Мұрағат қоймасына орналастыру тәртібі

140. Мұрағаттық құжаттарды мұрағат қоймаларында сақтауды ұйымдастыру – мұрағаттық құжаттарды тиімді орналастыру, олардың қозғалысын және физикалық жай-күйін бақылау, сақтандыру қоры мен пайдалану қорын құру мақсатында мұрағаттық құжаттардың көшірмесін жасау, зақымданған немесе бүлінген мұрағаттық құжаттардың алғашқы қасиетін және сыртқы белгілерін қалпына келтіру (қайта жаңғырту) шараларының жүйесі.

141. Мұрағат құжаттары мұрағат қоймасында оларды кешенді есепке алу және сақтауды, сондай-ақ жедел іздестіруді қамтамасыз ететін тәртіппен орналастырылады. Мұрағаттық қорларды орналастыру тәртібі мұрағат басшылығы бекіткен оларды орналастыру жоспарымен (кестесімен) айқындалады. Жоспарда (кестеде), қажет болған жағдайда стеллаждың нөмірі көрсетілген мұрағаттық қордың қоймада таралуы ескеріледі. Жоспар (кесте) мұрағат құжаттарын есепке алатын бөлімшеде немесе есепке алуға жауапты қызметкерде, ал оған тиісті бөліктері – мұрағат қоймасында болады.

142. Мынадай мұрағаттық құжаттар:

1) құпия құжаттар. Құпия мұрағаттық құжаттарды орналастыру құпиялықты қамтамасыз ету жөніндегі заңнамаға сәйкес жүзеге асырылады.

Құпиялылығы алынған істер және құпия құжаттарды бірге сақтау ерекше жағдайда, яғни құпиялылығы алынған құжаттар үшін орын табылмаған жағдайда рұқсат етіледі;

2) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылығына жататын объектілер, сондай-ақ есепке алуда немесе қосымшасында құнды металдары және тастары бар мұрағаттық құжаттар жатады. Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени құндылығына жататын құжаттар және ресімделуінде немесе қосымшасында құнды металдар мен тастары бар мұрағаттық құжаттар мұрағаттық қор құрамынан бөлініп алынып, сейфтік сақтауға тапсырылады. Алынған мұрағаттық құжаттың орнына ізбасар карта және қажет болған жағдайда мұрағаттық құжаттың көшірмесі қойылады;

3) нитронегіздегі мұрағаттық құжаттар;

4) биологиялық зиянкестермен зақымданған мұрағаттық құжаттар;

5) мұрағатты толықтыру көзі – ұйымның таратылуына байланысты мұрағатқа сақтауға тапсырылған уақытша сақтаудағы құжаттар жеке сақтауға жатады.

143. Дыбыс-бейнелік және электронды құжаттар ақпарат тасығыштың нормативтік режиміне байланысты жеке сақталады.

Бір мұрағат қоймасында бірдей сақтау режимін талап ететін (мысалы, магниттік таспадағы құжаттар және магниттік қабаты бар диск тасығыштағы мұрағаттық құжаттар; киноүлдірдегі және микронысандағы мұрағаттық құжаттар және тағы басқа) әртүрлі мұрағаттық құжаттар сақталуы мүмкін.

144. Пайдалану қоры көшірменің тасымалдау түріне қарай орналастырылады.

Қағаз негіздегі пайдалану қорының көшірмесі (оның ішінде фотокөшірме) әдеттегідей, қағаз негіздегі мұрағаттық құжаттардың түпнұсқасымен бірге, бөлек стеллаждарде немесе шкафтарда, мұрағаттық іс және қор нөмірі ретімен сақталады.

Үлдір негізді пайдалану қорының көшірмесі қоймаларда оларға арналған сақтау режимінің нормативтері орналастырылады.

Бір істің немесе оның бөлігі түсірілген үлдір бюкстерге жеке салынады. Ерекше жағдайларда көлемі үлкен болмағанда істер бір бөлікте көшірілген үш істен көп болмауы тиіс.

145. Негізгі (міндетті) және қосымша есептік мұрағат құжаттары оқшауланған үй-жайларға немесе мұрағат құжаттарын есепке алуға жауапты қызметкердің (қызметкерлердің) үй-жайына орналастырылады.

146. Істердің, құжаттардың тізімдемесінің бірінші данасы қағаз негіздегі мұрағат құжаттарының түпнұсқасы үшін белгіленген сақтау режимдерін міндетті түрде сақтай отырып оқшауланған үй-жайда немесе мұрағат құжаттарын есепке алуға жауапты қызметкердің үй-жайында орналастырылады.

Істердің, құжаттардың тізімдемесінің екінші данасы қойманың оқшауланған бөлігіндегі стеллаждарда немесе шкафтарда орналастырылады.

Істердің, құжаттардың тізімдемесінің үшінші данасы оқу залына қойылады.

147. Мұрағаттың барлық бөлмелері (ғимараттар, қабаттар, ярустар, қоймалар, бөлмелер), сондай-ақ стеллаждар, сейфтер, шкафтар және сөрелер нөмірленеді.

Әрбір жеке үй-жайда стеллаждар мен шкафтар кіреберіс жерден солдан оңға қарай жеке нөмірленеді. Стеллаждар мен шкафтардағы қабаттар жоғарыдан төмен қарай және солдан оңға қарай нөмірленеді.

148. Сақтау жерін бекіту және қоймадан құжаттарды іздестіру мақсатында мұрағат қоймаларында қордың және сөренің топографиялық көрсеткіші жасалады (16-17-қосымшалар).

Қордың топографиялық көрсеткішінің карточкасы әрбір мұрағат қорына бөлек дайындалады; бұл карточкалар қордың реттік нөмірімен орналастырылады. Қажет болған жағдайда бір мұрағат қорына жалғастырылатын карточка арналады.

Сөренің топографиялық көрсеткішінің карточкасы әрбір сөреге жасалады; бұл карточкалар сөре нөмірінің ретімен оқшауланған жерде сақталады. Топографиялық көрсеткіштердің бір көшірмесі есепке алуға жауапты қызметкерде болады, екінші көшірмесі қоймада сақталады.

Топографиялық көрсеткішті жүргізу белгіленген деректемелерге сәйкес қағаз тасығышта немесе автоматтандырылған тәртіппен жүзеге асырылады.

Мұрағаттық құжаттардың орнын алмастыру барлық топографиялық көрсеткіштерге, сонымен қатар мұрағаттық қорды орналастыру жоспарына (кестесіне) әсерін тигізеді.

149. Мұрағаттық құжаттарды сақтаудың әрбір бастапқы құралдары (қорап, папка және тағы басқа) мұрағаттық қордың нөмірі мен атауы жазылған, сондай-ақ іс тізімдемесінің, құжаттардың, сақтау бірліктерінің нөмірі жазылған жазба қағазымен қамтамасыз етіледі.

Жазба қағазындағы жазулар баспа тәсілімен, тушьпен немесе арнайы суға төзімді қара сиямен жасалады. Мөртабандарды және басқа да ұқсас құралдарды пайдалануға жол беріледі.

Date: 2015-09-05; view: 1293; Нарушение авторских прав