самых стройных планов и упорядочил определенные сведения самым лучшим образом, просто найдя в этом повод воспользоваться (а точнее, поиграть) своим электронным секретарем Palm, когда сидел в ресторане в ожидании ужина!

Когда задумаетесь над тем, стоит ли покупать блокнот, и если да, то какой именно, помните, что все, что вам на самом деле придется делать, – это вести списки. Вы должны иметь возможность составить список на ходу и легко к нему обращаться с требуемой периодичностью. Когда вы уясните, что следует включать в списки и как ими пользоваться, характер носителя уже не будет так важен. Руководствуйтесь соображениями простоты, быстроты и морального удовлетворения.