Організація роботи з вхідною та вихідною кореспонденцією

4.7.1. Діловодство та листування в ДПС України ведеться державною мовою, за винятком листування з іноземними державами.

4.7.2. Координація та методичне керівництво роботою працівників структурних підрозділів ДПС України, відповідальних за ведення діловодства, покладається на підрозділ адміністративно-господарського забезпечення.

Загальне керівництво роботою підрозділу адміністративно-господарського забезпечення у частині ведення діловодства здійснюється Головою ДПС України.

4.7.3. Кореспонденція, що надходить на адресу ДПС України, у тому числі електронні документи (крім кореспонденції, яка містить інформацію, що становить державну таємницю, та документів, що реєструються в іншому порядку), в обов'язковому порядку проходить реєстрацію у підрозділі адміністративно-господарського забезпечення, який несе відповідальність за правильність реєстрації та дотримання порядку проходження кореспонденції.

Реєстрація документів здійснюється шляхом створення реєстраційно-контрольних карток в системі "Управління документами".

Порядок обліку, зберігання та поводження з кореспонденцією, яка містить інформацію, що становить державну таємницю, визначається Порядком організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 2 жовтня 2003 року N 1561-12, із змінами.

Реєстрація документів за допомогою інших автоматизованих систем здійснюється згідно з порядками, визначеними нормативно-правовими актами, розпорядчими документами ДПС України, спільними з міністерствами та іншими центральними органами виконавчої влади розпорядчими документами, угодами тощо.

4.7.4. Після реєстрації і відповідного документального оформлення вхідної кореспонденції підрозділ адміністративно-господарського забезпечення (у день отримання вхідної кореспонденції) здійснює її попередній розгляд та забезпечує підготовку керівнику проекту резолюції до документа із визначенням головного виконавця (відповідно до функціональних повноважень), співвиконавців, рівня контролю, змісту доручення, терміну виконання документа.

Голові ДПС України після реєстрації передаються акти органів державної влади, органів влади АР Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення; кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, а також кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня; рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності органів ДПС України і потребують вирішення безпосередньо Головою ДПС України.

За відсутності Голови ДПС України (відрядження, відпустка, хвороба тощо) вхідну кореспонденцію розглядає особа, яка тимчасово виконує його обов'язки.

Інші документи передаються першому заступнику (заступнику) Голови ДПС України або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до функціональних обов'язків.

Структурним підрозділам передаються документи:

з питань планування діяльності регіональних ДПС, організаційної структури територіальних органів ДПС та змін до них - Організаційно-розпорядчому департаменту;

з питань адміністративно-господарського забезпечення - Департаменту адміністративно-господарського забезпечення;

з питань фінансування органів ДПС та матеріально-технічного забезпечення - Департаменту фінансування, бухгалтерського обліку та звітності;

запити на отримання публічної інформації - Департаменту обслуговування платників податків;

повторні скарги платників податків (громадян) про оскарження в адміністративному порядку рішень територіальних органів ДПС про визначення сум грошових зобов'язань платників податків; позовні заяви, судові рішення та ухвали, винесені за результатами розгляду справ, - Департаменту правової роботи;

повторні скарги платників податків (громадян) про оскарження в адміністративному порядку рішень (постанов) територіальних органів ДПС, крім рішень про визначення сум грошових зобов'язань платників податків; звернення фізичних осіб з питань реєстраційного номера облікової картки платника податків - Департаменту інформатизації та обліку платників податків;

повторні скарги платників податків (громадян) про оскарження в адміністративному порядку рішень (постанов) територіальних органів ДПС, крім рішень про визначення сум грошових зобов'язань платників податків - Департаменту оподаткування юридичних осіб;

повторні скарги платників податків (громадян) про оскарження в адміністративному порядку рішень територіальних органів ДПС про визначення сум грошових зобов'язань платників податків; рішення (постанови) територіальних органів ДПС, крім рішень про визначення сум грошових зобов'язань платників податків, - Департаменту погашення податкового боргу;

запити щодо проведення перевірки відомостей про отримані доходи кандидатів на зайняття посад, призначення або погодження на призначення, які здійснює Президент України за погодженням Кабінету Міністрів України або Кабінет Міністрів України - Департаменту оподаткування фізичних осіб.

Відповідальність за якісний і своєчасний розгляд та виконання документа несе керівник структурного підрозділу, на адресу якого надійшов документ.

4.7.5. Звернення платників податків щодо отримання податкових консультацій, які надійшли у письмовій формі, після реєстрації і відповідного документального оформлення вхідної кореспонденції підрозділ адміністративно-господарського забезпечення (у день отримання вхідної кореспонденції) передає до Інформаційно-довідкового департаменту державної податкової служби (далі - Інформаційно-довідковий департамент ДПС) для надання відповіді за допомогою Єдиної бази податкових знань - автоматизованої бази уніфікованих відповідей на запитання платників податків (далі - ЄБПЗ).

Звернення платників податків, на які відсутні відповіді в ЄБПЗ, протягом двох днів повертаються підрозділу адміністративно-господарського забезпечення.

4.7.6. Після розгляду керівництвом ДПС України вхідна кореспонденція повертається до підрозділу адміністративно-господарського забезпечення.

У день отримання вхідної кореспонденції від керівництва ДПС України підрозділ адміністративно-господарського забезпечення (згідно з резолюцією) передає вхідну кореспонденцію на розгляд керівникам структурних підрозділів, структурних підрозділів із статусом юридичної особи.

Розгляд вхідної кореспонденції керівництвом ДПС України та керівниками структурних підрозділів, структурних підрозділів із статусом юридичної особи здійснюється невідкладно.

4.7.7. Листи, що надходять на адресу ДПС України від територіальних органів ДПС, крім відповідей на запити структурних підрозділів ДПС України, в обов'язковому порядку надаються на розгляд керівництву ДПС України (згідно з розподілом обов'язків) та відповідно до резолюції ставляться на контроль.

4.7.8. Службові документи, що готуються в ДПС України, візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівниками заінтересованих структурних підрозділів, а також першим заступником (заступником) Голови ДПС України відповідно до розподілу обов'язків (якщо лист підписується Головою ДПС України).

4.7.9. Вихідні службові документи ДПС України, які направляються за підписом Голови ДПС України, та листи ДПС України на адресу Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, які направляються за підписом першого заступника (заступника) Голови ДПС України, обов'язково візуються відповідальним працівником підрозділу редагування.

Розгляд та візування таких документів відповідальним працівником підрозділу редагування здійснюється не пізніше ніж у 2-денний термін від часу надходження документа. Великі за обсягом документи надаються до підрозділу редагування заздалегідь.

4.7.10. У разі потреби (з метою недопущення зриву термінів виконання контрольного завдання) керівник або відповідальний виконавець структурного підрозділу ДПС України має право під особисту відповідальність отримати вихідний номер ДПС України на документ та забезпечити "нарочно" його своєчасну доставку, зокрема документів, що направляються до:

Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади;

підприємств, установ, організацій та громадян у рамках Закону України "Про доступ до публічної інформації" та "Урядового контактного центру";

судових та правоохоронних органів, прокуратури, підвідомчих територіальних слідчих підрозділів, підприємств, установ, організацій, громадян з питань кримінальних правопорушень і організації досудового розслідування по них та здійснення відомчого контролю.

При цьому підрозділ адміністративно-господарського забезпечення при реєстрації цієї кореспонденції здійснює відповідний запис у реєстраційному журналі.

4.7.11.Листи на адресу територіальних органів ДПС, у яких міститься запит на отримання інформації, відповідно до вимог наказу ДПС України від 18.10.2012 N 925 в обов'язковому порядку підлягають реєстрації в Реєстрі запитів (контрольних доручень) до територіальних органів ДПС про надання інформації, що надсилаються структурними підрозділами ДПС України (далі - Реєстр запитів), який у встановленому порядку ведеться організаційно-розпорядчим підрозділом.

Проекти таких листів в обов'язковому порядку погоджуються з підрозділом прогнозування, аналізу, обліку та звітності та підрозділом інформатизації та обліку платників податків.

Про занесення до Реєстру запитів у лівому верхньому куті першої сторінки листа проставляється спеціальний штамп "Внесено до Реєстру запитів" із зазначенням дати та номера.

4.7.12. В обов'язковому порядку проекти листів ДПС України погоджуються з відповідними структурними підрозділами:

з підрозділом обслуговування платників податків - проекти листів-відповідей на запити і звернення народних депутатів України та на запити на отримання публічної інформації (за винятком листів-відповідей на запити, які стосуються досудових розслідувань, провадження у яких здійснюється слідчими податкової міліції);

з підрозділом фінансування, бухгалтерського обліку та звітності - проекти листів, що містять доручення, пропозиції тощо, реалізація яких потребуватиме витрат бюджетних коштів;

з підрозділом прогнозування, аналізу, обліку та звітності - проекти листів:

підготовлених на доручення Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Рахункової палати України, Мінфіну, інших центральних органів виконавчої влади, що містять інформацію щодо стану надходження податків, зборів (обов'язкових платежів) до бюджетів, стану розрахунків з бюджетом платників податків (цифровий матеріал), сум податкового боргу, сум надміру сплачених платежів, стану відшкодування ПДВ (у т. ч. у розрізі регіонів, видів економічної діяльності) тощо;

що містять вказівки (доручення) територіальним органам ДПС щодо організації роботи із виконання розрахункової бази надходжень.