Процесс формирования выписки

1. Заявление студента.

Заявление содержит следующие сведения о студенте: фамилия, имя и отчество, учебный поток.

2. Формирование шаблона выписки из учетной карточки:

a. на основании данных о студенте документовед находит учетную карточку студента, содержащую сведения об изученных дисциплинах и их трудоемкости, его успеваемости, определяются темы курсовых работ и проектов, результаты прохождения практик;

b. формы отчетности и часы (трудоемкость) изучения дисциплин сверяются с учебным планом потока, результаты сверяются с данными из зачетно-экзаменационных ведомостей и зачетной книжки;

c. отобранные данные заносятся в документ, шаблон которого определен внутренним документооборотом ВУЗа.

3. Утверждение выписки деканом.

4. Выдача заказанной студентом выписки из учетной карточки (факт передачи фиксируется в журнале выдачи документов деканатом).

Процессы: Принятие заявления, Сбор данных, Подготовка выписки, Выдача выписки.

Проект: Формирование выписки из учетной карточки студента в деканате.

Цель проекта: Определить действия, необходимые для подготовки выписки из учетной карточки студента.

Точка зрения: документовед деканата.

Инструментарий: методология функционального моделирования IDEF0 и приложение MSVisio.

Список данных:

- учетная карточка;

- сведения о студенте;

- заявление студента;

- декан факультета;

- документовед;

- учебный план;

- документооборот;

- сведения об успеваемости студента;

- темы курсовых работ;

- шаблон выписки;

- выписка.

В модели использованы функции:

Формирование выписки - A0;

Принять заявление на составление выписки - А1:

Выполнить проверку на полноту данных в заявлении - А11;

Зарегистрировать заявление студента - А12;

Получить резолюцию декана на заявлении - А13.

Выполнить сбор данных по успеваемости - А2:

Найти учетную карточку студента - А21;

Составить список изученных дисциплин и отчетностей - А22;

Уточнить темы курсовых работ - А23.

Подготовить выписку - А3:

Заполнить данными шаблон выписки - А31;

Проверить результат внесения данных - А32; 12

Распечатать выписку - А33;

Утвердить выписку у декана - А34.

Выдать выписку - А4:

Зарегистрировать выдаваемую выписку в журнале - А41;

Передать выписку студенту - А42.

Словарь.

Выписка - документ, содержащий сводные сведения о семестровой успеваемости студента по изученным дисциплинам и практикам.

Заявление - обращение студента к руководству факультета с просьбой сформировать и выдать выписку дисциплин, пройденных студентов за период обучения. Список дисциплин содержит данные о трудоемкости дисциплины в семестре и оценке.

Студент - обучаемый в учебном заведении.

Учебный план - документ, регламентирующий перечень дисциплин внутри семестра, форму отчетности, семестр изучения.

Учетная карточка - документ, содержащий сведения о студенте, данные по успеваемости по семестрам. И т. д.

В результате анализа процессов, составляющих формирование выписки, была составлена контекстная IDEF0-диаграмма процессов.

Порядок и требования к сформированной выписке определены в инструкциях, утвержденных руководителем вуза. Шаблон выписки определен внутренним документооборотом.

Для выполнения основного процесса требуются заявление от студента на составление выписки и учетная карточка студента, содержащая сведения об его успеваемости по семестрам. Основными исполнителями процесса являются сотрудники деканата. Результатом формирования выписки является выписка, выданная студенту на руки.

Рис.1 Контекстная диаграмма процесса составления выписки из учетной карточки студента

Готовая выписка подписывается деканом и выдается студенту.

Рис. 2. Диаграмма первого уровня процесса формирования выписки

Лабораторная работа № 1

Цели: применение системы стандартов в области ПО, методов функционального и системного моделирование, построение структурных моделей бизнеса.

Средства выполнения задания: MS Visio, MS Word.

Изучить теоретический материал, дать письменные ответы на контрольные вопросы и выполнить практическое задание.