Тема 9. Комп’ютеризація бухгалтерського обліку в бюджетних організаціях

Вивчення теми передбачає розгляд таких питань:

1. Організація ведення бухгалтерського обліку в бюджетних установах в умовах застосування інформаційних технологій.

2. Основи роботи з програмою “Парус-Бюджет”

Бухгалтерський облік відіграє важливу роль в управлінні потоками інформації про стан і результати діяльності бюджетної установи. Одним із завдань функціонування системи бухгалтерського обліку є забезпечення керівництва бюджетної установи інформацією для прийняття рішень щодо раціонального та цільового використання бюджету.

Облікова система призначена надавати інформацію, яка в повному обсязі відображає вартість майна бюджетної установи, результати розпорядження бюджетними коштами.

Одним з основних шляхів оперативного отримання повної та достовірної інформації про діяльність бюджетної установи є використання комп'ютерних технологій.

Під інформаційними комп'ютерними технологіями розуміють сукупність методів і способів пошуку, збору, накопичення, зберігання та обробки інформації із застосуванням комп'ютерної техніки.

Інформаційні технології є техніко-технологічним засобом освоєння стратегічних інформаційних ресурсів бюджетної установи, що обумовлюють її успішний розвиток. Матеріалізуючи інформацію, комп'ютерні системи перетворюють дані на джерела нових підходів і рішень, підвищують ефективність діяльності бюджетної установи.

Застосування комп'ютерної техніки вносить певні зміни до організації бухгалтерського обліку, при цьому комп'ютерна техніка з допоміжного засобу перетворюється на визначальний фактор організації обліку, змінюючи не лише форму обліку, але й зміст. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки даних, завдяки яким забезпечується швидкість надання інформації. Вона забезпечується, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх введенням та передачею за всіма напрямами.

В умовах використання комп'ютерних технологій відбувається зміна системи бухгалтерського обліку, облікового процесу, підвищення рівня управління.

Крім того, комп'ютерна форма ведення обліку має ряд переваг перед ручною, серед яких основними є передбачені в програмі правила ведення бухгалтерського обліку (в програму вводяться правила формування тих чи інших проводок за господарськими операціями, тобто форма бухгалтерського обліку наповнюється специфічними бухгалтерськими знаннями), паралельне ведення обліку за декількома стандартами (на базі одних і тих же одноразово введених даних можна отримувати декілька систем оцінок і показників, що розраховуються за різними методиками).

Сучасна комп'ютерна форма ведення бухгалтерського обліку базується на використанні персональних комп'ютерів і електронних обчислювальних мереж. Компонентами комп'ютерної форми обліку, без яких неможливе її створення на конкретному підприємстві, є:

— інформаційне забезпечення;

— технічне забезпечення;

— програмне забезпечення;

— організаційне забезпечення;

— методологічне забезпечення.

Оптимальним способом організації бухгалтерського обліку на підприємствах є використання комп'ютерних мереж. Так, якщо в бюджетній установі кілька комп'ютерів об'єднані між собою, вони утворюють локальну мережу.

Застосування комп'ютерних технологій дозволяє автоматизувати робоче місце бухгалтера й підняти на новий рівень процес реєстрації господарських операцій. Бухгалтер працює за комп'ютером в діалоговому (інтерактивному) режимі, використовує зворотній зв'язок в процесі обробки інформації і отримання відповідних вихідних документів. Саме така форма ведення обліку сьогодні необхідна в бюджетних установах. Адже це дозволить підвищити оперативність управління бюджетними ресурсами, посилити контроль за їх цільовим використанням. Окрім цього, комп'ютеризація ведення бухгалтерського обліку в бюджетних установах є важливою передумовою створення єдиної інформаційної бази Державне казначейство — бюджетні установи. Вона зможе забезпечити ефективне управління ресурсами бюджетів як головними розпорядниками, так і розпорядниками нижчих рівнів, що передбачає оперативне та цільове використання зазначених ресурсів.

Зважаючи на об'єкти і завдання бухгалтерського обліку бюджетних установ, однією з найбільш оптимальних програм для автоматизації обліку є програма “Парус-Бюджет”. Дана програма призначена саме для тих юридичних осіб, які отримують фінансування з бюджету для забезпечення своєї діяльності. Ведення обліку в програмі починається з налагодження параметрів Плану рахунків. Користувачі програми на власний розсуд можуть визначати склад рахунків, що ними використовуються, додаючи необхідні рахунки у вікні наступного типу.

У програмі кожен рахунок (субрахунок) характеризується наступними двома ознаками, які:

— визначають його належність до балансу й передбачають існування двох значень — “балансовий” та “позабалансовий”;

— вказують ознаку введення валютних операцій за рахунком і характеризуються такими значеннями: “валютний” і “нац. валюта”.

Крім того в програмі передбачено типові схеми обробки аналітичних даних за рахунками, що визначають перелік різного роду дій, які можуть бути виконані над ними (табл. 2.27).

Таблиця 2.27 — Типові форми обробки аналітичних даних

Продовження таблиці 2.27

Для деталізації обліку об'єктів на синтетичних рахунках (субрахунках) передбачена можливість ведення аналітичного обліку. Для кожного синтетичного рахунку (субрахунку) можна відкрити аналітичні рахунки до п'яти розрізів. Число аналітичних рахунків одного рівня не обмежене; крім того, в програмі передбачено можливість за необхідності побудувати певну структуру аналітичних рахунків, зазначивши належність аналітичного рахунку одного рівня до аналітичного рахунку іншого рівня.

Для збереження в програмі інформації про майно і джерела його утворення використовуються словники.

Словник — будь-яке сховище інформації, що не є обліковим регістром, в якому зберігаються дані не за конкретними документами, господарськими операціями, товарами, залишками або оборотами.

Для більш зручної роботи позиції словника поєднуються в тематичні розділи, а розділи — в тематичні підрозділи. Склад розділів і підрозділів задається користувачем програми самостійно. Так, наприклад, для зберігання інформації про контрагентів підприємства використовується словник “Організації і відповідальні особи”.

У словнику зберігаються відомості про контрагентів, з якими працює підприємство, їх реквізити, а також прізвище, посаду, паспортні дані та особові рахунки матеріально відповідальних і підзвітних осіб.

Налагодження словників складається з двох етапів:

— реєстрація тематичного розділу;

— реєстрація об'єкта словника.

Словник “Номенклатор” призначений для збереження і використання в програмі характеристик активів, що обліковуються на рахунках основних засобів, товарів і матеріалів. Позиція “Номенклатура” містить найменування матеріальних цінностей, одиницю виміру й облікову ціну.

Для зберігання шаблонів типових господарських операцій використовують словник “Зразки господарських операцій”. У шаблонах поля, що містять інформацію, яка повторюється, є заповненими, а поля, зміст яких змінюється при кожній новій операції, залишаються незаповненими. Зразок готують заздалегідь і використовують при реєстрації господарських операцій. При цьому в програмі відбувається автоматичне перенесення усіх даних з такого зразка у нову господарську операцію.

Кожен факт господарського життя відображається у відповідному документі. Документ цей може бути зареєстрованим у програмі, але може і не реєструватися повністю, досить тільки перенести з нього необхідні дані в журнал обліку господарських операцій (тобто зареєструвати господарську операцію). Як тільки дані документу потрапили до журналу реєстрації господарських операцій, вони відразу відображаються на рахунках бухгалтерського обліку й у фінансовій звітності.

Програмою передбачена можливість роботи з розрахунковими, касовими та банківськими документами, а також податковими накладними та необхідними внутрішніми документами, форми яких визначаються підприємством самостійно.

При веденні обліку господарських операцій за допомогою програми можна виділити наступні етапи роботи:

— реєстрація господарської операції;

— формування звітів за господарськими операціями.

Кожна зареєстрована в журналі обліку господарська операція складається із заголовку та специфікації. Заголовок містить у собі загальні характеристики господарської операції. Специфікація складається з бухгалтерських проводок, кожна з яких містить у собі рахунок, сума за якому відображається за дебетом, і рахунок, де суму відображено за кредитом, найменування матеріальних цінностей, кількість та суму.

Визначаючи значення характеристик, проводки потрібно враховувати ряд особливостей:

— після зазначення рахунку, для якого в плані рахунків передбачені аналітичні рахунки, буде відкритий доступ для введення аналітичних значень до п'ятого розрізу;

— якщо в проводці присутній рахунок матеріальних цінностей, то будуть доступні графи “Найменування ТМЦ” та “Кількість”;

— якщо реєструється операція щодо надходження матеріальних цінностей, програма пропонує використовувати облікову ціну відповідної позиції “Номенклатура матеріальних цінностей”; для автоматичного розрахунку підсумкової суми проводки є можливість внести суму з розрахункових документів, увівши її з клавіатури;

— якщо хоча б один з рахунків має ознаку “валютний”, то є можливість задати суму або у валюті, або в гривнях. Після введення однієї із сум програма розрахує гривневий чи валютний еквівалент із використанням даних словника.

При реєстрації господарської операції з використанням зразка, програма може обчислити суми проводок за розрахунковими формулами, заданими у зразку.

У програмі “Парус-Бюджет” є можливість створювати прибуткові й видаткові ордери, що використовуються при оформленні касових операцій.

Для створення банківських документів і реєстрації господарських операцій на підставі них, у програмі є можливість підготувати платіжні документи наступних типів: платіжне доручення, платіжна вимога, вимога-доручення, заява на переказ валюти, реєстр чеків, інкасове доручення. При цьому сума кожної проводки за валютним рахунком (а також залишків і оборотів) може бути записана у вигляді двох сум — суми в іноземній валюті й еквівалентній сумі в національній (базовій валюті). Перерахування здійснюється програмою автоматично за даними словника “Найменування і курси валют”. При реєстрації подібних господарських операцій суми в іноземній валюті перераховуються в еквівалент у національній валюті за курсом НБУ на день реєстрації. При зміні курсу іноземної валюти виникає необхідність у переоцінці валютних активів і пасивів. Для цього використовується розділ “Переоцінка валютних активів і пасивів”.

Облік операцій в іноземній валюті можливий тільки за рахунками, для яких у словнику в “Плані рахунків” встановлена ознака “валютний” і тільки із застосуванням валют, попередньо зареєстрованих у словнику “Найменування і курси валют”. У цьому словнику необхідно систематично фіксувати поточні курси усіх валют, що використовуються в обліку.

У розділі “Внутрішні документи” є можливість працювати з документами, якими оформлюються операції переміщення матеріальних цінностей. При цьому аналітичні розрізи в програмі дозволяють показати переміщення як між рахунками бухгалтерського обліку так і матеріально відповідальними особами. Внутрішні документи містять специфікацію — список запасів, над якими проводиться операція. Характеристики цих запасів повинні точно відповідати номенклатору програми.

Система дозволяє готувати такі внутрішні документи: внутрішня накладна та прибутковий ордер, однак цей перелік можна розширити, зареєструвавши новий тип внутрішніх документів у словнику “Типи документів”.

Відображення в обліку операцій з основними засобами (нематеріальними активами) забезпечує інвентарна картотека, де реєструються картки — по одній на кожен інвентарний об'єкт, тобто на об'єкт обліку (матеріальну цінність).

Облік основних засобів (нематеріальних активів) передбачає виконання наступних дій: ведення обліку окремо для кожної одиниці основних засобів, зберігання інвентарних номерів та інших індивідуальних характеристик основних засобів, ведення обліку залишкової вартості інвентарного об'єкта на поточний обліковий період, розрахунок зносу, зберігання історії дій над об'єктом.

Кожна інвентарна картка містить такі обов'язкові дані по інвентарному об'єкту: рахунок (субрахунок), на якому обліковується інвентарний об'єкт, інвентарний номер, особа, відповідальна за об'єкт, найменування інвентарного об'єкта, дата введення в експлуатацію, норма зносу, шифри рахунків, метод нарахування зносу. Всі операції з інвентарним об'єктом реєструються в історії інвентарного об'єкта.

Для контролю наявності й руху товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) призначена “Оборотна відомість руху матеріальних цінностей”, в якій представлені об'єкти обліку, за якими зареєстровані залишки чи обороти.

Кожен рядок відповідає унікальній комбінації синтетичного рахунка, на якому обліковуються запаси, матеріально відповідальна особа, за якою вони закріплені, та найменування матеріальних цінностей.

У кожному рядку цієї відомості містяться залишки товарно-матеріальних цінностей на початок і кінець періоду формування, кількість і сума надходжень і витрачань матеріальних цінностей, дата придбання та ціна. Обороти й залишки виробничих запасів можуть бути виражені в натуральному і вартісному вимірниках.

Робота з оборотною відомістю руху товарно-матеріальних цінностей дозволяє: реєструвати господарську операцію за даними рядка відомості, переглядати й коригувати список господарських операцій за кожним рядком оборотної відомості, задавати кількість ТМЦ для перенесення в господарську операцію, перерахувати ціни товарно-матеріальних цінностей до зазначених сум, готувати внутрішній документ, перейти в інвентарну картотеку, вносити корегувальний запис до інвентаризаційної відомості.

Облік розрахунків здійснюється програмою у відомостях взаємних розрахунків. Відомість відкривається для кожного балансового рахунку контрагентів на один місяць. Кожен рядок відомості характеризує заборгованість одного контрагента за одним розрахунковим документом.

Кожен рядок відомості містить сальдо на початок звітного періоду, підсумок оборотів за дебетом, підсумок оборотів за кредитом, підсумкове сальдо за рядком. Підсумкові обороти за рядком відомості формуються на підставі сум господарських операцій, що відносяться до даного рядка.

При реєстрації і виправленні господарських операцій програма дозволяє формувати нові рядки відомості, а також вносити виправлення у вже існуючі рядки.

Розрахункові й платіжні документи використовують при роботі з розділом “Облік фінансово-господарських операцій”. Це надає можливість вести облік юридичних зобов'язань, а також створених на їх підставі фінансових зобов'язань та платіжних документів.

В умовах запровадження обліку зобов'язань з метою забезпечення більш ефективного контролю за виконанням кошторису і цільового використання коштів бюджету слід комп'ютеризувати ведення цієї ділянки обліку. Це дозволить значно скоротити час на підготовку платіжних документів, а отже, на здійснення платежів і використання одержаного фінансування.

Крім того, комп'ютеризація ведення даної ділянки обліку забезпечить оперативний контроль за використанням бюджетних ресурсів безпосередньо розпорядником коштів.

Оборотні відомості розрахунків з дебіторами й кредиторами безпосередньо пов'язані з формуванням підсумкових звітних документів. Якщо відомості не сформовані, то неможливо одержати розгорнуті залишки за рахунками розрахунків і, відповідно, оборотний баланс, Головну книгу, баланс підприємства. Тому незалежно від формування відомості протягом облікового місяця при його закритті необхідно цілком сформувати відомість і перевірити її. У відомості повинні бути відображені обороти всіх господарських операцій по рахунку відомості.

Обліковим періодом у програмі є календарний місяць. Для його закриття необхідно:

— сформувати відомості взаємних розрахунків з дебіторами та кредиторами за весь минулий період;

— провести переоцінку валютних активів і пасивів на кінець періоду;

— підготувати звітні документи за минулий обліковий період;

— перенести залишки засобів та капіталу на рахунки, залишки матеріальних цінностей і залишки дебіторської й кредиторської заборгованості на початок наступного облікового періоду.

Даний перелік робіт повинен виконуватися після закінчення облікового періоду, коли всі події фінансово-господарської діяльності відображені в обліку.

При підготовці оборотного балансу, книги “Журнал-головна” і балансу за місяць автоматично формуються синтетичні залишки за всіма рахунками на початок наступного місяця.

При закритті облікового періоду в програмі передбачена можливість автоматичного перенесення на початок наступного місяця залишків трьох видів: залишків засобів на рахунках, залишків за рахунками матеріальних цінностей і залишків дебіторської та кредиторської заборгованості.

При перенесенні залишків програма порівнює залишки за активними й пасивними рахунками. При наявності розбіжностей програма видає попереджувальні повідомлення про те, що в оборотну відомість включені не всі обороти, відображені в обліку чи існують помилки щодо залишків на початок місяця, тому необхідно переформувати оборотні відомості по зазначених рахунках.

Комп'ютеризація ведення обліку дозволяє спростити обліковий процес, підвищити оперативність отримання облікових даних в різних аналітичних розрізах, а отже використовувати облікову інформацію з метою налагодження суворого контролю за витрачанням бюджетних ресурсів з метою їх цільового та економного використання.