Экспертиза ценности документов на основе научных критериев

При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

Процесс изучения документов на основании принципов и кри­териев ценности в целях определения сроков хранения докумен­тов и отбора их на государственное хранение называется экспер­тизой ценности документов.

Основы методики экспертизы начали закладываться в XIV— XVIII вв. Более бурное развитие экспертиза ценности документов получила в XIX в. и окончательно сформировалась в XX в.

Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэто­му не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. В данном разделе будет рассмотрена экспертиза ценности документов на основе научных критериев.

Итогом экспертизы ценности документов является полноцен­ное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формиро­вание архивных фондов, которые концентрируются в государствен­ных архивах.

Задачи экспертизы ценности документов. Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государствен­ные архивы на государственное (постоянное) хранение и опреде­ление профильности документов тому или иному государствен­ному архиву.

Вторая задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение ка­кого-то периода времени. В зависимости от установленных сро­ков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

1)для долговременного хранения (например, документы по лич­ному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);

2)для временного хранения.

Третья задача — обеспечение полноты состава архивного фон­да путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учрежде­ний, а также выше- или нижестоящих учреждений.

Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информатив­но емких документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

В делопроизводстве решается проблема определения сроков хра­нения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

В ведомственном архиве происходит выделение из документаль­ного фонда учреждения дел для постоянного хранения и подго­товка их к сдаче в государственный архив.

Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формиру­ют несколько архивных фондов.

Кроме этого отбирают для уничтожения документы времен­ного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения ко­торых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться централь­ной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной ко­миссией (ЭК).

В государственном архиве, во-первых, проверяют решение эк­спертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценнос­ти документов или разбор россыпи документов.

Целевая комплексная экспертиза — это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;

однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);

лиц, связанных родственными или личными отношениями.

Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;

дела, предназначенные для уничтожения.

На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносят­ся в описи.

Акты и описи представляются на рассмотрение соответству­ющей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной ко­миссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).

Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспер­тизы ценности документов - это система научно обоснован­ных признаков, на основе которых определяется ценность до­кументов.

Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1)критерии происхождения документов;

2)критерии содержания документов;

3)критерии внешних особенностей документов.

Рассмотрим каждую группу критериев и их использование применительно к документам конкретных фондов.

1. К группе критериев происхождения документов относятся:

значение учреждения или лица в жизни общества;

значимость событий (явлений, предмета), отраженных в доку­ментах;

время и место создания документов.

На основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы посту­пают либо на государственное хранение в полном объеме (имеет­ся в виду ценная документация этих учреждений), либо выбороч­но (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития от­расли, его место в ведомственной системе.

Критерий значение лица в жизни общества чрезвычайно слож­ный для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая реше­ние о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нуж­но учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, кол­лег по профессии и сотрудников.

Критерий значимость события позволяет оценивать докумен­ты, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетель­ства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в доку­ментах.

На основании этого критерия выявляются документы, кото­рые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим даже документы, пред­назначаемые для уничтожения, могут быть оставлены на государ­ственное хранение. Особое внимание архивисты должны уделять периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много доку­ментов.

Например, документы, образовавшиеся до 1626 г. (до пожара в Мос­кве в мае 1626 г., во время которого погибло огромное количество доку­ментов московских приказов и других учреждений), ценятся выше дру­гих документов.

Особо ценятся документы таких периодов в истории нашей родины, как Крестьянская война 1773 — 1775 гг., Отечественная война 1812 г., движение декабристов, революционные ситуации конца 1850-х-начала 1860-х гг. и конца 1870-х-начала 1880-х гг., революция 1905-1907 гг., Первая мировая война, Великая Октябрьская социалистическая рево­люция и Гражданская война, Великая Отечественная война и т.д.

Большое значение имеет критерий время образования докумен­тов. Чтобы оградить от уничтожения документы, была введена запретная дата — 1922 г. Документы, отложившиеся в период до 1922 г. включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в дело­производстве по 1945 г. включительно, также уничтожению не под­лежат. Уничтожение документов с 1922 по 1945 г. включительно осуществляется в установленном порядке только с разрешения Федеральной архивной службы России.

Критерий место образования документов также требует тща­тельного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.

2. К группе критериев содержания документов отно­сятся:

значимость информации документа; повторяемость документной информации; целевое назначение документов; вид и разновидность документа.

На основе критерия значимость информации документы учреж­дений делят на три группы:

документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;

документы вспомогательного, оперативного, справочного ха­рактера, хранящиеся временно;

документы по личному составу. В этой группе может быть пред­ставлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только зна­чение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения — 75 лет по заключению ЭПК.

Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно. Это может быть достигнуто лишь с помощью источниковедческого анализа документов. Поэтому этот критерий должен применяться в тесной взаимосвязи с кри­териями целевое назначение документа и вид и разновидность до­кумента.

Критерий повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государствен­ного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости до­кументной информации путем сопоставления документов как ис­точников первичной и вторичной информации.

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:

формальный (когда происходит простое воспроизведение до­кументной информации во вторичных источниках) с такими фор­мами, как дублетность, цитирование и суммирование;

аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.

Как форму повторяемости информации выделяют вариант­ность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничто­жению учитывается формальный вид повторяемости информации.

Наиболее распространенной формой повторяемости информа­ции является дублетность.

Следует четко разграничивать дублетные документы (докумен­ты, размноженные при помощи множительной техники и имею­щие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений пред­ставлены постановлениями, решениями, циркулярами вышесто­ящих учреждений, которые при описании указываются как ко­пии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

3. К группе критериев внешних особенностей до­кументов относятся: подлинность;

внешний вид документа (форма передачи содержания, удосто­верения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).

Критерий подлинность документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе до­кументов на государственное хранение. При определении подлин­ности документа устанавливается наличие бланка, печати, штам­па, Подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удос­товерения документа.

Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в тек­стах подлинников и копий документов, 1 - 2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подве­домственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохрани­лись подлинники этих документов.

При оценке такого критерия, как внешний вид документа, художественные, палеографические, языковые и другие особеннос­ти не столь актуальны для документов современных учреждений, а также учреждений 1920-х гг., поскольку эти документы, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохране­ны. Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние документов, и форму передачи в них информации. Если в по­врежденных документах возможно хотя бы частичное восстанов­ление текста, они оставляются на постоянное хранение, рестав­рируются или фотокопируются.

Особенности проведения экспертизы ценности документов лич­ного происхождения. При проведении экспертизы ценности доку­ментов личного происхождения на основе критериев сначала оп­ределяется ценность фонда, а затем проводится оценка докумен­тов. Документы личного происхождения отражают не только фак­ты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Истори­ческие события предстают перед нами в свете его индивидуально­го отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного зна­чения, приобретает и субъективный характер.

В настоящее время не разработаны критерии экспертизы ценно­сти для отбора документов личного происхождения на государствен­ное хранение, поэтому пользуются системой общих критериев.

С учетом специфики документов личного происхождения кри­терии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:

1)критерии ценности фондов личного происхождения;

2)критерии ценности документов личного происхождения.

К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся:

значение творческой и общественной деятельности фондооб­разователя;

история фонда и его состав;

взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут под­тверждать и дополнять их).

К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:

значение творческой и общественной деятельности автора до­кумента;

время и место создания документа;

значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;

внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

взаимосвязь с другими документами (может носить характер повторяемости информации).