Основные этапы организации выставочной деятельности

Для того чтобы сделать участие в выставке максимально эффективным средством маркетинговых коммуникаций, туристская фирма должна с особой тщательностью планировать свое участие и работу на мероприятии.

Участие туристского предприятия в выставке делится на несколько этапов:

1. Принятие принципиального решения об участии в выставочных
мероприятиях

2. Определение целей участия в выставке

3. Выбор конкретной выставки

4. Подготовительно-организационный период

5. Работа в ходе функционирования выставки

6. Анализ итогов участия фирмы в выставке

Деятельность фирмы на выставке должна быть четко определена необходимостью достижения основных маркетинговых целей, в качестве которых могут быть следующие:

- Представление фирмы и ее продуктов

- Возможность охватить целевую аудиторию

- Повышение уровня информированности существующих и потенциальных
потребителей

- Выявление и стимулирование потребностей клиентов

- Расширение числа клиентов

- Изучение рынков сбыта и поиск новых рынков

- Внедрение нового продукта на рынок и определение возможного спроса на
новый продукт

- Поиск новых деловых партнеров и т.д.

Для достижения желаемого результата для каждой из целей необходимо установить масштабы, т.е. желаемую степень реализации цели (к примеру: увеличение контактов с новыми посетителями на 25% по сравнению с предыдущим мероприятием).

Планирование и оформление выставочной площади.

Проведение крупной туристской выставки требует специальных выставочных площадей, обеспеченных источниками электроэнергии и приспособленных для быстрого монтажа-демонтажа экспонатов, их надежной охраны, а также для приема и обслуживания огромного потока посетителей.

Обычно подготовка крупной туристской выставки занимает три-четыре дня. Осуществляет эту подготовку администрация выставочной организации, которая также координирует сроки проведения подготовительных работ и работу городских служб и систем. Для международных выставок сроки технической подготовки выставок, безусловно, должны учитывать время на выполнение ряда таможенных формальностей, так как в страну ввозятся экспонаты.

На туристских выставках аккредитуется большое количество работников СМИ и журналистов, для которых проводятся пресс-конференции, создаются условия для работы телевидения. Все это повышает статус и имидж как самой туристской выставки, так и ее участников.

Участие в туристской выставке, особенно в другом регионе или стране, обходится довольно дорого, и один квадратный метр выставочной площади стоит от 100 до 800 долларов и дороже. Кроме этого надо учитывать расходы по созданию, перевозке, монтажу и демонтажу стенда, подготовку рекламно-информационных материалов, командировочные расходы участников выставки и т. д. Эти затраты должны быть экономически оправданы, и требуется тщательное планирование и подготовка участия туристского предприятия в выставке.

Планирование выставочной деятельности предприятий туризма предполагает решение следующих задач:

-проведение маркетингового анализа туристских выставок и принятие решения об участии в них;

-определение целей участия в выставках и, в частности, в конкретной выбранной выставке;

-оформление заявки на участие в выставке;

-разработка подробного плана мероприятий по подготовке к выставке, в частности: выбор представляемых на выставке туристских продуктов и
услуг, определение целевой аудитории, расчет бюджета выставки, разработка и подготовка рекламных материалов;

-участие в выставочных конференциях и «круглых столах» и ряд других вопросов.