Зовнішня та внутрішня структура документа

Зовнішня побудова документа - це зовнішня конструкція документа, що дозволяє ідентифікувати його як той чи інший вид.

Головним завданням зовнішнього вигляду документа (окрім електронного) є надання йому такої форми, яка б викликала у користувачів зацікавленість в отриманні інформації.

Для службового документа - це його бланк як носій інформації. Залежно від розмірів бланка і якості його виготовлення приймається рішення щодо подальшої роботи з ним.

Для картографічних видань основними елементами зовнішнього оформлення є його носій, титул, пенал для зберігання тощо.

Кінодокументи можуть мати такий склад зовнішніх елементів: короб, бобіна, кінострічка, етикетка з назвою тощо.

Книжкове видання має такий склад зовнішніх елементів: обгортка, суперобгортка, палітурка, книжковий блок, форзац, корінець, футляр тощо.

Музичний документ різниться складом зовнішніх елементів. Це може бути, наприклад, окрема грамплатівка чи диск та його упакування: зовнішній конверт або коробка, внутрішній конверт або поліетиленовий пакет; аркуші-вкладиші з супровідним текстовим матеріалом тощо.

Внутрішня структура документа - це його внутрішня будова, сукупність пов'язаних між собою елементів та частин, які дозволяють більш ефективно виконувати пошукову діяльність, сприймати й використовувати інформацію, яка в ньому міститься. Ця інформація об'єднує документ в одне ціле й підпорядковує його внутрішні компоненти один одному.

Склад внутрішніх структурних елементів та частин документа у більшості випадків визначається його видом.

Наприклад, організаційно-розпорядчі документи мають таку внутрішню структуру:

- заголовок з найменуванням автора;

- найменування документа (окрім офіційних листів);

- текст з додатками;

- підписи;

- позначки тощо.

Видання може містити наступні елементи та частини:

- вихідні відомості;

- зміст;

- передмова;

- вступна стаття;

- основний текст;

- післямова;

- додатки.

Діафільм, як різновид кінофотофонодокумента, може різнитися елементами, на яких розташовуються: вихідні відомості; відомості про кількість кадрів, їх колір та розмір; кількість роликів; тривалість демонстрації; вартість тощо.

3.2 Логічна послідовність тексту документа

Логічна послідовність як необхідна ознака кожного ділового документа реалізується за допомогою причинно-наслідкових зв'язків у межах одного речення чи в повному тексті. Крім причинно-наслідкових зв'язків, логічна послідовність може виражатися за допомогою протиставлення. Наприклад: Підготовчі курси технологічного інституту повідомляють про набір слухачів, проте слід зауважити, що приймаються особи, які закінчили середню школу чи інший середній навчальний заклад.

Важливим у документі може бути й суворе дотримання певної послідовності викладу матеріалу, підкреслення наступності чи черговості подій або явищ. Це досягається за допомогою слів: спочатку, водночас, потім тощо.

Наприклад: Довго стоїть на ґанку не наважуючись зайти, а потім, підібгавши вуста, надавши своєму зораному зморшками обличчю гідності, одважується (Є. Гуцало).

Одним із способів вираження логічної послідовності є виділення мети за допомогою слів: тому, тому що, для цього, з цією метою та ін. Наприклад: Необхідно навчати студентів мистецтву слова — найдавнішому засобу виховання, тому що мова не тільки засіб спілкування, а й море інформації про світ, про свій народ, його культуру, традиції, звичаї.

Загальна логічна послідовність документів досягається за допомогою слів на позначення результативності (таким чином, у результаті, отже, тощо). Наприклад: Отже, ліцензійна торгівля охоплює переважно електротехнічну й електронну промисловість, загальне машино-, приладобудування, автомобільну, авіаракетну промисловість, хімію й нафтохімію, біотехнологію, ресурсозберігаючі технології.

4.1. Мова і професія.

Кожна національна мова — універсальна система, в якій живе національна душа кожного народу, його світ і духовність. Українська мова — невмирущий скарб істини, краси, благородства, знань, мистецтва. Сьогодні йдеться про розширення сфер функціонування української мови. Це засіб не лише спілкування, а й формування нових вироб­ничих відносин.

Мова як інструмент здобуття знань, як засіб життє­діяльності людини має велике значення для всіх. Оскільки мова не тільки обслуговує сферу духовної культури, а й пов'язана з виробництвом, з його галузями і процесами, із соціальними відносинами, вона — елемент соціальної сфе­ри.

У сучасному житті по-новому розглядаються питання функції мови. Старий поділ на професії "інтелігентні” та "неінтелігентні” зникає. Основний критерій — знання свого фаху, рівень опанування професійною термінологією.

Науково-технічний прогрес, перебудова соціально-економічної й політичної системи в країні насичують нашу мову новими поняттями, термінами. Разом з піднесенням рівня знань представників різних професій підвищуються і вимоги до мови.

Ми стали свідками народження нових професій і форму­вання їх мови. У зв'язку з упровадженням української мови на підприємствах та в установах помітно збагачується слов­ник різних професій новою науково-технічною, суспільно-політичною лексикою і термінологією.

Що означає знати мову професії?

Це — вільно володіти лексикою свого фаху, нею кори­стуватися.

Мовні знання — один з основних компонентів профе­сійної підготовки.

Оскільки мова виражає думку, є засобом пізнання та діяльності, то правильному професійному спілкуванню лю­дина вчиться все своє життя.

Знання мови професії підвищує ефективність праці, до­помагає краще орієнтуватися в складній професійній ситу­ації та в контактах з представниками своєї професії.

4.2. Професійна лексика.

Науково-технічний прогрес наповнив мову новими по­няттями, що властиві різним професіям. Мова представ­ників різних галузей виробництва, народного господарства дедалі збагачується і цей процес відбувається завдяки формуванню мови трудівника будь-якої професії, усуненню мовних примітивізмів, збагаченню науково-технічною, су­спільно-політичною лексикою і термінологією, появі нових понять.

Що ж таке професіоналізми? Професіоналізми виникають, коли та чи інша спеціальність чи фах, або вид занять не мають розвиненої термінології (мова мисливців, рибалок тощо).

Друга група професіоналізмів — це загальнозрозумілі слова, які, проте, не є літературними.

Знати мову професії — означає знати лексику, логіку вислову, структуру формулювань. Для ділових документів споріднених установ професіоналізми можливі й зрозумілі, але для міжвідомчих справ вони небажані.

До професіоналізмів належать слова, вжиті в особливо­му, специфічному значенні із якоїсь професійної сфери. Наприклад, літературна норма не допускає вживання абс­трактних іменників у множині, а в мові професійній такі випадки трапляються.

Часто слова означають наявність якихось ознак (якіс­ний, кваліфікований). У деяких професійних колективах вони вживаються на позначення високого (найвищого) рів­ня тієї самої ознаки.

У межах одного колективу, однієї спеціальності може народжуватися безліч нових професіоналізмів. Нові слова виникають за рахунок словоскладання, нових префіксів та суфіксів. Серед префіксів найпоширенішими є: до- (доу­комплектувати, дообладнати); недо- (недопромисел, не-довнесок); за- (задебетувати, запроцентувати); над-, серед-; серед суфіксів -ість, -ат, -ація та ін.

Що вища мовна культура, то менше буде можливостей для появи професіоналізмів, особливо в діловому мовленні.

Засмічують мову й недоречно вжиті слова, що давно вийшли з ужитку. Проте в мові документів законодавчого характеру трапляються такі, які в літературній мові вважа­ються застарілими, а в юридичних документах належать до активної лексики.

Застарілі слова в офіційних документах іноді вживають­ся з певною стилістичною метою, надаючи мові певної уро­чистості.

4.3 Вживання м’якого знака, апострофа, великої літери.