Описание документов и дел личного происхождения

При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.

В фондах личного происхождения, как правило, откладывают­ся творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и дру­гих лиц. В составе фонда могут быть коллекции документов ил иных материалов.

В процессе описания документов и дел личного происхождения на карточках фиксируются следующие информационные характеристики:

фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда; заголовок дела;

крайние даты документов дела;

количество листов;

архивный шифр.

Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в составлении заголовка.

В основе заголовков лежат уже известные элементы: виды до­кументов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенное материалов.

При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.

Рассмотрим приемы составления заголовков на основные материалы фондов личного происхождения.

В заголовке на рукопись указывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства, например:

А. Н. Островский. «Доходное место». Пьеса.

Если в рукописи отсутствует название, то в заголовке указывается ее первая строка, например:

Б. П. Корнилов. «Без тоски, без грусти, без оглядки...». Стихотворение.

В заголовке на переписку указывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопро­са, а также наличие приложений, приписок и других особеннос­тей, например:

Письма А. М. Коллонтай В. Л. Юреневой.

В письмах родственников рекомендуется указывать их родствен­ные связи, а в письмах замужних женщин — фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фами­лию их первого мужа, например:

Письма В.А.Жуковского М.А.Вяземской (урожденной Столыпи­ной, по первому мужу Бек).

В заголовке на альбомы указывают автора альбома и краткое со­держание записей, фотографий и других материалов с обозначе­нием их авторства, а также отражают внешние особенности аль­бома, например:

Альбом К.К. Олимпова со стихотворениями С.Д.Дрожжина, А. А. Коринфского и др.; рисунками И. Е. Репина, С. И. Пичугина. В бар­хатном переплете.

В тех случаях, когда альбом имел конкретное название, оно указывается до раскрытия его содержания, например:

Альбом П. И. Карпова «Книжка 44 уродов — портретов писате­лей с их автобиографиями» с зарисовками и записями Д. М. Алтаузена, В. В. Вишневского, Я. Купалы и др.

Заголовок на записные книжки составляется очень кратко: в нем указывают вид дела и автора, например:

Записные книжки П. С. Каржановского.

В фондах личного происхождения очень часто на книгах, аль­бомах и других материалах встречаются дарственные надписи вы­дающихся лиц. В этих случаях составляют заголовок на дарственные надписи, в котором указывают автора надписи, корреспондента (кому она предназначена) и на чем она сделана, например:

Дарственные надписи Ф. И. Шаляпина и Иолы Торнаги.

В заголовках на биографические, служебные, имущественно-хозяйственные материалы, а также на материалы общественной дея­тельности и бытового характера указывают виды документов или дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: ав­торские правки, газетные вырезки и т.д., например:

Рецензии о творчестве М. В. Исаковского. Газетные вырезки.

В заголовке на названные материалы после основных элементов необходимо указать в круглых скобках виды документов, например:

Материалы о праздновании дня рождения и 50-летия литератур­ной деятельности И. А. Крылова (тексты приветствий и тостов, телеграммы).

В заголовках на фотографии указывают вид документа, иници­алы и фамилии изображенных лиц, событие, например:

Фотография Т. Л. Щепкиной-Куперник.

При описании фотографии местностей и пейзажей в заголовке кроме вида документа дается описание изображения.

Если на фотографии сделаны дарственные надписи, то это от­мечается в заголовке с указанием лиц, которым они адресованы, например:

Фотография А. Павловой с дарственной надписью А. А. Бахрушину.

Основными изобразительными материалами в фондах личного происхождения являются рисунки, чертежи и тому подобные ма­териалы.

В заголовках на рисунки, эскизы, чертежи, гравюры кроме харак­тера материалов указывают автора, корреспондента, дают описа­ние изображения, а также отмечают наличие дарственных надпи­сей и других особенностей, например:

Офорты с видами городов Германии с дарственными надписями А. И. Тургеневу студентов Геттингенского университета.

Гравюры Т. Г. Шевченко «В шинке» и «Ростовщик» с дарственны­ми надписями В. М. Лазаревскому.

Медная доска с гравированным портретом В.А.Жуковского рабо­ты Ф.Вендрамини с оригинала О.А.Кипренского.

При неустановленном авторстве документов и дел личного происхождения в заголовке пишут «неустановленный автор», на­пример:

Письмо А. С. Пушкина не установленному лицу с обращением Иван Сергеевич.

При описании не полностью сохранившихся материалов ука­зывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, без кон­ца, например:

К. С. Семенов. «Воспоминания». Отрывок. Письмо Г. С. Петрова Л. К. Игнатьеву. Без конца.

При определении способа написания или воспроизведения материалов указывают:

автограф или черновой автограф;

авторская машинопись, машинопись с авторской правкой или авторизованная машинопись (когда только подпись или дата — автографы);

машинописная или рукописная копия;

фотокопия или ксерокопия;

вырезки из журналов, газет и др.

Например:

Пьесы В.М.Киршона, Б.А.Лаврентьева и др., поставленные С. Г. Розановым. Машинопись с его пометками.

Статьи о жизни и творчестве Г. К. Никифорова. Журнальные и газетные вырезки.

Фотография В. Гюго с дарственной надписью Е. А. Черкасской. Фотокопия.