Образец сопроводительного письма

От: SPIBA (nac@spiba.ru)

Отправлено: 4 июня 2007 г. 17:10

Кому: Имена получателей не указываются

Тема: Презентация инвестиционных возможностей

Республики Коми в Санкт‑Петербурге

Вложения: пресс‑релиз

Уважаемые члены СПИБА!

7 июня в 15:00 состоится презентация Республики Коми консульскому корпусу Санкт‑Петербурга. Место проведения – Представительство Республики Коми в Северо‑Западном регионе РФ по адресу: Санкт‑Петербург, ул. Мира, д. 30.

Более подробная информация содержится в прилагаемом пресс‑релизе. Если Вы хотите принять участие в презентации, пожалуйста, направьте следующую информацию в СПИБА по эл. почте до 15:00 5 июня 2007 г.:

1. Имя, отчество, фамилия.

2. Должность.

3. Название компании.

4. Адрес эл. почты.

5. Факс.

6. Тел.

Количество мест ограничено. Извините за позднее информирование.

С уважением,

Наталия Кудрявцева

Исполнительный директор СПИБА

Письмо‑заявление

Письмо‑заявление может быть адресовано как в средства массовой информации, так и заинтересованным целевым аудиториям. Как правило, этот документ в сжатой форме объясняет позицию организации по отношению к какому‑либо конкретному событию, факту или лицу. Цель такого письма – недвусмысленно заявить о своем отношении к явлению, которое в настоящее время волнует либо всю широкую общественность, либо лишь часть ее в узкопрофессиональном плане, и при этом существует вероятность, что данные явление или ситуация напрямую связаны с деятельностью самой организации.

Письмо‑просьба

Необходимость в написании такого рода писем может возникнуть в любой организации, в том числе и в органах власти, если, например, им потребуется экспертное мнение специалиста или крупного ученого по тому или иному вопросу. К примеру, коммерческие фирмы могут испытывать потребность в помощи со стороны финансовых или административных структур; к такого же рода письмам с просьбами о поддержке их мероприятий прибегают политические партии и отдельные политики во время предвыборных кампаний.

Но с регулярной необходимостью составления подобных писем‑просьб сталкиваются специалисты по связям с общественностью в некоммерческих организациях. Медицинские, образовательные, культурные и спортивные организации нуждаются в материальной поддержке со стороны крупного бизнеса, и на примере России мы можем видеть, как подобная поддержка оказывается посредством благотворительных акций, создания специальных фондов, присуждения стипендий и грантов.

В таких письмах необходимо очень продуманно объяснить, почему это послание адресовано данному лицу или конкретной организации, указав, например: «Мы – жители одного города, и это наши общие заботы», или более конкретно: «Ведь вы выпускник нашего вуза», или: «Ваши научные работы связаны с решением проблемы, которой мы занимаемся». Обязательно следует отметить преимущества, на которые адресат может рассчитывать в случае его положительного отношения к просьбе, но это нужно делать очень тонко и деликатно, чтобы подобными намеками не оскорбить вашего адресата. Иногда имеет смысл включить имена известных и уважаемых людей, уже выразивших желание сотрудничать с вашей организацией по данному проекту. Кстати, следует также помнить, что просьба о поддержке всегда должна быть конкретной: нужна помощь для такого‑то проекта или для того, чтобы оказать экстренную помощь больным детям в такой‑то местности и т. д.

При составлении письма‑просьбы можно учитывать следующую рекомендуемую структуру: привлечь внимание адресата к проекту или ситуации, заинтересовать его, включив некоторые детали и описав историю вопроса, разбудить желание принять участие и, наконец, убедить и заставить действовать. Такие письма обычно подписывает первое лицо организации.

Ответы на подобные письма высылаются либо с выражением согласия или отказа, либо с запросом о дополнительных деталях.

Образец письма‑просьбы № 1

Уважаемый Анатолий Петрович!

Координационный совет благотворительной организации «Марина» обращается к Вам с просьбой о возможности оказания спонсорской поддержки в виде оплаты расходов по подключению нашей организации к сети Интернет и пользованию электронной почтой. Такое соглашение желательно было бы заключить на долговременной основе.

Наркомания – проблема номер один в современном мире, никто не должен оставаться в стороне от ее решения. Благотворительная организация «Марина», созданная в 1994 г., частично взяла на себя решение проблем наркозависящих и ВИЧ‑инфицированных групп населения, а также их семей.

На бесплатной основе «Марина» проводит тренинги и семинары для наркозависящих и ВИЧ‑инфицированных людей с привлечением специалистов наркологов, психотерапевтов, социологов и юристов.

Наша организация регулярно сотрудничает с американским Гагаринским фондом и финской организацией IRTIHUUMEISTA, работающими в этом же направлении.

В связи с растущими международными связями и в целях объединения усилий по борьбе с наркоманией мы испытываем растущую потребность в регулярной работе с сайтами родственных организаций и открытии новых e‑mail адресов для большей специализации.

В случае Вашего общего положительного отношения к вопросу о сотрудничестве с нашей организацией по борьбе с наркоманией все необходимые расчеты и документы будут Вам представлены по первому требованию.

Заранее благодарим Вас от имени членов Координационного совета и не сомневаемся, что Ваше участие в решении проблемы борьбы с наркоманией принесет свои плоды.

Председатель Координационного совета

П. И. Спиридонова

Исполнительный директор

С. М. Лихачева

_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

Образец письма‑просьбы № 2

Date: 2015-09-05; view: 462; Нарушение авторских прав