Закупочная деятельность на предприятии

Закупочная деятельность - это определенный вид деятельности в системе маркетинга, связанный с процессом управления обменом произведенными предприятием товарами и услугами, с покупателем, оплачивающим последние по оговоренной цене. Организация службы закупок может происходить: Децентрализовано-закупки осуществляются каждым подразделом самостоятельно исходя из своих потребностей. Централизовано-на предприятии существует служба, специализированная на выполнении закупочных функций для потребностей всех подразделений.

Процесс закупки:

1) Возникновение потребности (вывод из строя, аварии, пополнение нормальных запасов и др.)

2) Составление приложения № 1

3) Согласование с начальником отдела закупок

4) Передача логистам (в соотв. с должностными инструкциями)

5) Отправление запроса потенциальным поставщикам

6) Получение счет-фактуры от поставщика или коммерческого предложения

7) Выбор наиболее выгодного предложения

8) Составление конкурентного листа (приложение № 5)

9) Составление приложения № 3

10) Подача на рассмотрение бюджетной комиссии

11) Заключение договора поставки согласно оговоренным условиям

12) Поставка товара

13) Уведомление о ТМЦ службе заказчика.

Этапы процесса закупок:

1. Инициатор по мере возникновения необходимости, в пределах годового плана закупок, оформляет аргументированную служебную записку по установленной форме (Приложение № 1 к настоящему Регламенту - далее Приложение №1) на имя заместителя Генерального директора по коммерческим вопросам. Служебная записка согласовывается с Исполнителем на предмет соответствия характеристик заявляемых товаров (работ, услуг) нормативной (ГОСТ, ТУ и пр.), технической документации, при этом Исполнитель имеет право потребовать дополнительную информацию для томной идентификации предмета закупки, а также обоснования необходимости приобретения. Исполнитель проверяет обоснованность (с учетом имеющихся остатков ТМЦ в местах хранения, норм расхода) заявленного объёма закупки. Далее служебная записка подписывается руководителем структурного подразделения Инициатора закупки и соответствующим руководителем центра финансовой ответственности (далее - ЦФО), который рассматривает необходимость закупки, обоснованность и сроки проведения закупки товара (работ, услуг) для структурного подразделения именно в том объеме, который в ней указан. К служебной записке прилагаются сопутствующие документы, которые могут способствовать положительному решению по закупке (дефектные акты, предписания, бизнес-планы, экономическое обоснование, сведенья об остатках на складах и в кладовых и пр.). Исполнитель представляет заявку (Приложение №1) для визирования заместителю Генерального директора по коммерческим вопросам.

В обязанности Инициатора входит периодический контроль остатка ценностей на складах Общества и бюджета подразделений, выделенного в начале года в отделе бюджетирования. В начале года каждое структурное подразделение составляет и утверждает в бюджетной комиссии годовую потребность в ТМЦ в денежном выражении. Инициатор обязан подавать заявки Исполнителю в рамках суммы, утвержденного бюджета (за исключением непредвиденных ситуаций). Допускается совместное планирование периодичности и объема завоза с Исполнителем с целью исключения случаев превышения установленных лимитов.

При планировании закупки товара (работ, услуг), в обязанности Инициатора входит контроль лимита складских остатков, установленного приказом (распоряжением) по Обществу. Инициатор обязан подавать заявки Исполнителю в рамках утвержденных лимитов складских остатков с учетом планируемого расхода и поступления товара (работ, услуг). При закупке ТМЦ (работ, услуг) по инвестиционному проекту Инициатор обязан указывать название проекта. При закупке товара (работ, услуг) для поддержания страхового запаса Инициатор обязан указывать наименование и дату документа, согласно которому установлен нормативный запас и предъявить данный документ по первому требованию любой службы, вовлеченной в процесс согласования закупки.

Сроки предоставления Инициатором заявок (Приложение №1) в отдел закупок:
- для закупок по Республике Беларусь и стран ближнего зарубежья - не позднее 10-го числа месяца, предшествующего месяцу осуществления закупки;
- для закупок из стран дальнего зарубежья - не позднее, чем за 1,5-2 месяца до требуемой даты поставки;
- для закупок из Ближнего и Дальнего Востока, включая Китай, и стран, находящихся на других континентах не позднее, чем, за 2,5-3 месяца до требуемой даты поставки.

Срок исполнения заявки может быть скорректирован на срок поставки, который указывается в контракте Поставщиком, а также ввиду срочности.

Заявки (Приложение №1), подаваемые в отдел закупок, должны изначально оформляться в электронном виде и направляться на электронную почту отдела закупок по электронному адресу [email protected] с указанием в поле «Тема» названия подразделения службы, от которой исходит заявка. Данный документ будет принят в работу только после поступления в отдел бумажного носителя со всеми необходимыми визами.

2. Служебная записка (Приложение № I), после нанесения резолюции (визы) заместителя Генерального директора по коммерческим вопросам передается руководителю службы, ответственному за ее исполнение (Исполнителю), для дальнейшей проработки вопросов, связанных с проведением процедуры закупки.

3. Исполнитель осуществляет предварительную проработку рынка для выявления основных его участников и определения ориентировочной суммы закупки. Рассылается официальный запрос потенциальным поставщикам.

От претендентов, предлагающих осуществить поставку товара (работ, услуг) в адрес ОАО «Керамин», Исполнитель должен получить полную информацию по стоимости предлагаемых к поставке товаров (работ, услуг) с указанием качественных характеристик, порядка расчетов, сроков поставки (выполнения работ, оказания услуг) и других, необходимых для оценки и обоснования выбора Поставщика. Ответственность за выбор поставщика и подбор претендентов возлагается на Исполнителя.

По завершении процедуры выбора поставщика Исполнитель готовит служебную записку по установленной форме (Приложение № 2 или Приложение № 3 к настоящему Регламенту - далее Приложение №2 или Приложение №3) и направляет на согласование и визирование в отдел анализа и контроля, отдел финансового менеджмента и заместителю Генерального директора по коммерческим вопросам.

Приложение №2 заполняется Исполнителем и случае необходимости включения рамочного договора, по которому предполагается ввоз товара (оказание услуг, выполнение работ) в течение года или иного периода но отдельным спецификациям, счетам-фактурам, приложениям к договору. В случае необходимости получения разрешения на ввоз товара (оказание услуг, выполнение работ) при наличии действующего договора (а также на разовую закупку по счету), Исполнитель на каждую поставку заполняет Приложеиие №3. На первую закупку по рамочному договору Приложение №3 может подаваться одновременно с Приложением №2.

Оформленный в соответствии с указанными требованиями пакет документов передается на регистрацию в отдел бюджетирования для последующего рассмотрения бюджетной комиссией.

Каждая служба, вовлеченная в процесс визирования документов на закупку, несет ответственность по направлениям, входящим в ее компетенцию. Очередность визирования строго не регламентируется. Отделом бюджетирования принимаются только документы, полностью прошедшие процедуру предварительного визирования.

4. Конкурентный лист составляется в соответствии с установленным регламентом. От 30 базовых величин – не нужно составлять конкурентный лист. В случаях, когда сумма закупки однородных товаров (работ, услуг) составляет от 30 до 100 базовых величин, Исполнителем составляется конкурентный лист (Приложение № 4 к настоящему Регламенту - далее Приложение №4). Если сумма закупки составляет от 100 до 1000 базовых величин осуществляется процедура запроса ценовых предложений. Информация о закупках размещается отделом анализа и контроля на торговой площадке icetrade.by. Если сумма составляет свыше 1000 базовых величин, то Исполнитель сообщает Инициатору закупки о необходимости оформления плана-задания (Приложение № 5) на проведение конкурсной процедуры.

В случае проведения конкурсной процедуры Исполнителю в течение 2 дней по её окончании выдается выписка.

5. Бюджетная комиссия рассматривает представленные Исполнителем материалы по предполагаемой закупке в соответствии с действующим Регламентом деятельности бюджетной комиссии. После чего выносит решение об одобрении закупки либо об отказе ее проведения вследствие отсутствия острой необходимости (наличия сверхнормативных остатков, завышения объема поставки) или низкой экономической эффективности, либо по другим признакам, которые свидетельствуют о том, что данная закупка не соответствует интересам ОАО «Керамин».

При положительном решении бюджетной комиссии Исполнитель приступает к заключению договора в установленном порядке.

В случае отрицательного решения бюджетной комиссии пакет документов в тот же день возвращается Исполнителю, который сообщает Инициатору о необходимости дополнительного обоснования закупки.

6. Закупка товара, выполнение работ, пользование услугами допускается только после надлежащего оформления документов согласно настоящему Регламенту и получения разрешения Бюджетной комиссии Общества.

7. После закупки товаров (выполнения работ, оказания услуг) Приложение № 3 дополняется необходимой информацией (платежные реквизиты поставщика, номер и дата счета-фактуры, ТТН-1, ТН-2, акта выполненных работ (оказанных услуг), заказа-наряда и пр.) и возвращается в отдел бюджетирования для проведения платежа.

8. Отделом бюджетирования ведется учет израсходованных структурным подразделением средств, согласование переноса остатков лимитов с одного подразделения на другое в рамках одного ЦФО с резолюции руководителя данного ЦФО.

9. Списание средств из бюджета закупок подразделения происходит после утверждения суммы закупки на заседании Бюджетной комиссии. Сумма списывается с бюджета того месяца, который указан в графе 7 Приложения
№ 3 (планируемая дата ввоза ТМЦ, период оказания услуг, выполнения работ (согласно договору и т.п.)).

10. Оформление договора закупки товара (выполнения работ, оказания услуг) с контрагентом, одобренным бюджетной комиссией, осуществляется Исполнителем в установленном в ОАО «Керамин» порядке согласно действующему Положению о договорной работе. В случае, если закупка происходит по счету, данный счет проходит проверку в юридическом отделе.

11. За неисполнение решений бюджетной и конкурсной комиссии, нарушение требований данною Регламента, виновные лица несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь и локальными нормативно правовыми актами ОАО «Керамин».

Заключение

В ходе прохождения учебно-ознакомительной практики в ОАО «Керамин» я изучила историю, организационную структуру предприятия, а также с систему организации закупки.

Отдел закупок входит в службу снабжения ОАО «Керамин». Сильной стороной этого отдела является оперативность выполнения поставленных задач, основанная как на специальных знаниях, полученные в разных областях, так и на практическом опыте сотрудников в сфере закупок, понимании степени необходимости и срочности обеспечения непрерывного производственного процесса и хозяйственной деятельности, однако слабой стороной является зависимость от своевременности обращения с заявками подразделений ОАО «Керамин», отсутствие четкого прогноза и планирования завоза некоторых материалов из-за часто меняющегося плана производства и как следствие образование запасов на складах, в которых в конкретный момент нет потребности.

В целом в организации сложился благоприятный климат работы персонала, все работники работают как одна команда, за время прохождения практики не было замечено конфликтных ситуаций между работниками. Мною были приобретены практические навыки работы в коллективе организации.

Список использованных источников: