Підготовка та проведення конференції

У наші дні конференції стали однією з найпоширеніших форм обговорення різноманітних питань між офіційними і неофіційними представниками двох або більше країн. Конференції проводяться для обговорення спірних питань або питань, що цікавлять всіх учасників. На практиці виробилися певні правила скликання, підготування і проведення конференцій.

Насамперед, необхідно створити підготовчий (організаційний) комітет - оргкомітет. Причому підготування конференції найкраще почати не пізніше ніж за півроку до часу її скликання, залучаючи якнайбільше активістів-ентузіастів.

При оргкомітеті створюється робоча група, що веде всі поточні справи і, найголовніше, листування з потенційними учасниками. На першому засіданні оргкомітету вирішуються звичайно два головних питання - хто буде брати участь у конференції і хто буде її фінансувати.

На суспільну конференцію запрошення звичайно посилаються за два-три місяці до відкриття. Відповідати на отримане запрошення треба в усіх випадках, незалежно від того, приймаєте ви його чи ні. Мотиви відмови повинні обов'язково вказуватися у відповіді. Ваша неоперативність може бути сприйнята як навмисне нанесення образи.

Якщо в конференції беруть участь делегації іноземних держав, то необхідно підготувати програму перебування. При цьому необхідно враховувати інтереси людей, пов'язані з профілем їхньої роботи, цілями поїздки і т.д. Програма попередньо погоджується з гістьми, при цьому зверніть увагу на пунктуальність її виконання. Всякий відступ від програми буде сприйнято, хочете ви цього чи ні, як результат недостатньої готовності сторони, що приймає, виконати взяті на себе зобов'язання. Складаючи програму, бажано спланувати її таким чином, щоб вона носила загальнопізнавальний характер і в той же час дозволяла задовольнити фахові інтереси її членів.

У нашій країні програми міжнародних конференцій передбачають огляд визначних пам'яток, відвідини промислових підприємств, навчальних або наукових закладів, а також відвідини музеїв і театрів. Під час цих заходів делегацію гостей повинні супроводжувати керівники або представники відповідних установ. Важливо, щоб уже з перших хвилин свого перебування гості відчули уважне, турботливе відношення до себе.