О составе делегации и обо всех происходящих изменениях должно быть сообщено принимающему государству

На первом заседании формируется секретариат конференции. Генеральным секретарем становится член делегации страны, на территории которой проводятся переговоры (его обязанности: консультация председателя по вопросам процедуры; по разработке проекта программы, обеспечение связи между председателем и членами делегациями, планирование, организация и контроль за работой секретариата).

Главные функции секретариата: организационно-распорядительная, размножение, систематизация документов, контакты с прессой, т.е. обеспечение нормальной работы переговоров. На первом заседании председательствует глава государства, на территории которого проходят переговоры. В дальнейшем главы делегаций председательствуют поочередно в алфавитном порядке.

Важным элементом любых международных переговоров является составление плана рассадки членов делегаций в зале заседаний, который заранее согласовывается с секретарями делегации. При этом главным требованием является соблюдение дипломатической иерархии, места обозначаются соответствующими карточками. Двусторонние переговоры проводятся за прямоугольным столом, если переговоры многосторонние, варианты рассадки делегаций могут быть разными в зависимости от формы стола, однако во всех случаях в алфавитном порядке официального языка, определенного процедурой.

В тех случаях, когда в переговорах участвуют представители разноязычных стран, заблаговременно должен быть решен вопрос об официальных и рабочих языках. Все дипломатические документы публикуются на официальных языках.

Важным вопросом регламента является также порядок голосования. В основном применяются принцип консенсуса и принцип квалифицированного большинства (2/3).

2. Теоретическая стадия. Основные задачи: 1. подготовка переговорной концепции;2. анализ предполагаемых целей и позиции партнера; 3. определение стратегии и тактической линии; 4. подготовка выступлений, речей, документов, проектов резолюций.

Центральное место в подготовительной работе занимает разработка переговорной концепции. Прежде всего, определяются конечные цели. Для этого необходимо четко уяснить собственные интересы, сформулировать позицию по обсуждаемой проблеме и в зависимости от этого выработать стратегию и тактику на переговорах. Не менее важно, сделать прогноз позиции партнёра (а также выделить совпадающие элементы в позициях и определить неприемлемые результаты). На 1-ой стадии необходимо также путём переписки, на консультациях и т.д. выработать компромиссный результат и разработать проекты документов, отражающие позицию государств, обязательства участников.

Этапы переговоров: 1. начальный (исследовательский, дискуссионный). 2. аргументации и определения общих рамок будущего соглашения. 3. заключительный – согласование позиций и выработка договорённостей. Главное назначение 1 этапа – уточнение позиций участников через проведение дискуссий, 2 – ого – достижение взаимопонимания, выработка общей согласованной позиции по ключевым вопросам, определение рамок возможного будущего соглашения, 3-ьего – согласование позиций и выработка договорных документов (вначале вырабатывается общая формула, а потом путём поправок вносятся детали).

Итоговые документы переговоров: договор, соглашение, конвенция, протокол, декларация, коммюнике. Главное – то, что они фиксируют взаимные права и обязанности между субъектами Международного права. Договоры бывают: двусторонними и многосторонними, открытыми (предусматривается возможность присоединения др. сторон) и закрытыми.