IV. Організація роботи з документами

4.1. Організація роботи з документами здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства у Державній податковій службі України, затвердженої наказом ДПС України від 30.03.2012 N 255 (далі - Інструкція з діловодства в ДПС України).

4.2. Організація роботи з документами, які містять службову інформацію, визначається Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893, зі змінами.

4.3. Відповідальність за документаційне забезпечення діяльності ДПС України покладається на підрозділ адміністративно-господарського забезпечення.

До основних видів роботи з документами (у тому числі з електронними документами) належать:

реєстрація вхідної кореспонденції;

реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції;

ведення обліку документів;

робота з документами у структурних підрозділах;

підготовка документів для доповіді керівництву;

підготовка та узгодження проектів законодавчих, інших нормативно-правових актів, нормативно-правових актів Мінфіну та актів організаційно-розпорядчого характеру;

оформлення копій та додатків до документів;

підготовка та оформлення документів засідань Колегії ДПС України;

організація та здійснення контролю за виконанням документів;

складення номенклатури та формування справ;

підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною документацією;

ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів ДПС України.

4.4. Реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції, а також актів організаційно-розпорядчого характеру ведеться централізовано за допомогою автоматизованої системи електронного документообігу "Управління документами" (далі - система "Управління документами", яка функціонує в ДПС України.