Построение обзоров

Обзор состоит из характеристики учреждений-фондообразователей (историческая справка о фондообразователе), характеристики документов (собственно обзор) и вспомогательного справочного аппарата (оглавление, историко-археографическое предисловие, указатели, список сокращенных слов, библиография).

Рекомендуется также указывать степень использования материалов фонда в исследованиях, публикациях, изданиях.

В характеристике документов даются сведения о составе и содержании документов, которые принято называть аннотоцией.

Аннотации могут составляться как на группу однородных по содержанию документов, так и на отдельные документы. В характеристике документов аннотации располагаются согласно классификационной схемы обзора. Классификационная схема призвана обеспечить последовательное и взаимосвязное раскрытие состава и содержания документов в пределах избранного комплекса.

В схеме должны предусматриваться все детали группировки и расположения информационных сведений о составе и содержании документов сначала по основным делениям (разделам и подразделам), а затем внутри них – по более мелким делениям. Степень дробности делений зависит от сложности содержания и глубины его освещения в документах, а также от конкретных целей составления обзоров.

Тип классификационной схемы определяется одним общим признаком, который берется для построения ее разделов. Основными схемами построения характеристик документов в обзорах являются:

3.1.Отраслевая (функциональная):

Сущность построения характеристики по отраслевой (функциональной) схеме состоит в том, что в основу группировки сведений берутся отрасли или функции деятельности фондообразователя. Их названия выступают в качестве названий разделов обзора. Функциональная схема может применяться в тех случаях, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда структурные части неточно отражают его функции, или когда фондообразователь претерпевал частые структурные перестройки.

3.2. Хронологическая:

Сущность построения по хронологической схеме состоит в том, что сведения о содержании документов группируются по определенным хронологическим периодам. Такая схема в обзорах фондов применяется в тех случаях, когда необходимо либо подчеркнуть коренные преобразования, сложные структурные перестройки фондообразователя, которые происходили в то или иное время, либо показать периодизацию деятельности фондообразователя или целой системы однородных учреждений.

3. 3. Тематическая:

Построение обзора по тематической схеме предусматривает объединение сведений о документах по содержанию.

3. 4. Структурная:

Сущность структурной схемы обзора состоит в том, что в основу группировки сведений берется принадлежность материалов к определенным подразделениям фондообразователя (управлениям, отделам, секторам). Их названия при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора. Данную схему удобнее применять по отношению к фондам учреждений и организаций с отчетливо выраженной, устойчивой структурой при том условии, что подразделения фондообразователя (следовательно, и содержание документов) правильно отражают его функции и не дублируют функции друг друга.

3.5. Номинальная:

Сущность построения характеристики по номинальной схеме состоит в том, что сведения в документах группируются прежде всего по номинальному признаку, и наименования разновидностей документов каждой группы присваиваются разделам обзора. Номинальная схема применяется для построения обзоров фондов в тех исключительных случаях, когда материалы фонда представлены небольшим количеством однородных разновидностей. Например, могут быть выделены номинальные разделы, подчеркивающие необычный, специфический характер документов именно для данного фонда: журналы заседаний, формулярные списки, рукописи произведений и др.

Структурная и номинальная схемы могут применяться только при составлении архивных обзоров фондов. Применение остальных схем возможно как при составлении архивных обзоров фондов, так и при составлении тематических обзоров.

Примером построения обзора по структурной схеме может служить обзор фонда Донецкого губкома КП(б)У.

Решение вопроса о целесообразности составления обзора на фонд «Донецкий губком КП(б)У» (1918-1925 гг.) обусловлено тем, что документы фонда представляют большой интерес, широко и всесторонне используются исследователями для написания монографий, диссертаций, статей, сотрудниками архива при изучении вопросов организации власти в Донбассе, восстановления промышленности и сельского хозяйства, работы правоохранительных органов, этнонациональных отношений, культурного строительства. Немаловажным критерием при выборе фонда было и то, что в нем находится большое количество дел с однотипными заголовками (например: протоколы, стенограммы).

Пример построения характеристики по структурной схеме:

1. Организационный отдел:

а/ Информационный подотдел

б/ Учетно-распределительный подотдел

в/ Учетно-статистический подотдел

2. Агитационно-пропагандистский отдел:

а/ подотдел национальных меньшинств.

3. Отдел по работе среди женщин

4. Управление делами

Структурные части расположены в порядке их значимости.

При составлении характеристики документов фонда «Донецкий губернский комитет КП(б)У» была использована «Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР», подотдел «Общественно политическая жизнь. Коммунистическая партия Советского Союза РКП(б), ВКП(б), КПСС».

В характеристике содержание документов раскрыто в такой последовательности:

1 Организационная деятельность губкома:

а/ конференции, пленумы;

2.Внутрипартийная работа губкома:

а/ партийные кадры;

б/ партийная информация;

в/ партийный бюджет, партийное хозяйство;

3.Партийно-организационная работа губкома.

4.Идеологическая работа губкома:

а/ агитационно-массовая работа и пропаганда;

б/ интернациональные связи партии;

в/ печать.

В историко-археографическом предисловии к обзору фонда указываются сведения по истории фондообразователя, истории и составу фонда (историческая справка), о системе построения обзора, приемах раскрытия содержания документальных материалов фонда, составе справочного аппарата к обзору.