Універсальні ІТ

Найбільш відомими ІТ, використовуваними при оформленні документів є: текстовий, табличний і графічний редактори/процесори. Як текстовий редактор в більшості випадків використовують MS Word інтегрованого пакету MS Office. Використання різних компонентів цього пакету має масу переваг: повна сумісність окремих компонентів, тобто можливість передачі інформації з однієї програми в іншу; одноманітність методів роботи і інше. MS Word надає також багато можливостей для оформлення тексту: різні стилі оформлення, різні шрифти; можливості виготовлення і вставки малюнків, таблиць; редагування, перевірка правопису, багатомовна підтримка; створення форм і бланків; можливості створення і редагування повідомлень електронної пошти; різноманітні операції по роботі з складними по структурі багатосторінковими документами.

Як табличний редактор вибирають MS Excel пакету MS Office. MS Excel надає широкі можливості по оформленню документів, пошуку в них потрібної інформації, оформленню результатів пошуку, побудові діаграм різного типу.

Ілюстрований матеріал – важливий елемент будь-якого документа. Одним з найбільш популярних засобів його створення є комп'ютерна графіка. В даний час існує велика кількість програм комп'ютерної графіки, від простого графічного редактора типу Paint, що входить в комплект стандартних програм системи Windows, до складних професійних програм.

Найбільш різноманітні і багатофункціональні ІТ призначені для зберігання інформації, організації до неї доступу і виконання довідково-інформаційної роботи. Найпростіша технологія, що не вимагає спеціального програмного забезпечення, базується на можливостях, що надаються системою Windows. Вона дозволяє створити систему тек для зберігання документів відповідно до номенклатури справ адміністрації, організувати доступ до документів.

Для зберігання об'ємних документів або для архівного зберігання використовуються технології стиснення інформації, що реалізовуються програмами-архіваторами. Використання подібних програм дає не тільки можливість значно економити дисковий простір на комп'ютері, але і швидко передавати велику кількість документів при їх пересилці по електронній пошті. Найбільш поширеними програмами-архіваторами є WinZip і WinRar.

Зберігання документів в пам'яті комп'ютера припускає електронну форму представлення документа. Основною технологією перекладу паперових документів в електронну форму є сканування. Сканування – це технологічний процес, в результаті якого створюється графічний образ паперового документа. Для перетворення графічного образу паперового документа в текстовий документ використовують технологію розпізнавання образів. Найбільш широко відома і поширена програма FineReader, здатна забезпечити високу якість розпізнавання і зручність застосування.

Для організації зберігання великого обсягу інформації, доступу до неї і виконання довідково-інформаційної роботи використовується технологія баз даних. Також технологія баз даних дозволяє автоматизувати виконання різних діловодних функцій: реєстрацію документів і контроль за їх виконанням, здійснення довідкової роботи за документами організації, складання описів документів тривалого терміну зберігання перед здачею в архів, отримання після закінчення діловодного року вибірки у вигляді акту про виділення документів, терміни яких закінчилися, до знищення та інші. Разом з цим, бази даних дозволяють одержати довідку по законодавчій базі, за системою нормативно-методичних документів, що визначають порядок рішення даного питання. Найбільшого поширення для організації баз даних набула система Access пакету Ms Office. Це пояснюється її простотою в освоєнні, зручністю в експлуатації, великим спектром функціональних обов'язків [11, с. 33].

Особливе місце серед універсальних ІТ посідають мережеві інформаційні технології, що забезпечують функцію прийому і передачі інформації. Це забезпечується за допомогою об'єднання комп'ютерів в локальну і глобальну мережу (Internet). Локальна застосовується усередині адміністрації для обміну інформацією між підрозділами, а глобальна – для передачі і прийому інформації від територіально-віддалених центрів. Програмним засобом, що забезпечує зв'язок з Інтернетом і роботу в ньому, найчастіше є Internet Explorer.

На основі мережевих ІТ реалізуються оперативні засоби зв'язку, такі як: електронна пошта і зв'язок, факсиміле.