Технология деловых собеседований

Романов А.А.Грамматика деловых бесед- Тверь 1995 -240 с.

Глава 1. Общение на службе управления: сущность, формы и принципы.

Управленческая коммуникация- процесс взаимодействия его участников, направленный на изменение их деятельности в определенном порядке.

Правила эффективной обратной связи:

1. предусматривает конкретный способ обратной связи каждый раз, когда руководитель вступает в общение с подчиненными или с другими деловыми партнерами. Наилучший способ проверки такой обратной связи- беседа, собрание рабочей группы, обмен мнениями по телефону. Нужно не спросить «Вы меня поняли»- кивнут в любом случае, а переспросить, что будет человек делать.

2. усиление внимания к собеседнику, понимать невербалику

Исследование А.Н.Лях, Кузнецов О.А. только 20-25% информации от руководителя доходит до конкретных исполнителей, при горизонтальных коммуникациях- до 90%

Причины плохой коммуникации:

-Недостаточное внимание к важности сообщения,

-неправильная установка сознания (безразличие, потеря интереса, неорганизованность),

-плохое построение самого сообщения,

-плохая память,

-плохая обратная связь,

-нарушение правил этикета (невежливость, без регламентированных форм обращения, ошибка при выборе адресата на роль посредника),

-неумение слушать.

Виды деловой коммуникации:

Глава 2. Деловые беседы и совещания.

Технология деловых собеседований.

Отличия деловых бесед от повседневных:

1. Они планируются

2. Тема не широка, беседа направлена на достижение определенных задач и служит решению производственных проблем и вопросов

3. Нет переходов от одной темы к другой

4. Связана с принятием управленческих решений

5. Выводы делаются на основе анализа информативных данных

Преимущества деловой беседы над другими формами деловой коммуникации:

1. Быстрота реагирования- можно пояснить, подправить…

2. Возможность учета ситуации.

3. Повышение компетентности руководителя за счет возражений, предложений, критики.

4. Создание общности.

5. Возможность учета объективных и субъективных факторов при решении проблем.

6. Ощущение собственной значимости и причастности к решению.

Принципы:

1. Это не монолог, а обмен мнениями. Поэтому нужно высказываться, косвенно стимулируя собеседников высказываться

2. Рациональность организации. Информация излагается кратко. Но не в ущерб успешному взаимодействию.

3. Разбавление трудной, малознакомой информации обобщениями, аналогиями, известными фактами.

Использование коммуникативных приемов:

- повторение темы при ее смене, или изменении ее аспектов

- использование разбивки материала при перечислении ряда фактов (во-первых, во-вторых…)

- смысловое повторение основного

- постановка вопросов об условиях затруднений, о возможных последствиях и выводах в целях стимулирования мышления собеседника, ответственности каждого за исход беседы

- подведение общих и этапных итогов беседы

В беседе важно учитывать:

1. профессиональный уровень

2. содержание выполняемых человеком задач

3. полномочия человека и меру его ответственности

4. жизненный опыт, интересы, устремления и желания

План беседы:

1. Повод, тема и цель беседы.

2. Конкретные задачи.

3. Психологические особенности собеседника. Какие аргументы имеются в наличии, чтобы парировать возражения.

4. Какие контраргументы может выдвинуть собеседник и как достичь поставленной цели

5. Какие варианты можно предложить, если партнер выразит согласие, отрицание, предубеждение или протест

6. На кого можно опереться в решении этой проблемы, и какие преимущества или проблемы это может принести.

Поведенческие типы подчиненных:

1. Хронический жалобщик. Всегда чем-то недоволен. Требует разбирательств. Нейтрализация: шутка в начале, терпимость, но, если зашло слишком далеко, выразить недовольство постоянными жалобами. Даже, если они имеют объективную природу.

2. Самолюбивый. Раздражается, если ему предлагают новую работу. Считает, что его мало ценят, к нему не прислушиваются. Решение: нужно понять, в чем причина его уязвленного самолюбия.

3. Лодырь, нарушитель дисциплины. Сказать, что нарушения дисциплины караются в административном порядке. Если жалуется на трудную работу, то предложить более легкую, но с потерей в зарплате.

4. Завистник. Оповещает всех о провалах и ошибках коллег, руководства. Так устраняет энергичных соперников. Показать, что понимаешь его тактику. И что он не лучше коллег.

5. «Забывчивый, неаккуратный». Повысить требования, напоминать, предупреждать. В случае необходимости взыскивать. Обсудить с коллегами на собрании.

6. Сплетник- информатор. Объяснить, что подобным поведением не завоевать расположения ни начальства, ни коллег.

7. Индивидуалист. Выделяется, поступает по-своему. Помочь оценить свои поступки, не противопоставляя коллегам и не вызывая чувства обиды.

8. Безупречная личность. Показывает свою беспристрастность и нейтральность. Винит за свои промахи других. Дать дело с личной ответственностью.

Беседа при приеме на работу:

Многие считают, что это ерунда. Блоки наиболее частых вопросов

1. Что Вы за человек? Рассказать о себе. Смотрят, не опоздал ли, должным ли образом одет. Чаще всего отвечают 3-4 минуты. Обратить внимание на мелочи и на то, что кандидат хотел бы подчеркнуть.

2. Почему Вы ищете работу? Посмотреть на прямоту и логичность. Осторожно, если говорят о «философских или принципиальных разногласиях с прежним руководителем». Все общие жалобы просим конкретизировать, пояснить суть претензий.

3. Чем Вы можете быть полезным? Смотрим, насколько человек подготовился.

4. Каковы Ваши сильные стороны? Не перебивать и не хвалить. Просить подтвердить примерами. Если говорит, что может все, что необходимо- ерунда. Конкретно. Можно спрашивать, как он поведет себя в ситуации…(О трудной ситуации из жизни Вашей фирмы)

5. Ваши слабые стороны? Проверка откровенности, уравновешенности. Можно спросить об ошибках. Если нет- ерунда. Мелочи тоже не лучший вариант. Лучший вариант- извлечение уроков. Часто говорят о недостатках как продолжении достоинств.

6. Каким должен быть начальник? Шутка- не хочет говорить.

7. Каковы Ваши самые крупные достижения? Если нет- настораживает. Хорошо, если с подтверждением.

8. На какую зарплату Вы рассчитываете? Лучший вариант- когда называют верхнюю и нижнюю границы.

- Намеренно не говорить о содержании работы. А спросить человека, все ли обсудили. Если он согласен- то его не интересует содержание. Хорошо, если спрашивает, чего ждут от кандидата. Иметь под рукой должностные обязанности.

- Если спросит, почему ушел предыдущий работник- ответить.

- Перед началом руководитель составляет портрет искомого кандидата: что должно быть обязательно и чего быть не должно ни в коем случае.

- Если собеседование проводит несколько человек, хорошо договориться об оценках по необходимым критериям.

- Желательно иметь анкету заранее, чтобы не встречаться с совсем неподходящими. Им откажет кадровик или секретарь. По анкете можно составить представление.

При подготовке хорошо составить формуляр- образец, в который занесены основные сведения о кандидате, и который будет дополнен недостающими, включая общее впечатление.

Правила делового этикета:

1. Приглашать заранее, с указанием времени и места, с пояснениями как добраться.

2. Секретарь должен быть в курсе, знать имя приглашенного, позаботиться о пропуске и об отсутствии посетителей в это время.

3. Хорошо, если в приемной есть зеркало (у женщин особенно велика потребность).

4. Собеседование должно начаться в строго указанное время.

5. Проводящий беседу встает, здоровается, помогает раздеться, повесить одежду (женщинам), предлагает стул.

6. Иметь перед глазами заявление, чтобы показать, что с ним познакомился и готов говорить по существу.

7. Хорошо, если видны часы и на столе вода.

В конце встречи необходимо сообщить, каковы будут дальнейшие шаги. И, очень вежливо, основное впечатление: «Мне кажется, эта работа не совсем подходит для Вас» или «Мы рассмотрим Ваше заявление серьезно и …». А основной итог- позже.

Результат претенденту сообщают, как только принято решение.

Беседа состоит из 3 частей: вступительной, основной и заключительной. Вступление до 15%, доброжелательно, больше говорит начальник. Во второй и третьей больше говорит кандидат. Побудить легче не вопросами типа «Что скажете о Вашем предыдущем начальнике?», а паузами и повторением сказанного кандидатами. Но без особых эмоций и оценок.

Собеседование при увольнении.

Необходимо выяснить истинные причины увольнения. Планировал ли работник это или заявление спонтанно. Можно сделать важные выводы. Может, уговорить остаться.

Узнать, что он думает о:

- зарплате, системе поощрения, возможностях роста

- какие непроизводственные проблемы есть у человека (жилье, длинный рабочий день, далеко до работы, неустроенность детей…)

- был работник перегружен или недогружен, какие недостатки в организации труда видит и что предлагает

- как работают вспомогательные службы предприятия (социальные и т.д.)

Если сокращение или по инициативе руководства.