Организация электронного документооборота в организации

Сотрудники предприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных (по статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание документов, уже существующих (подобное происходит примерно в 70% случаев). Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся у юристов в электронном виде (часто без истории изменений); бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе; учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице; счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках сотрудников. При такой "разбросанности" данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность.

Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любой организации особое значение. Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.

Таким образом, ООО «Мет-Инфо» остро ощущают необходимость организации эффективного управления информационными ресурсами и предпринимают активные шаги по использованию компьютерных технологий в сфере управления документационными потоками (и информацией в широком смысле).

К сожалению, применение компьютерных программ в ООО «Мет-Инфо» с документацией в ряде случаев не сопровождается структурной перестройкой работы с документацией, т.е. документы составляются частью пользователей информации вручную.

Поэтому рекомендуется обеспечить доступ в общую базу данных учета ООО «Мет-Инфо» всех пользователей бухгалтерской документации, т.е обеспечить непосредственный ввод информации на местах поступления внешних документов, таких как поступление материалов, передача продукции на склад – в цехе предприятия, отдел кадров организует ввод данных о приеме и увольнении с работы не посредственно в систему учета.

Это все обеспечит следующие преимущества: повышение достоверности информации; сокращение ручного труда.

Система электронного документооборота (СЭД) или EDMS (Electronic Document Management Systems) - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в первую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, СЭД включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Эффективное управление документацией на основе СЭД основано на трех составляющих системы:

- технология (на основе современных компьютерных комплексов).

- корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах).

- психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).

В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), переписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами. Помимо этого в СЭД ведется работа с внутренней служебной перепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.

СЭД обеспечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом СЭД является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в СЭД помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.

Процедура ведения классификаторов строго регламентирована. Часть справочников формируется специалистами, ведущими регистрацию (например, классификатор организаций - корреспондентов). Внесение изменений в остальные - прерогатива администратора, кроме того, администратор осуществляет постоянный мониторинг новых позиций классификаторов и при необходимости корректирует их. Таким образом, устраняется возможное дублирование позиций справочников, и устраняются ошибки при регистрации документов. Эффективность работы системы может быть обеспечена только при условии регулярного обучения пользователей и “мягкого” контроля за их действиями в системе (исправление ошибок, соблюдение требований по заполнения обязательных информационных реквизитов и т.п.).

Создание СЭД связано и с изменением роли службы документационного обеспечения: определяются единые технологические требования к организации документооборота с использованием СЭД, устанавливает систему “административных рамок” в работе с документами, что фактически является методологической базой для организации работы с информацией.

В целом установление четкого порядка использования системы и правил работы с информацией является одним из основных факторов, обеспечивших успешное внедрение СЭД и её полноценное использование.

Цели внедрения системы электронного документооборота: автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений, повышение исполнительской дисциплины, наведение порядка в работе с документами, сокращение времени на операции с документами, переход к безбумажным технологиям.

Таким образом, можно определить эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД) в узком смысле для отдельных производств и пользователей.

Рассмотрим подробнее экономию затрат на оплату труда пользователей СЭД.

Расчет условной годовой экономии затрат на оплату труда работников j-й квалификации DС_j при изменении трудоемкости процессов подготовки и обработки информации в результате внедрения СЭД определяется по формуле:

DС_j = С_зпj (Q₁ – Q₂) А₂ / Ф_j,

где С_зпj – годовой фонд заработной платы работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, руб.; Q₁, Q₂ – трудоемкость подготовки и переработки единицы данных в базовом и новом вариантах программного продукта, чел./ч; А₂ – годовой объем работ по подготовке и переработке данных в новом варианте программного продукта, натуральных ед.; Ф_j – годовой фонд рабочего времени одного работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, ч.

Рассчитаем экономию затрат на оплату труда кадрового работника имеющего оклад 5787 рублей. Следовательно, годовой фонд заработной платы менеджера составляет 69 444 руб. Учитывая, что при пятидневной рабочей неделе, количество рабочих дней 249, годовой фонд рабочего времени составит 1992 часа.

Трудоемкость подготовки и оформления документов при прежнем методе работы и в системе СЭД составляет соответственно 25 [чел./ч.] и 20 [чел./ч.]. Годовой объем работ по подготовке и переработке данных в СЭД (в натуральных единицах) составляет ≈ 80 документов.

Таким образом, получаем экономию затрат на оплату труда менеджера:

DС =69 444 · (25 – 20)· 80 / 1992=13 944,58 рублей,

что составляет 20% от годового фонда заработной платы кадрового работника, занятого подготовкой и переработкой документов в автоматизированной системе документооборота.

Заключение

В работе было проведено исследование теоретических и практических исследований организации первичного учета в ООО «Мет-Инфо».

На основании теоретических исследований проведенных в работе можно сделать следующие выводы. Основной целью системы первичного учёта следует считать обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта. Первичный учёт являет собой полноценную составляющую бухгалтерского и управленческого учёта. В теории бухгалтерского учёта, первичный учёт представлен как начальная стадия учётного процесса. Она включает документирование операций, представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив.

Элемент системы организации первичного учета – организация работы с документацией. Как и во всех других подсистемах, создание графиков документооборота и доведение их до исполнителей – существенный шаг в плане оптимизации системы организации работы с документами. Большое количество нарушений в работе с документами, полученными от других предприятий, требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению. В частности, службам, ответственным за совершение хозяйственных операций с другими предприятиями, необходимо давать четкие инструкции на то, какой должна быть документация, принимаемая ими от других организаций.

В ООО «Мет-Инфо» организация первичного учета основана на положении учетной политики организации, осуществляется он бухгалтерской службой ООО «Мет-Инфо». Для каждого документа в бухгалтерском учете ООО «Мет-Инфо» существует свой путь движения, т.е. свой документооборот.

Одним из недостатков организации документооборота в ООО «Мет-Инфо» является то, что сотрудники предприятия тратят очень много времени на поиск необходимых данных или воссоздание документов, уже существующих. Для устранения указанных недостатков на предприятии рекомендуется внедрить систему электронного документооборота. Также к важным недостаткам первичного бухгалтерского учета на ООО «Мет-Инфо» является учет ТМЦ на складе, в связи с использованием устаревших форм документов. А также не применяются приходные ордера и акты о приемке материалов.

Для устранения данных недостатков рекомендовано - повысить достоверность первичного учета путем внедрения системы электронного документооборота.

Среди мероприятий, рекомендованных ООО «Мет-Инфо», способствующих повышению эффективности этой подсистемы, следует выделить следующие. В первую очередь – использование на всех участках учета унифицированных форм документации.

Кроме того:

- создание графиков документооборота и доведение до исполнителей их функций при создании и проверке первичного документа;

- издание распорядительной документации по определению круга лиц, отвечающих за совершение той или иной хозяйственной операции и имеющих право подписи первичных документов;

- контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации (вменение в обязанность бухгалтера, производящего обработку документа, этой функции через должностные инструкции и установление ответственности за ее несоблюдение);

- внедрение системы электронного документооборота для уменьшения трудоемкости операций.

На стадии регистрации документов в учетных регистрах во избежание ошибок и нарушений целесообразно использовать «метод служебных записок» – своего рода инструктивный материал для конкретной бухгалтерской службы, описывающий порядок бухгалтерской обработки того или иного документа. В служебной записке должно быть определено:

- какой оперативный факт отражает тот или иной обрабатываемый первичный документ;

- какая информация должна содержаться в правильно заполненном документе;

- какую бухгалтерскую проводку, в каком учетном регистре и в какой срок следует выполнить на основании этого документа.

Кроме того, риск неполного отражения документов в учетных регистрах снижают сквозная нумерация (предпочтительнее предварительная или автоматическая) и централизованная регистрация поступающих документов.

В плане организации хранения документов целесообразно использование графиков документооборота и должностных инструкций, а также повышение статуса архивной службы при организации работы с переданными в архив документами (путем издания соответствующих положений об организации архивной службы на предприятии).

При использовании документов в текущей работе руководству предприятия следует обеспечить правильную организацию доступа к первичным документам (при автоматизированных системах обработки данных – через систему паролей, при неавтоматизированной – с помощью организации рабочих мест с целью предотвращения несанкционированного доступа к документам – опять же через систему должностных инструкций и определения ответственности за халатность при работе с документами).

Элемент системы организации первичного учета – среда функционирования системы организации первичного учета.

Среда, в которой работает система организации первичного учета, – фактор объективный, однако у предприятия есть реальные возможности усовершенствовать некоторые внутренние факторы, воздействующие на организацию первичного учета. А для этого усовершенствование системы должно быть признано проблемой, требующей решения. Руководство может реально повлиять на оптимизацию системы организации первичного учета через построение автоматизированной системы учета (в том числе и первичного). Полностью автоматизированная система первичного учета практически устраняет риск таких элементов системы, как создание документа, его первичная обработка и регистрация в учетном регистре.

Список используемой литературы

1. Федеральный закон РФ от 21 ноября 1996 г. «О бухгалтерском учете»

2. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»

3. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98. Утверждено приказом МФ РФ от 09.12.98 г. №60н.

4. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99. Утверждено приказом МФ РФ от 06.07.99 г. №43н.

5. Алборов Р.А. Основы бухгалтерского учёта: учебное пособие. – М.: Дело и Сервис, 2008.

6. Астахов В.П. Теория бухгалтерского учёта. – М.: Издательский центр «МарТ».

7. Бабаев Ю. А. Теория бухгалтерского учета: Учебник для вузов. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНИТИ-ДАНА, - 304 с.

8. Бархатнова А. Сроки хранения документов и последствия их утраты // Финансовая газета. - № 44.

9. Безруких П.С. Бухгалтерский учёт. – М.: Бухгалтерский учёт, 2009.

10. Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. – 2008. - №№ 7-8.

11. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учеб. пособие / Под ред. проф. В.Д. Новодворского. – М.: ИНФРА-М. – 254 с.

12. Бухгалтерский (финансовый) учет-учебник для вузов/ Под ред. Ю.А. Бабаева. - М.: Вузовский учебник.

13. Бухгалтерский учёт: основные документы. Профессиональные комментарии. – М.: ИД ФБК-Пресс, 2009.

14. Бухгалтерский учёт: учебник для вузов/ под ред. Бабаева Ю.А., Комиссаровой И.П. – М.: ЮНИТИ,.

15. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов/ Под ред. проф. Ю.А. Бабаева.- М.: ЮНИТИ-ДАНА,-476с.

16. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник для вузов / Под ред. Ю.Г. Касьянова - М.: Вузовский учебник.-525с.

17. Василевич И.П., Ширкина Е.И. Теория бухгалтерского учета.: Учебное пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2011 - 312 с.

18. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учёт. – М.: Проспект.

19. Данилевский Ю.А., Шапигузов С.М. и др. Аудит: Учебное пособие. – М.: ФБК-ПРЕСС, 2012.

20. Елгина Е.Б. Первичные документы. – М.: Статус-кво, – 452с.

21. Камышанов П.И., Камышанов А.П. Бухгалтерский финансовый учет: Учеб. Пособие. – М.: Омега-Л. – 638 с.

22. Касьянова Г.Ю. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учёте. – М: Информцентр XXI века, 2008.

23. Кирьянова З.В. Методологические и организационные основы первичного учета. - М.: Финансы и статистика.

24. Кирьянова З.В. Методологические и организационные основы первичного учёта. – М.: Финансы и статистика, 2009.

25. Кирьянова З.В. Теория бухгалтерского учета. - М.: Финансы и статистика.

26. Климова М. А. Делопроизводство в бухгалтерии. - М.: Издательство РИОР, 2010. - 157 с.

27. Коваль Л.С. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учебно-методическое пособие.- М.: Гелиос АРВ, 2013.- 464с.

28. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. - М.,- 720 с.

29. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт. – М.: ИНФРА-М, 2008.

30. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: ИНФРА – М, – с. 645.

31. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами: учебник. – М.: Финансы и статистика, 2011г.

32. Кутер М.Л. Теория бухгалтерского учета: учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика,. С. 17.

33. Новодворский В.Д., Белова Е.Л. Рабочий план счетов в системе бухгалтерского учета. Учебно - практическое пособие. - М.: Экономист.

34. Подольский В.И., Макарова Н.С. Аудит первичного учета предприятий: Практическое пособие. - М.: ЮНИТИ-ДАНА. - 173 с. - (Серия "Аудит: организация и технологии")

35. Подольский В.И., Макарова Н.С. Аудит первичного учёта предприятий: практ.пособие. – М.:Юнити-дана, 2008.

36. Пошерстник Н.В., Мейксин М.С. Самоучитель по бухгалтерскому учету. Издание 10-е, переработанное и дополненное. - СПб.: "Издательский дом Герда", - 608 с.

37. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря. - М., 2009.

38. Сборник Положений по бухгалтерскому учету (ПБУ 1 - 19). - М.: Бухгалтерский учет, 2009.

39. Смирнова С.А. Произвдство: бухгалтерский и налоговый учёт. – М.: Альфа-Пресс,.

40. Смышляева С.В. Типичные бухгалтерские ошибки: практика их выявления и исправления. Анализ последствий. – М.: МЦЭФР.

41. Справочная литература ООО «Учебно - методический и образовательный центр «Партнер»

42. Викентьевой С.С., Клочковой Е.В. консультантов СТАБУС "Учетные регистры", в журнале "Бухгалтерский учет" № 10.

43. Теория бухгалтерского учета: Учебник / Под ред. Е.А. Мизиковского. - М.: Юристъ, 400 с.

44. Тумасян Р.З. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. 2-е издание – М.: ООО «НИТАРАЛЬЯНС»,895с.

45. Финансовый учет: Учебник / Под ред. проф. В.Г. Гетьмана.- М.: Финансы и статистика, 640с.

46. Фридлан А.Я., Ханамирова Л.С. Учетная политика предприятия. -М. - 96 с.

47. Хоружий Л.И. Бухгалтерский учет. - М.: Колос, 2010.

Размещено на Allbest