Электронная версия отчета и исходный файл MS EXСEL

1. Отчет по РГР (Часть 1) в формате RTF – файл Му_РГР_Ч1.rtf;

2. Книга MS EXСEL в формате XLS – файл My_РГР_Ч1.xls.

ПРИМЕР ВЫПОЛНЕНИЯ РГР №2

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Марийский государственный технический университет

Кафедра информатики

ОТЧЕТ

по расчетно-графической работе

ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗ ДАННЫХ

по дисциплине «Информатика»

Выполнил(а) студент(ка):

группы ________________

_______________________

Проверил(а):

_______________________

_______________________

Йошкар-Ола

СОДЕРЖАНИЕ

1. Развернутое описание варианта задания.. 85

2. Разработка структуры БД и ее обоснование.. 85

2.1. Список атрибутов полей, содержащихся в БД. Создание инфологической модели БД 86

2.2. Создание БД с помощью СУБД MS Access. Выбор типов данных полей БД 87

3. Установка связи между таблицами.. 89

4. Заполнение БД в режиме таблицы... 90

5. Создание запроса на выборку и отчета.. 92

Список литературы... 95

1. Развернутое описание варианта задания

1. Разработать в соответствии со списком атрибутов (ФИО, год рождения, должность, оклад по должности, стаж работы, надбавка за стаж работы, удаленность, надбавка за удаленность, ученое звание, надбавка за ученое звание, ученая степень, надбавка за ученую степень, классность, надбавка за классность) структуру БД из нескольких связанных между собой таблиц и обосновать выбранную структуру;

1.1. Составить схему данных (связи между таблицами для обеспечения целостности БД);

1.2. Определить основные ключевые поля таблиц;

1.3. Определить типы данных для каждого поля таблиц БД и разработать меры по устранению ввода недопустимых значений данных в поля таблиц;

1.4. Создать разработанную структуру БД в СУБД Access;

1.5. Создать формы для занесения данных и заполнить с их помощью БД;

1.6. Убедиться, что данные, занесенные в таблицу, не противоречивы, и система поддержки целостности БД функционируют. Для этого попытаться изменить, ввести и удалить данные в таблицах с нарушением правил поддержания целостности БД;

1.7. Сформировать запрос на выборку из таблиц БД, позволяющий продемонстрировать:

· ФИО и должность сотрудника; сумму денежного содержания сотрудника и значения компонентов, из которых она формируется;

· для каждого поля сформировать заголовок, используя кириллицу;

· сведения о запросе упорядочить в порядке возрастания денежного содержания;

1.8. В мастере конструктор отчетов создать отчет с результатами выполнения запроса;

1.9. В текстовом процессоре MS Word подготовить отчет по выполнению расчетно-графической работы.

2. Разработка структуры БД и ее обоснование

Базу данных (БД) можно определить как унифицированную совокупность данных, совместно используемую различными задачами в рамках некоторой единой автоматизированной информационной системы (ИС).

Системы управления базами данных (СУБД) – программа, позволяющая создавать структуры, заполнять и редактировать их, связывать эти структуры, формировать запросы и отчеты, выполнять обработку данных.

Таким образом, разработка базы данных с использованием определенной СУБД, предусматривает выполнение следующих операций:

· создание структуры БД;

· наполнение БД;

· редактирование БД;

· визуализация БД (выборка данных, отвечающих заданным условиям, упорядочение данных, их представление в удобном для пользователя виде).

База данных «Сотрудники МГТУ» должна состоять из семи связанных между собой таблиц: одна из них – базовая таблица и шесть дополнительных таблиц-справочников. Базовая таблица содержит основные сведения о сотрудниках, которые содержаться в полях «ФИО», «Дата рождения», «Код должности», «Код классности», «Код ученой степени». Разделение базовой таблицы на несколько связных таблиц нецелесообразно, т.к. при существующей структуре уже достигнута нормальная форма представления данных.

Справочники предназначены для удобства ввода данных в базовую таблицу, чтобы свести к минимуму ошибок при вводе данных. В справочниках данной БД содержаться характеристики трудовой деятельности, выполняемой сотрудниками: должность, стаж работы, удаленность, ученое звание, ученая степень и классность, а, следовательно, и оклад по должности и надбавки (представленные в денежном формате). При необходимости изменения или дополнения данных работа осуществляется только со справочниками, что значительно упрощает работу. В них вводятся новые сведения, которые затем можно использовать в базовой таблице. Это очень эффективно, потому что исключает возможность дублирования данных, содержащих одинаковые сведения. Такая структура базы данных наиболее удобна и компактна.

2.1. Список атрибутов полей, содержащихся в БД.
Создание инфологической модели БД

В структуре БД, по условию задания на ее разработку, должны фигурировать следующие поля:

1. ФИО;

2. Год рождения;

3. Должность;

4. Оклад по должности;

5. Стаж работы;

6. Надбавка за стаж работы (свыше 5, 10, 15, 20, 25, 30, 35, 40 лет);

7. Удаленность (средняя, высокая, очень высокая);

8. Надбавка за удаленность;

9. Ученое звание (доцент, профессор);

10. Надбавка за ученое звание;

11. Ученая степень (к.т.н., д.т.н.);

12. Надбавка за ученую степень;

13. Классность (мастер, первая, вторая, третья);

14. Надбавка за классность.

С учетом предположений о структуре БД, которые приведены в предыдущем разделе работы, инфологическую модель БД можно представить в виде схемы (рис.2.1).

Рис. 2.1. Инфологическая модель БД

В схеме (рис. 2.1) отмечена базовая таблица – «Сотрудники» и шесть вспомогательных таблиц-справочников, которые имеют связь с основной таблицей.

2.2. Создание БД с помощью СУБД MS Access. Выбор типов данных полей БД

Типы данных полей – это характеристики поля, определяющие, какие данные могут храниться в поле. Всего существует 10 типов полей: текстовый, поле MEMO, числовой, дата/время, денежный, счетчик, логический, поле объекта, гиперссылка, мастер подстановок.

Текстовый тип данных используется для хранения таких данных, как имена, адреса, а также чисел, не требующих вычислений. Этот тип соответствует полям: ФИО, должность, удаленность, ученое звание, ученая степень, классность, т.к. они содержат текстовую информацию.

Числовые поля используются для хранения числовых данных, которые должны использоваться в математических вычислениях, за исключением денежных расчетов, а также вычислений, требующих высокой точности. Это, например, поле «Стаж работы».

Денежный тип поля используют для предотвращения округления во время вычислений. Используется для полей: «Оклад по должности», «Надбавка за стаж работы», «Надбавка за удаленность», «Надбавка за ученое звание», «Надбавка за ученую степень», «Надбавка за классность».

Дата/время используется для сортировки дат. Формат «Дата» занимает 8 символов. Для этих полей предусмотрено множество специальных функций обработки дат. В работе используется для поля «Дата рождения».

Для создания полей, в которые при добавлении записи автоматически вводится уникальное число, в Microsoft Access существует тип данных счетчик. Это код в базовой таблице для создания уникальности записей. В таблицах-справочниках ввиду того, что данные полях «Должность», «Стаж работы», «Удаленность», «Сложность», «Классность» имеют также уникальность в пределах своей таблица, создание каких-либо дополнительных ключевых полей не требуется; в качестве таковых будут выступать эти данные.

После задания наименования и типа полей базовая таблица в режиме конструктора выглядит как представлено в табл.1.

Таблица 1

Сотрудники

Вспомогательные таблицы-справочники также сформированы в режиме конструктора. Например, справочник удаленности выглядит как показано в табл. 2.

Таблица 2

Справочник «Удаленность»

Справочники стажа работы, сложности и классности сформированы аналогичным образом.

3. Установка связи между таблицами

Механизм описания логических связей между таблицами в Access реализован в виде объекта, называемого схемой данных. Перейти к ее созданию можно из панели инструментов База данных, доступной из главного окна. Альтернативный вариант вызова данного режима доступен через меню Сервис, Схема данных. Интерфейс задания связей между полями в схеме основан на «перетаскивании» (перемещении при нажатой левой кнопки мыши) выбранного поля и «наложении» его на то поле, с которым должна быть установлена связь. Для связывания сразу нескольких полей их следует перемещать при нажатой клавише <Ctrl>.

Выделяют несколько типов связей между таблицами в схеме:

· один к одному (1:1) – одному значению поля в одной таблице соответствует только одно значение поля в другой;

· один ко многим (1: ∞) – одному значению поля в одной таблице соответствует несколько (одно или более) значений в другой.

С помощью мастера схемы данных в схему БД были добавлены новые таблицы, которые должны иметь связь 1: ∞. Связывание таблиц производилось «перетаскиванием» мышью соответствующих полей на поля с таким же типом данных другой таблицы: поле «Должность» из базовой таблицы связывалось с полем «Должность» из справочника и т.д.

В результате связывания необходимых полей таблиц схема данных имеет вид (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Схема данных

4. Заполнение БД в режиме таблицы

После создания в режиме конструктора структуры основных таблиц, составляющих БД, необходимо внести в них данные. Это было сделано в следующем порядке: сначала в режиме таблица были заполнены вспомогательные справочники (табл. 4.1-4.6), затем, внесены необходимые данные в базовую таблицу (табл. 4.7).

Таблица 4.1

Справочник «Должность»

Таблица 4.2

Справочник «Классность»

Таблица 4.3

Справочник «Стаж работы»

Таблица 4.4

Справочник «Удаленность»

Таблица 4.5

Справочник «Ученая степень»

Таблица 4.6

Справочник «Ученое звание»

Таблица 4.7

«Сотрудники»

В главную таблицу «Сотрудники» были «вручную» введены только данные по ФИО и дате рождения – остальные данные выбирались при помощи выпадающих списков (подстановок) в полях главной таблицы. Выпадающие списки в определенном поле каждой из строк главной таблицы содержат данные из соответствующих таблиц-справочников, что определено созданными связями между таблицами.

5. Создание запроса на выборку и отчета

При создании запроса в режиме конструктора в основное окно были добавлены все необходимые таблицы, данные из которых необходимо включить в таблицу-запрос: ФИО (из таблицы «Сотрудники»), Оклад по должности (из справочника «Должность»), Надбавка за классность (из справочника «Классность»), Надбавка за ученое звание (из справочника «Ученое звание»), Надбавка за ученую степень (из справочника «Ученая степень»), Надбавка за стаж (из справочника «Стаж работы»), Надбавка за удаленность (из справочника «Удаленность»).

В последнем столбце должна содержаться формула

Сумма: [Оклад по должности]+[Надбавка за классность]+

+[Надбавка за стаж]+…,

которая возвращает сумму начислений по каждой текущей записи. В этом же столбце в строке «Сортировка:» должен быть выбран тип – «по возрастанию».

Таким образом, выполнение приведенных выше действий дает возможность получить таблицу-запрос (табл. 5.1).

Таблица 5.1

Таблица 5.1 (продолжение)

Чтобы отобразить таблицу (табл. 5.1) при переносе ее в отчет был применен способ закрепления первого столбца, остальные поля следуют в том порядке, как они были введены в режиме конструктора.

Для создания отчета необходимо запустить мастер отчетов и на основе запроса «Сумма» пройти все предложенные шаги.

Так как в задании не было выдвинуто никаких особых требований к оформлению отчета по созданному запросу, то отчет может, например, иметь вид, представленный на рис.5.1.

Рис. 5.1. Отчет по запросу «Сумма»

Рис. 5.1. Продолжение

Список литературы

1. Microsoft Access 2000. / под ред. Харитоновой И., Михеевой В. - СПб.: БХВ - Санкт - Петербург, 2002. - 1088 с.

2. Информатика. Базовый курс / под ред. А. С. Симоновича.- М: Дело, 1999.-450с.

3. Экономическая информатика / под ред. П. В. Конюховского и Д. Н. Колесова. - СПб: Питер, 2001.-560 с.

4. Дж. Кауфельд. Access 2002 для «чайников»: Пер. с англ. - М.: Издательский дом «Вильяме», 2002. - 304 с.

Date: 2015-09-25; view: 735; Нарушение авторских прав