Жаттардың құндылығын сараптауды жүргізу тәртібі

18. Құжаттарды Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізу құжаттардың құндылығын сараптау өлшемінің кешенді белгілерін пайдалану негізінде жүзеге асырылады:

1) құжаттардың шығу тегі – жеке және заңды тұлғалардың қоғамдағы орны (толықтыру көздерінің ерекше рөлін немесе үлгілік сипатын есепке алғандағы функционалдық-мақсатты бағыты); құжатта көрсетілген оқиғаның (құбылыстың, заттың) маңыздылығы; құжаттың пайда болған уақыты мен орны;

2) құжаттың мазмұны – құжаттағы ақпараттың мағынасы; ақпараттың басқа құжаттарда қайталануы; құжаттың мақсатты бағыты; құжаттың түрі мен түр өзгешелігі;

3) құжаттың сыртқы ерекшеліктері – түпнұсқалығы; құжатта қарардың, бұрыштаманың, белгінің болуы; құжаттың сыртқы көрінісі, мазмұнын жеткізудегі нысаны, құжатты куәландыру және ресімдеу (көркемдік, палеографиялық, тілдік және басқа да ерекшеліктері); құжаттың физикалық жай-күйі.

19. Құжаттарды Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізу кезінде төмендегідей қабылдау нысандары қолданылады:

1) толық. Бұл нысанда ұйымнан Ұлттық мұрағат қоры құрамына кіретін құжаттар кешені толық қабылданады;

2) түріне қарай іріктеу. Бұл нысанда мұрағатқа ұйымнан бір түрдегі (әр түрінен) Ұлттық мұрағат қорына кіретін құжаттардың жекелеген түрлері қабылданады.

Түріне қарай іріктеу нысаны егер белгілі бір ұйымның жоспарлық-есептік және ақпараттық-талдамалық құжаттары жоғары тұрған немесе басқа ұйым қорының құрамында сол мұрағатқа түскен жағдайда қолданылады. Одан басқа, қызмет барысында құжаттардың жекелеген құнды түрлері қордаланатын ұйымдар үшін түріне қарай іріктеу қолданылады;

3) топтық іріктеп қабылдау. Бұл нысанда бір түрдегі (әр түрінен) ұйым тобынан бір немесе бірнеше ұйымдардың толық құжаттар кешені мұрағатқа келіп түседі. Мұндай қабылдауды қызмет барысында біркелкі ақпараттан тұратын, құрамы ұқсас құжаттар жиынтығы түзілетін ұйымдарға қолдану тиімді. Бұл жағдайда біркелкі ұйымдар тобынан неғұрлым қызығарлық тарихымен, қызметінің ауқымдылығымен, орналасу орны немесе басқа да өзгешеліктерімен топтан ерекшеленіп тұратын ұйымдар іріктеліп алынады.

20. Құжаттардың құндылығын сараптауға байланысты және оларды Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізу (шығарып тастау), сондай-ақ құжаттарды Қазақстан Республикасының ұлттық құндылықтар объектілеріне жатқызу туралы ғылыми-әдістемелік мәселелерді шешуді ОСТК жүзеге асырады.

Құжаттардың құндылығын сараптауды осы Қағидалардың 18-тармағында белгіленген өлшемдерге сәйкес мұрағаттық құжаттардың немесе меншік иесінің тікелей қатысуымен мұрағат жүзеге асырады. Бұл жұмысты атқару барысында мұрағат сақтау мерзімі көрсетілген тұрпаттық және ведомстволық (салалық) құжаттар тізбесін басшылыққа алады. Аталған тізбеге кірмейтін жекелеген құжаттардың сақтау мерзімі Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілерімен белгіленеді.

Тұрақты сақталатын құжаттардың істер тізімдемесі, құжаттары (немесе олардың жылдық бөліктері) бекітілгеннен кейін нақты құжаттарды Ұлттық мұрағат қорының құрамына енгізу туралы шешімді Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағатының, Қазақстан Республикасының Президенті мұрағатының, Қазақстан Республикасы орталық мемлекеттік мұрағаттарының, арнайы мемлекеттік мұрағаттарының және жергілікті басқару органдарының СТК қабылдайды.

Облыстың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың), ауданның (қаланың) мұрағаты осы Қағидалардың 1-9-қосымшаларына сәйкес толықтыру көздерінің қызметі барысында пайда болған тұрақты сақталатын істердің тізімдемелерін, құжаттарды (немесе олардың жылдық бөліктерін) қарап шығады және оны жергілікті басқару органының СТК бекітуіне дайындайды.

Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаттары және арнайы мемлекеттік мұрағаттар мұндай тізімдемелерді өздері бекітеді.

Облыстың (республикалық маңызы бар қаланың, астананың), ауданның мұрағаты жеке құрам бойынша істер тізімдемесін осы Қағидалардың 10-қосымшасына сәйкес, түзетуге келмейтін зақымданған құжаттар туралы актілерді осы Қағидалардың 11-қосымшасына сәйкес, бар болған жағдайда сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді осы Қағидалардың 12-қосымшасына сәйкес жергілікті атқарушы органның СТК-ның келісуіне дайындайды.

Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты, Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты, Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаттары және арнайы мемлекеттік мұрағаттар аталған құжаттарды келісуді өздері жүргізеді.

21. Мұрағатта құжаттардың құндылығын сараптау:

1) мұрағаттық құжаттардың уақытша сақтау мерзімі аяқталған жағдайда, соның ішінде жойылған ұйымдардан келіп түскен жеке құрам бойынша құжаттарға;

2) ерекше жағдайларда мұрағатқа реттелмеген құжаттар келіп түскенде;

3) егер мұрағат қорында (мұрағат қорларында) сақтауға келмейтін (құндылығы жоқ, телнұсқа немесе көшірме құжаттар, басқа құжаттардағы ақпараты қайталанатын құжаттар және тағы сондай) құжаттар болған жағдайда жүргізіледі. Мұндай жағдайда жұмыс кешенді түрде, яғни жоғары тұрған органның мұрағаттық қорларынан және ведомствоға қарасты ұйымдардың, қызметтері белгілі бір аймақпен байланысты біртекті ұйымдардың мұрағаттық қорлары бойынша жүргізіледі. Сонымен бірге құжаттарды мемлекеттік сақтауда қандай мұрағатта қалдыру керек екендігі белгіленеді.

Ауқымды, қиын және бірнеше біртекті құжаттар қорымен жұмыс істеу үшін жұмыс нұсқаулығы және тұрақты сақтауға жататын немесе жатпайтын құжаттардың үлгі тізімі жасалуы мүмкін. Тізбеде мемлекеттік сақтауда қалған құжаттар тобына құрамы мен мазмұны туралы және осы топқа жататын жойылатын құжаттар туралы түсінік беріледі;

4) мұрағаттық құжаттар қайтарымсыз шетелге шығарылған жағдайда жүргізіледі.

22. Мұрағаттық қорлар істерінің тізімдемелерін сипаттау және қайта жасау барысында құжаттардың құндылығын сараптауды:

1) істің атауын құрастыру барысында;

2) мұрағаттық істер тізімдемесіне сәйкес істердің тақырыбын жүйелеу барысында жүргізген орынды.

23. Қағаз негіздегі әрбір сақтау бірлігі парақтап қаралады; фотоқұжаттар қаралады; дыбыстық құжаттар тыңдалады; кино және бейне құжаттары да монтаж үстелінде немесе экранда қаралады және тыңдалады.

24. Ақпараты қайталанатын құжаттар мемлекеттік сақтауда қалатын құжаттармен салыстырылған соң жоюға бөлінеді. Сақтауда аса құнды құжаттардың түпнұсқасымен қоса телнұсқа даналары қалдырылады, сондай-ақ мәтінге бұрыштама қойылған, шешім шығарылған, белгі қойылған және түзетілген құжат нұсқалары да қалдырылады. Телнұсқалық құжаттардың құрамын олардың пайдаланылу қажеттілігіне байланысты мемлекеттік мұрағат айқындауы мүмкін.

25. 1917 жылды қоса алғанда оған дейінгі кезеңдегі қордаланған құжаттар жойылуға жатпайды. 1956 жылды қоса алғанда оған дейінгі кезеңде іс жүргізу барысында жеке тұлғалар істері мен өмірбаяндық сипаттағы құжаттар да жойылуға жатпайды. 1917 жылдан 1956 жылдар аралығында қордаланған құжаттарды жою тек уәкілетті органның рұқсатымен жүзеге асырылады.

26. Құжаттардың құндылығын сараптау нәтижесінде сақтауға ретсіз күйде түскен құжаттарға мұрағат осы Қағидалардың 1-9-қосымшаларына сәйкес тұрақты сақталатын құжаттардың істер тізімдемесін, уақытша сақталатын (10 жылдан аса) істер тізімдемесін, осы Қағидалардың
10-қосымшасына сәйкес жеке құрам бойынша істердің тізімдемесін және осы Қағидалардың 12-қосымшасына сәйкес сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт жасалады. Бұл жағдайларда ұйымдармен тізімдемелерді, актілерді келісу жүргізілмейді.

27. Егер тұрақты және уақытша сақталатын (10 жылдан жоғары) құжаттар мұрағатқа реттелмеген күйде түскен болса, тізімдеме жасағанға дейін картоннан жасалған қатты мұқабаға немесе құжаттағы мәтіндегі уақыты, бұрыштамасы, шешімі және басқа да белгілері толық оқылатындай етіліп тігіледі. Істің мұқабасында қор құрушының атауы, құрылымдық бөлімшесі, істің нөмірі (индексі), істің тақырыбы, істің уақыты, (томы, бөлімі), істегі парақтар саны, істің сақтау мерзімі және істің мұрағаттық шифрі көрсетіледі.

Қазақстан Республикасының Ұлттық құндылық объектілеріне жататын және аса құнды құжаттар үш клапанды және аузы байланатын папкаларда немесе картонды қаптамада (қораптарда немесе тубустарда) сақталады.

28. Жоюға жататын мұрағаттық құжаттар осы Қағидалардың
270-273-тармақтарына сәйкес есептен шығарылады және қайта өңдеуге (шикізат ретінде кәдеге жаратуға) жіберілуі мүмкін.