Инструменты изучения адаптационной системы

«Критические инциденты»

Фокус-группы

Анкетирование

Дискуссии и обсуждения, опросы на внутреннем сайте

Документы, необходимые для проведения процедуры адаптации:

1. Положение об адаптации персонала

2. Положение о прохождении испытательного срока

3. Положение о наставничестве (+ мотивационная программа наставников)

4. Комплект новичка: путеводитель, должностная инструкция, нормативные корпоративные документы, телефонный справочник и пр.

5. Положение о работе департамента, куда принят новый сотрудник.

6. Стандартизованный адаптационный бланк (на первые 5 дней, на месяц)

7. Лист оценки прохождения испытательного срока

8. Анкета прошедшего адаптацию

Алгоритм построения системы адаптации в компании:

1. Анализ существующей ситуации в компании

2. Выработка основных аспектов системы адаптации в компании, определение целей и миссии бизнес-процесса (какая основная задача, какие результаты ожидаются?)

3. Создание Положения об адаптации, прохождения испытательного срока

4. Создание Положения о наставничестве

a) Основные положения

b) Кто может быть наставником, по каким критериям выбирается

c) Основные компетенции наставника (эффективная коммуникация, способность к обучению, лояльность, эмоциональная компетентность)

d) Система мотивирования и контроля наставников

e) Права и обязанности наставников

f) Система обучения наставников

5. Создание адаптационных мероприятий

a) Приветственный тренинг (Welcome-тренинг)

b) Дни новичков (построение корпоративных отношений, обмен впечатлениями, викторины по знанию продукта)

c) Экскурсии по компании

d) Семплинг продукции

e) Мастер-классы ведущих сотрудников

f) Ролевые адаптационные игры (навыки работы в команде, навыки эффективного общения)

6. Создание матрицы адаптации сотрудников согласно их категориям

7. Разработка системы повторной адаптации

8. Создание стандартизованных адаптационных бланков (бланк постановки целей и задач, развития компетенций; бланк оценки по прошествии 1/3 месяцев работы, бланки самооценки сотрудника, анкеты обратной связи; приветственные письма HR-директора и линейного руководителя и пр.)

9. Создание Корпоративной книги новичка, а также Комплекта новичка

10. Формирование библиотеки для самостоятельной работы новичка

11. Создание системы информирования о новых сотрудниках в компании

12. Интегрирование адаптации в процесс обучения персонала

(Учебный центр компании)

a) Мини-тренинги по корпоративным компетенциям

b) Тренинги по профессиональным компетенциям в зависимости от категории персонала

c) Обучение корпоративным стандартам работы (ПО обеспечение: SAP, 1С, Lotus Notes, Outlook, составление отчетности и пр.). Написание памяток по работе в каждой программе

13. Презентация проекта фокус-группе. Обсуждение. Доработка

14. Выбор и обучение наставников

15. Обучение линейных менеджеров (постановка целей, эмоциональная компетентность и др.)

16. Презентация проекта линейным менеджерам и лидерам мнений

17. Пиар-акция процесса адаптации на уровне всей компании

18. Внедрение. Анализ эффективности

19. Доработка выявленных ошибок, принятие мер

20. Промотирование на уровне компании (как элемент HR-бренда)

21. Создание алгоритма информирования нового сотрудника о приеме в штат и описание его дальнейших действий (job-offer, приветственное письмо, список необходимых документов и пр.)

Ознакомительный тренинг для новичков (Welcome-тренинг)
Презентация (или фильм)

Содержание:

— История создания компании

— Миссия, ценности, символика, стандарты качества и поведения

— Стратегические цели и приоритеты

— Структура, ключевые фигуры

— Корпоративные мифы и ценности (основные положения корпоративной культуры, негласные традиции, дресс-код и пр.)

— Корпоративная политика в области управления персоналом

— Основные партнеры и клиенты

— Производимые продукты (сегмент рынка, положение компании, основные конкуренты, характеристика продуктов, основные бренды)

— Презентация или видеобращение генерального директора к новичкам

— Презентация продукции компании: возможность потрогать продукт/посмотреть

— Мастер-классы представителей разных департаментов компании (юристы, бухгалтера и пр.), выдающиеся личности компании

Обзорная экскурсия по всей территории компании

Что надо показать:

— «Аллея славы»

— Зоны отдыха

— Буфет, туалеты

— Зона производства (продаж)

Дни новичков:

Проводятся в целях командообразования, с периодичностью один раз в месяц (в зависимости от интенсивности набора персонала).

Комплект новичка

В него входят:

— Должностная инструкция

— Положение о персонале

— Положение о прохождении испытательного срока

— Положение о департаменте

— Адаптационный лист

— Корпоративная книга новичка (Путеводитель/справочник новичка)

— Корпоративные положения

— Корпоративные издания

— Корпоративный сувенир

— Телефонный справочник

— Знаки приветствия от коллег - шоколадка на столе или открытка

Настольная книга нового сотрудника –

корпоративный документ, состоящий из ряда нормативных и регулирующих деятельность компании документов. Он остается у сотрудника и есть для него своеобразным путеводителем в процессах компании.

Состоит из следующих разделов:

1. Приветствие от руководителей компании.

2. Миссия организации и корпоративные мифы.

3.История создания предприятия.

4.Организационная структура компании, главные персоналии.

5. Основные товары и услуги компании. Продукция.

6. Карты-схемы компании.

7. Алгоритмы жизнедеятельности (заказ канцелярии, софта и пр., административно-организационные вопросы по правилам внутреннего распорядка: когда обед, где выдаются пропуска, правила поведения в местах общественного пользования и т.д.).

8. Внутренняя политика:

- политики, положения и правила компании: в отношении подбора персонала; в отношении отпускных, больничных и выходных дней; в отношении использования техники; в отношении мобильных телефонов и автомобилей; порядок начисления и выплаты з/п; процесс обучения и повышения квалификации и т.д.

– дресс-код компании и нормы поведения;

– отношение к клиентам, партнерам;

- правила корпоративной переписки;

– правила обслуживание клиентов;

– позиция по отношению к конкурентам.

9. Самые интересные мифы и легенды компании, ее традиции.

10. Телефонный справочник.

В дополнение к Корпоративной книге новичка составляют:

— Книгу руководителя

— Книгу продавца

— Книгу секретаря

и пр.

Пример:

Содержание книги руководителя: целеполагание, делегирование, методология обратной связи, типология подчиненных и пр.

Информация о новичках

Обязательное информирование о новых сотрудниках.

Обычно стандартизованная рассылка с периодичностью 1 раз в 1-2 недели (месяц), в зависимости от количества и интенсивности набора персонала.

Каналы информации:

— Интранет-страница «Новые сотрудники»

— Электронная рассылка на корпоративную почту

— Информационный стенд

— Корпоративный бюллетень или газета

— Личное представление

Информация может включать:

— Образование и опыт работы

— Успехи и достижения в предыдущих проектах

— Информация неформального характера (семейное положение, хобби)

Оценка эффективности процесса адаптации

Показатели эффективности системы адаптации в компании