Должностная инструкция начальника отдела по связям с общественностью

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена ни в соответствии с составлена настоящая должностная инструкция) положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Начальник отдела по связям с общественностью относится к категории руководителей.

1.2. На должность начальника отдела по связям с общественностью назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее ______ лет.

1.3. Назначение на должность начальника отдела по связям с общественностью и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.

1.4. Начальник отдела по связям с общественностью должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела по связям с общественностью.

- нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок деятельности начальника отдела по связям с общественностью;

- порядок взаимодействия с гражданами, юридическими лицами (в том числе средствами массовой информации) по вопросам деятельности предприятия;

- основы эстетики, этики и социальной психологии;

- этику делового общения;

- порядок ведения деловой переписки;

- состав информации, являющейся государственной, служебной и коммерческой тайной, порядок ее защиты и использования;

- основы экономики, организации труда и управления;

- законодательство о труде Российской Федерации;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда;

1.5. В своей деятельности начальник отдела по связям с общественностью руководствуется:

- положением об отделе по связям с общественностью;

- настоящей должностной инструкцией;

1.6. Начальник отдела по связям с общественностью подчиняется непосредственно предприятия, его заместителю по коммерческим вопросам)

1.7. На время отсутствия начальника отдела по связям с общественностью (болезнь, отпуск, командировка и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового - лицо, назначенное в установленном порядке). Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Начальник отдела по связям с общественностью:

2.1. Осуществляет руководство деятельностью по планированию и организации информационных программ, касающихся работы предприятия.

2.2. Организует учет и регистрацию обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан и юридических лиц.

2.3. Принимает, регистрирует и передает обращения граждан и юридических лиц руководству и исполнителям.

2.4. Контролирует исполнение обращений.

2.5. Самостоятельно принимает меры по обращениям граждан и юридических лиц в пределах своей компетенции.

2.6. Направляет обращения граждан и юридических лиц на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, ставит на контроль обращения, требующие исполнения и ответа.

2.7. Осуществляет контроль за прохождением и своевременным возвращением исполнителями обращений граждан и юридических лиц со всеми документами по их исполнению.

2.8. Формирует исполненные обращения граждан и юридических лиц в дела.

2.9. Осуществляет подготовку обращений граждан и юридических лиц к последующему хранению и использованию, передает законченные производством дела в архив организации.

2.10. Осуществляет справочную работу по обращениям граждан и юридических лиц.

2.11. Организует пресс-конференции для представителей средств массовой информации, других заинтересованных лиц.

2.12. Дает разъяснения заинтересованным лицам по вопросам деятельности предприятия.

2.13. Принимает меры по защите информации, являющейся государственной, служебной или коммерческой тайной.

2.14. Руководит работниками отдела.

III. Права

Начальник отдела по связям с общественностью вправе:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися деятельности отдела.

3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

3.3. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по улучшению деятельности предприятия (отдела).

3.4. Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений организации по вопросам предоставления необходимой информации.

3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.6. Вносить на рассмотрение директора предприятия представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников отдела, а также предложения о поощрении отличившихся работников и привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

3.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Начальник отдела по связям с общественностью несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ПО СВЯЗЯМ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ:

2.1 образование высшее профессиональное

2.2 опыт работы не менее 5 лет

2.3 знания Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела по связям с общественностью.

Нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок деятельности начальника отдела по связям с общественностью.

Порядок взаимодействия с гражданами, юридическими лицами (в том числе средствами массовой информации) по вопросам деятельности предприятия.

Основы эстетики, этики и социальной психологии.

Этику делового общения.

Порядок ведения деловой переписки.

Состав информации, являющейся государственной, служебной и коммерческой тайной, порядок ее защиты и использования.

Основы экономики, организации труда и управления.

Законодательство о труде.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Правила и нормы охраны труда

2.4 навыки работы по профилю

Положения об отделе по связям с общественностью (PR)[3]

I. Общие положения

1. Отдел по связям с общественностью (PR) является самостоятельным структурным подразделением предприятия (организации). (Подразделению может быть присвоено наименование "Пресс-служба", «Пресс-Центр», "Отдел информации и общественных связей" др. Задачи и функции этих структурных образований могут различаться по объему и направленности)

2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора предприятия.

3. Отдел подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.

4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом директора предприятия.

5. В своей деятельности отдел руководствуется: уставом предприятия, настоящим положением.

II. Структура

1. Состав и штатную численность отдела по связям с общественностью утверждает генеральный директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению начальника отдела и по согласованию с ____________________ (отделом кадров; отделом организации и оплаты труда)

2. В состав отдела входят группы специалистов по взаимодействию с государственными и муниципальными органами, по работе со средствами массовой информации и общественными организациями, гражданами, пресс-центр (специалисты по связям с общественностью, редакторы, консультанты, иные специалисты).

3. Начальник отдела по связям с общественностью распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

III. Задачи

1. Информационное представительство предприятия в государственных и муниципальных органах.

2. Обеспечение информацией о деятельности предприятия заинтересованных лиц.

3. Взаимодействие со средствами массовой информации, общественными организациями для своевременного информирования общественности о важнейших событиях в деятельности предприятия.

IV. Функции

1. Планирование и организация информационных программ, касающихся работы предприятия.

2. Создание системы источников деловой информации.

3.Создает и пополняет систематизированный фонд аналитических, статистических и иных материалов по основным направлениям деятельности предприятия.

4. Анализ и обобщение первичной деловой информации, разработка форм ее представления.

5. Формирование с помощью средств массовой информации у общественности объективного представления о предприятии.

6. Представление с помощью средств массовой информации отношения предприятия к экономическим, экологическим и социальным вопросам.

7. Распространение в печати, по радио и телевидению материалов об основных направлениях развития предприятия, социально-экономическом положении предприятия и отрасли в целом, достижениях предприятия в научных исследованиях.

8. Подготовка сообщений, комментариев и аналитических обзоров для средств массовой информации о содержании решений руководства предприятия, о проведении семинаров, конференций, форумов.

9. Обобщение, анализ и доведение до сведения руководства предприятия материалов, опубликованных в печати и посвященных предприятию и отрасли в целом.

10. Реагирование на высказанные в адрес предприятия критические замечания (подготовка выступлений, пресс-конференций и сообщений в средствах массовой информации).

11. Организация пресс-конференций, круглых столов, проведение встреч и интервью с представителями средств массовой информации по актуальным вопросам текущей деятельности предприятия.

12. Подготовка видеофильмов, создание и пополнение видео- и фонотеки о деятельности предприятия и его подразделениях.

13. Обеспечение взаимодействия с центрами изучения общественного мнения и составление собственных программ по изучению и определению мнения общественности о деятельности предприятия.

14. Проведение мероприятий для подключения пользователей к внешним и локальным сетям обмена информацией.

15. Осуществляет информационное наполнение WEB-сервера предприятия, собирает и координирует информацию на сайте предприятия, предоставляемую подразделениями

16. Рассмотрение писем граждан, организация их проверки, подготовка соответствующих предложений, а также организация приема граждан.

Y. ПРАВА

1. Отдел по связям с общественностью имеет право:

1.1. Запрашивать и получать от структурных подразделений предприятия документацию и информацию, необходимую для выполнения отделом своих функций.

1.2. По согласованию с руководителем предприятия привлекать специалистов для подготовки материалов для опубликования в средствах массовой информации.

1.3. Вносить предложения о необходимости командирования специалистов отдела.

1.4. Созывать и проводить совещания по вопросам, входящим в компетенцию отдела, привлекать для участия в них работников предприятия.

1.5. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов, необходимых для выполнения функций, возложенных на отдел.

2. Начальник отдела по связям с общественностью подписывает и визирует документы, связанные с установлением договорных отношений со средствами массовой информации, центрами изучения общественного мнения, пр.

3. Начальник отдела по связям с общественностью также вправе:

3.1. Вносить предложения о перемещении работников отдела, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

VI. Взаимоотношения (служебные связи)

1.Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел по связям с общественностью взаимодействует:

2.1. Со всеми подразделениями предприятия по вопросам:

- подготовки материалов в СМИ (получение разъяснений специалистов предприятия, технических консультаций, отчетов о выполнении планов, мнений работников на сообщения в СМИ о предприятии, пр.)

2.2. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой материалов для размещения в СМИ, а также привлечения к ответственности СМИ, разместивших недостоверную информацию о предприятии.

VII. Ответственность

1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела по связям с общественностью.

2. На начальника отдела по связям с общественностью возлагается персональная ответственность за:

2.1. Организацию деятельности отдела по выполнению возложенных на отдел задач и функций.

2.2. Организацию оперативной и качественной подготовки материалов для размещения в средствах массовой информации.

2.3. Достоверность информации, предоставленной средствам массовой информации и другим заинтересованным лицам.

2.4. Соблюдение режима доступа к информации, являющейся государственной, коммерческой и служебной тайной, а также использование этой информации сотрудниками отдела в служебных целях.

2.5. Подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела.

3. Ответственность сотрудников отдела по связям с общественностью устанавливается должностными инструкциями.