Документальное оформление и учёт поступления материалов

Материалы могут поступать на предприятия в результате их покупки (приобретения за плату), внесения учредителями в уставный капитал организации, могут быть приобретены подотчётными лицами и безвозмездно (по договору дарения).

Покупка. Приобретение материалов у поставщиков производится на основании заключённых с ними договоров. В этом случае организация получает от поставщика расчётные документы (платёжные документы, счета, товарно-транспортные накладные и др. документы) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты и др.).

В организации все поступившие документы регистрируются в журнале учёта поступающих грузов. При этом необходимо проверить соответствие данных этих документов договорам поставки (ассортимент, цену, количество, сроки поставок). Затем – акцептовать расчётные документы, т.е. дать согласие на их оплату (акцепт – это согласие на оплату) или мотивированно отказаться полностью или частично от акцепта.

Далее необходимо передать документы в соответствующие подразделения организации в установленные сроки (бухг. служба, финансовый отдел и др.).

Для получения материала со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу (экспедитору) выдаётся доверенность на получение груза.

При приёмке материалов на склад предприятия они подвергаются тщательной проверке, и если все данные документов соответствуют фактическому количеству и качеству поступивших материалов, то материалы приходуются приходным ордером формы М-4
(просто приходным, а не кассовым ордером!).

Если выявлены какие-либо несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству, качеству, указанным в документах поставщика, а также когда на материалах имеются царапины, вмятины, бой, то приёмку производит комиссия, которая выписывает акт о приёмке материалов, являющийся основанием для предъявления претензий поставщику или транспортной организации. В этом случае приходные ордера НЕ оформляются.

Поступление материалов:
- от поставщиков
Д 10 К 60
Д 19 К 60 – на сумму НДС по поступившим материалам
Д 60 К 51 – оплата поставщикам за материалы
Д 68 К 19 – по мере поступления материалов на расчёты с бюджетом списывается НДС

- приобретение материалов подотчётными лицами отражается записью:
Д 10 К 71
- материалы могут быть внесеныучредителями в уставный капитал при создании организации:
Д 10 К 75
- при безвозмездном получении (в рез-те дарения) составляются след. записи:
Д 10 К 98/2 – на рыночную стоимость поступивших материалов.

Пример: Д 10 К 98/2 – 30 000
Д 20, 25, 26 К 10 – 18 000 – отпущены материалы в производство на сумму 18 000 р.
Д 98/2 К 91/1 – 18 000 – стоимость безвозмездно полученных материалов в сумме материалов, отпущенных в производство, относится на прочие доходы организации для целей налогообложения налогом на прибыль.

Когда при приёмке материалов, поступивших от поставщиков, выявлена недостача или порча, то сумма недостачи в пределах норм естественной убыли (утряска, усушка, бой):
Д 94 К 60 – на сумму недостачи.

Если недостача сверх нормы естественной убыли - расчёты по претензиям – предъявляется претензия поставщикам.
Д 76/2 К 60 – на сумму сверх нормы естественной убыли.