Задачи, мероприятия и состав совета по улучшению деятельности на предприятии

Работа Совета по улучшению деятельности. Большое значение для

выбора правильного курса деятельности Совета имеет первое заседание.

Рекомендуется его проводить в течение трех дней вне территории предприятия. На

первом заседании целесообразно рассмотреть следующие вопросы:

- надо ли и как совершенствовать деятельность по повышению качества;

- есть ли и какие проблемы конкурентоспособности продукции;

- куда ведут мировые тенденции в области качества;

- есть ли и в чем причины неуспехов предприятия;

- хороши ли методы улучшения работы;

- хорош ли план действий на последующие три месяца.

К участию в заседании Совета рекомендуется приглашать специалистов-

консультантов и аналитиков. Работу Совета проводится в режимах круглого

стола, мозгового штурма, семинара, лекций, секций по темам. Заседания Совета

целесообразно проводить регулярно, но после завершения этапа внедрения

процесса Совет можно собирать по мере необходимости.

Совет отвечает за осуществление следующих мероприятий:

- установление основных правил улучшения деятельности;

- разработка стратегии, направленной на улучшение деятельности;

- оценка текущих требований и достигнутых результатов;

- разработка и осуществление агитационно-просветительной программы;

- разработка и осуществление программы обучения персонала;

- оказание помощи руководству в осуществлении процесса улучшения

стратегии;

- анализ годового плана улучшения работы каждого подразделения;

- разработка и реализация планов морального и материального

стимулирования;

- распространение опыта;

- разрешение проблем, связанных с системой управления качеством;

- установление и обеспечение взаимосвязи с другими мероприятиями по

совершенствованию стратегии, направленной на улучшение деятельности

предприятия;

- разработка и внедрение системы управления запасами по принципу «точно

вовремя».

Рассмотрим некоторые из мероприятий подробнее.

Установление основных правил улучшения работы. Чтобы все работники

предприятия одинаково понимали, что такое качество и его совершенствование,

надо разработать основные правила, помогающие ответить на вопросы:

- каково определение понятия качества;

- каково определение понятия совершенствование качества;

- какова конечная цель совершенствования;

- какова стратегия достижения совершенного качества;

- какие методы его достижения;

- кто отвечает за улучшение деятельности;

- какие критерии измерения эффективности деятельности.

В порядке перечисления правил дадим ответы фирмы IBM. На первый вопрос

фирма предлагает следующее определение понятия качества: «Качество — это

удовлетворение или превышение требований потребителей по такой цене,

которую они могут себе позволить, если они нуждаются в вашем изделии или

услуге». Такой ответ, на наш взгляд, потребителя устроит больше, чем

формулировка этого понятия стандартом. Второе правило определяет

совершенствование качества, как удовлетворение требований потребителей по

приемлемой для них цене и обеспечение стабильных характеристик продукции без

оговорок и исправлений. Третье правило устанавливает, что конечной целью

совершенствования является устранение ошибок (дефектов) и обеспечение

безупречного функционирования изделия. Заметим, что выполнение третьего

правила сегодня является актуальной задачей для отечественных

товаропроизводителей. Четвертое правило сформулировано весьма лаконично:

«Стратегия совершенства заключается в том, чтобы быть сегодня лучше, чем

вчера, а завтра - чем сегодня». Пятое правило устанавливает способ достижения

совершенства. Предлагается сосредоточить усилия на предотвращении проблем,

чтобы меньше тратить сил и средств на их устранение. В качестве средства

предотвращения проблем используется метод вовлечения всего персонала в

достижение совершенного качества. Шестое правило. Обеспечение качества

является всеобщей обязанностью. Ни один исполнитель не застрахован от

ошибок. Однако при возникновении проблем следует их решать, а не искать

виновных. Согласно седьмому правилу надо установить критерии оценки работы

по улучшению деятельности. Предлагается основным критерием считать

снижение затрат на достижение заданного качества.

Разработка стратегии и оценка результатов. Следующим этапом работы

Совета является разработка стратегии улучшения деятельности. Каждое

предприятие имеет собственные проблемы и потребности. Члены Совета

должны тщательно ознакомиться со всеми этапами процесса улучшения

деятельности, иметь представление о влиянии различных факторов на каждом

этапе на систему взаимодействия подразделений предприятия. На каждый этап

процесса разрабатывается комплекс мероприятий, которые сводятся в общую

стратегию Совета, согласованную с высшим руководством предприятия.

Основой улучшения является оценка существующего уровня эффективности

работы по улучшению качества и последующая организация процесса, который

бы способствовал повышению этого уровня. Можно рекомендовать следующие

показатели совершенствования деятельности:

- на этапе производства - объем брака и переделок; ошибки в рабочих

заданиях; процент забракованных изделий; первоначальный выход продукции;

- на этапе контроля качества - процент партий, отбракованных по ошибке;

количество изменений конструкции, выявленных при анализе проекта;

продолжительность цикла до принятия корректирующих решений;

- на этапе учета - процент просроченных платежей; сроки удовлетворения

заявок потребителей на получение информации; ошибки в счетах-фактурах;

ошибки в платежных ведомостях; неверные бухгалтерские записи;

- на этапе подготовки документации - количество ошибок на строку

программы; процент отчетов, выпущенных не по графику; количество

переработанных текстов; ошибки, обнаруженные после принятия программы

потребителем;

- на этапе конструирования - количество изменений конструкции в расчете

на один чертеж; количество ошибок, обнаруженных в ходе анализа проекта;

количество ошибок, обнаруженных в ходе испытания конструкции;

- на этапе сбыта - начисления в стоимости грузов; простой производства

вследствие нехватки комплектующих; количество деталей, не отвечающих

техническим требованиям, но запущенных в производство; продолжительность

цикла от подачи заявки на поставки до получения изделий; избыточные запасы;

на этапе маркетинга - точность прогнозных допущений; количество

неправильно составленных заказов; затоваривание выпущенной продукции;

ошибки в контрактах.

Начальный уровень приведенных показателей принимается по факту за какой-

то период деятельности. Значение такой оценки очень велико. Это первый шаг,

который ведет к управлению улучшением деятельности. Без возможности

измерения деятельности нет и возможности управления, нет улучшения.

Если внимательно проанализировать перечисленные выше упущения в

деятельности подразделений и исполнителей на фирме IBM, то человеку,

знакомому с производством на отечественных предприятиях, бросается в глаза

фиксирование большого числа ошибок, которые на наших предприятиях относят

к нормальному ходу производственного процесса. Это - почти все бухгалтерские

ошибки, практически все упущения программистов и конструкторов, половина

замечаний по сбыту, совершенно не фиксируются неточности маркетинговых

прогнозов.

Из малых ошибок складываются большие издержки. Как уже отмечалось

выше (глава 3), издержки вследствие низкого качества можно разделить на

затраты на профилактику работ по качеству, затраты на оценку качества,

внутренние потери вследствие дефектов и отказов, внешние потери вследствие

обнаружения дефектов, затраты на контрольно-измерительное оборудование.

Нами перечислены прямые издержки, но существуют еще и косвенные.

Примером таких издержек может быть так называемый «молчаливый

недовольный потребитель». Это человек, который не жалуется и не проявляет

своего неудовольствия, но который не приобретет продукцию предприятия и не

воспользуется его услугой. По оценкам специалистов на каждого жалующегося

потребителя приходится свыше 20 молчаливых. Причины его неприятия вашей

продукции так, возможно, и останутся неизвестны. Если на предприятии

отсутствует система учета издержек вследствие низкого качества, ее создание

должно стать первостепенной задачей Совета по улучшению работы.

Агитация и обучение. Наличие и знание коллективом предприятия

политики в области качества является важнейшим фактором агитации. Самой

главной целью агитации является выработка у каждого работника

ответственного отношения к качеству. Советом должна быть организована

агитационно-просветительная работа, цель которой убедить работников в

серьезном отношении руководства предприятия к процессу улучшения работы

и наглядно продемонстрировать всем развитие этого процесса.

В рамках процесса улучшения качества должна функционировать

программа обучения персонала. Обучение должно проходить под знаком

убеждения, что ошибки в работе не являются чем-то неизбежным. Обучение

призвано снабдить всех знанием методов предотвращения ошибок, поиска их

истинных причин и выработать методику подготовки мероприятий для

предотвращения повторного возникновения проблем. Система обучения должна

развеять частые заблуждения, такие как: повышение качества касается только

производства, повышение качества - очередная кампания, ответственность за

качество несет только служба контроля, процесс улучшения качеством должен

быть реализован только службой контроля.

Ресурсы и методы руководства. На многих предприятиях США и Японии

практикуется создание специального фонда, который используется для

реализации проектов повышения качества и производительности труда. Этот

фонд находится в распоряжении Совета, который несет ответственность за

гарантированное получение соответствующей прибыли на инвестированный

капитал.

Совет отвечает также за систему материального и морального

стимулирования в области качества. Поощрения работников не всегда

выражаются денежными суммами, зачастую большую ценность для

высокооплачиваемых работников имеют слова благодарности, дружеское

внимание, статья в газете, подарок, уважение окружающих. Важно, чтобы

работник знал, что руководство признает его заслуги и ценит старания.

Одной из важнейших задач Совета является анализ взаимоотношений между

подразделениями и выявление проблем, связанных с эффективностью

функционирования системы управления. Часто системы управления

разрабатываются для решения частных задач без учета их влияния на смежные

области деятельности. Плохо, когда система управления неоправданно

усложнена, предполагает много проверок и согласований или обременена

излишней документацией.

Избавление от крупных запасов также является частью процесса улучшения

работы. В прошлом многие руководители создавали «фонд безопасности»,

накапливая в больших количествах полуфабрикаты, комплектующие, сырье. Это

способствовало увеличению затрат, удлинению производственных циклов,

повышению налогов. В правомочия Совета входит разработка стратегии по

реализации системы «точно вовремя», значительно снижающей

непроизводственные затраты. Конечно, это не исключает существования

неликвидных запасов.

Вовлечение руководящего персонала предприятия в

совершенствование деятельности по качеству

Роль руководителя подразделения в совершенствовании деятельности.

Руководитель любого подразделения обеспечивает выполнение работы силами

вверенных ему людей, он должен учитывать потенциальные возможности своих

подчиненных, способствовать их творческому росту и раскрытию их потенциала.

Главной обязанностью каждого руководителя на предприятии является

обеспечение качества результатов деятельности своего подразделения.

Руководитель должен четко сознавать, что именно он несет полную

ответственность за результаты работы подразделения.

Следует отметить, что нет проблемы качества вообще как явления.

Проблемы существуют только в деятельности конкретной личности,

конкретного коллектива, конкретной производственной системы. Качество при

этом является мерой полезности продукта труда. Если руководитель хочет

добиться от своих подчиненных бездефектной работы, то нужно самому

устранить ошибки в своей работе.

Новое отношение к качеству должно начинаться сверху, с высших

должностных лиц предприятия, и подобно водопаду распространяться на

каждый нижестоящий уровень руководства, смывая старые, вредные навыки и

традиции, прежде чем распространиться на рядовых исполнителей. Конечный

успех во внедрении нового качества пропорционален степени участия в этом

процессе руководства, так как оно решает важнейшие задачи, определяющие

возможности улучшения деятельности;

- выделение ресурсов;

- создание организационной структуры;

- выбор лидеров;

- определение политики;

- установление стандартов работы;

- составление инструкций на выполнение работ;

- определение методов работы;

- оценка и поощрение результатов деятельности;

- отбор и подготовка кадров.

Руководители подразделений должны позаботиться об устранении

препятствий, которые мешают правильному выполнению работниками своих

функций. Лучшим способом выявления и устранения помех является

собственный опыт работы руководителя.

Этапы совершенствования. Руководство фирмы IBM выделяет три этапа

обретения знаний в процессе улучшения работы, которые условно названы

«лестницей совершенствования».

Первый этап заключается в осознании руководителем необходимости

совершенствования, в понимании того, что представляют собой новые

требования, кто и за что несет ответственность и что представляет собой

процесс улучшения. Часто руководители, достигающие первой ступени, осознают

необходимость в повышении качества в их подразделении, но стремятся

побыстрее передать полномочия по выполнению этой работы службе качества

или другому подразделению, практически выводя из этого процесса своих

работников.

Второй этап - готовность руководства оказать поддержку процессу

улучшения. Это означает, что руководители убеждены в необходимости

улучшения и готовы вложить в этот процесс некоторые ресурсы.

Третий этап начинается, когда от осознания необходимости переходят к

активному участию в процессе.

Какие основные вопросы стоят перед подразделением перед началом

процесса улучшения, важность реализации которых руководитель должен довести

до всех подчиненных:

-добиться понимания всеми того, что стандартом деятельности является

безошибочная (бездефектная) работа;

- рассмотреть основные правила процесса достижения лучшего качества;

- подвергнуть анализу издержки вследствие низкого качества;

- внушить руководителям низших звеньев, что 85% проблем могут решить

только они, и что именно на них возлагается ответственность за качество

результатов работ;

- рассмотреть план реализации процесса улучшения деятельности, при

этом разъяснить, что это не программа, а перестройка системы управления, новый

стиль руководства;

- отметить, что для успеха процесса каждый руководитель должен не просто

поддерживать новые начинания, но активно их претворять в жизнь;

-довести до общего сведения, что каждого руководителя будут обучать

применению новых методов улучшения работы, и что они обязаны научиться

эффективному использованию этих методов для передачи своего умения рядовым

работникам;

- разъяснить, что, ориентируясь в начале процесса на руководство,

конечной целью является привлечение к деятельности по улучшению всех

работников подразделения, как только управленческий персонал поймет

значение и суть перестройки и станет заинтересованным в его успехе;

- представить всему коллективу подразделения председателя и членов Совета

предприятия по улучшению деятельности.

Коллективное управление. Руководители, несомненно, знают, что успех

очень сильно зависит от качества работы их подчиненных. Коллективное

управление - это такой стиль руководства, при котором рядовые работники

играют активную роль в решении производственных вопросов подразделения. На

этой концепции построен ряд популярных в настоящее время методов

организации управления качеством. К ним относятся кружки качества, группы по

регулированию процессов, группы по повышению производительности, целевые

бригады и самоуправляющиеся полуавтономные коллективы по различным

направлениям повышения эффективности деятельности подразделений и

предприятия.

В условиях коллективного управления основная задача руководителя

координировать деятельность групп (кружков, бригад). Необходимо, чтобы сама

группа, без начальника (подчеркиваем, по собственной инициативе), смогла бы

выявлять проблемы и принимать решения, связанные со своей работой. Только

тогда в максимальной степени проявляются коллективный подход к проблеме и

коллективная ответственность за ее решение. Коллективное участие работников

в совершенствовании своей работы должно быть управляемым процессом. Но

оно не возникает само по себе, как нельзя его добиться и насильственными

методами. Его нужно инициировать, направлять и поощрять.

Условия эффективного коллективного управления определяются

следующими принципами:

- руководители должны быть готовы поделиться полномочиями и

обязанностями;

- руководители должны доверять своим подчиненным;

- особое внимание должно уделяться обучению методам решения проблем

путем их предотвращения в будущем;

- работа должна рассматриваться как совместная деятельность руководства и

рядовых работников;

- вышестоящее руководство не должно взваливать ответственность за ре-

шения, принимаемые коллективом подразделения, на его руководителя;

- руководство должно исходить из того, что каждый работник может

выдвинуть полезные идеи и что, чаще всего, комбинирование различных идей

поможет найти оптимальное решение;

- руководство должно обеспечивать условия, способствующие воспитанию

работников в духе преданности своему предприятию;

- руководство должно признавать заслуги коллектива;

- профсоюз должен активно участвовать в разработке системы коллективного

управления;

руководители должны относиться к созданию системы коллективного

управления как к долгосрочной программе и не рассчитывать на немедленные

результаты.

Препятствия на пути внедрения коллективного управления. Очевидно,

что выигрыш от внедрения нового стиля управления будет обоюдный как для

руководства, так и для рядовых работников. Несмотря на это, внедрение его

зачастую «пробуксовывает» по отдельным причинам.

Руководители различных уровней могут не однозначно отнестись к новому

методу управления, поскольку или не достаточно знают о нем, или не уверены в

результатах. Изменение привычного стиля руководства кажется им весьма

рискованным. Более того, 60-70% из них рассматривают потерю части своих

полномочий как угрозу своему положению. Отдельные руководители проявляют

обеспокоенность, связанную со следующими угрозами: потеря авторитета или

гарантии занятости, увеличение объема работы, утрата права оценки своих

подчиненных, разрушение действующих отношений между начальником и

подчиненными, сомнения относительности искренности намерений высшего

руководства.

Без проведения подготовительной работы такая обеспокоенность

руководителей среднего и низшего звена может привести к дискредитации

нового стиля управления. Поэтому до внедрения системы коллективного

управления необходимо тщательно разработать и реализовать план подготовки

всего управленческого аппарата к смене стиля руководства. Затем коллективное

управление можно опробовать в среде самих руководителей, а затем привлекать

к нему рядовых работников. Перенося на российскую почву японский или

американский вариант коллективного управления, нужно адаптировать его на

предприятии с учетом специфики производства, традиций, уровня нормативного

обеспечения и т.д.

Условия эффективности системы коллективного управления можно

определить следующим образом:

- обучение. Всем руководителям нужны знания методов решения проблем и

принятия решений, которыми будут пользоваться их подчиненные;

- определение рабочих заданий. Все руководители должны выработать

принципы и условия коллективного управления, критерии их оценки. Это нужно

довести до сведения подчиненных и с ними согласовать. Должностные

инструкции руководителей и работников должны быть переработаны и отражать

принципы коллективного управления;

- система поощрения и наказания. Руководство должно тщательно

пересмотреть систему поощрения и наказания для отражения новой роли

руководителя и модифицировать их для внедрения требуемых моделей поведения;

- сплочение руководителей одного уровня. Руководители одного уровня

лучше всего понимают друг друга. Необходимо проводить более частые встречи

руководителей одного уровня для обмена мнениями по поводу нового стиля

руководства, что является эффективным средством их убеждения в его

преимуществах;

- ознакомление с опытом. Посещение другого предприятия, где внедрена

система коллективного управления, может значительно сократить число

скептиков;

- убеждение на собственном примере. Если руководители вышестоящего

звена хотят убедить своих подчиненных руководителей в том, что они верят в

политику коллективного управления, им лучше всего начать внедрение системы

с самих себя.

Обучение управленческого персонала. Руководителю любого уровня

необходима специальная подготовка для решения задач повышения качества. Для

каждого уровня управления должна разрабатываться своя программа,

учитывающая специфику управления на соответствующем уровне. Необходима

также дифференциация программ и на одном уровне для руководителей разных

функциональных подразделений. Вместе с этим можно предложить типовую

программу обучения, в значительной степени общую по номенклатуре

рассматриваемых проблем качества:

1. Проблемы обеспечения качества, включающие в себя основные понятия в

области качества, перспективы повышения качества продукции с учетом

мирового опыта, воздействие качества продукции на эффективность производства,

качество труда рабочих и служащих, переход к системе управления,

обеспечивающей из мирового опыта лучшие результаты деятельности.

2. Оценка состояния качества продукции на предприятии, включающая

перспективные цели предприятия в области качества, реакцию потребителей на

качество продукции, анализ конкуренции, эффективность работ по обеспечению

качества на предприятии, роль службы технического контроля по обеспечению

качества.

3. Издержки вследствие низкого качества на различных стадиях жизненного

цикла изделий.

4. Роль руководителя в повышении эффективности производства и качества

продукции, в том числе изменение поведения работников, определение

требований потребителей, измерение показателей качеств, выдвижения принципа