Как принять дела

Порядок передачи дел законодательно не определен. Обычно составляется специальный акт, по которому бывший бухгалтер передает документацию новому.

Самый оптимальный вариант для передачи дел - это аудиторская проверка в фирме перед увольнением прежнего главбуха и приходом нового. Ошибки, которые могут быть обнаружены, исправит прежний бухгалтер, а новый начнет работу с чистого листа. Однако такой вариант приемлем не для всех фирм, и зачастую вновь пришедшему главбуху приходится все делать самому.

Конечно, если фирма небольшая и создана сравнительно недавно, бывший главный бухгалтер может передать новому все документы, перечислив их в акте. Передавать все документы придется и в том случае, когда в фирме только один бухгалтер - главный. Если фирма крупная и в ее штате помимо главного числятся другие бухгалтеры, передаются только те документы, которые находятся под непосредственным контролем главбуха.

Например, нет смысла передавать банковские и кассовые документы, если в организации работает бухгалтер, отвечающий за банк и кассу. То же относится и к документам по начислению заработной платы. Их не надо отражать в акте, если учет расчетов по заработной плате ведет отдельный бухгалтер. Тем не менее новый главный бухгалтер должен проверить наличие всех необходимых бухгалтерских и налоговых документов.

Еще один вопрос, который возникает при составлении акта: за какой период передаются документы? В п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ сказано, что все бухгалтерские документы должны храниться в организации не менее пяти лет. Значит, за этот период и нужно передавать документы.

Если в организации не было налоговой проверки, особое внимание следует обратить на наличие документов за последние три года. Напомним, что налоговые органы имеют право проверить организацию только за последние три года (ст. 87 НК РФ).

Передача дел от увольняющегося к новому главному бухгалтеру начинается с издания руководителем организации соответствующего приказа (распоряжения). В нем следует указать:

- лиц, ответственных за прием и передачу дел (как правило, это новый и прежний главные бухгалтеры). Если на момент увольнения главного бухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указывается лицо, которое будет принимать дела;

- сроки приема-передачи дел;

- разграничение полномочий и обязанностей между прежним и новым главными бухгалтерами (если какой-то период времени они будут работать вместе);

- дату, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период;

- порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел.

Принимая дела, главный бухгалтер обязан проверить:

- отвечает ли учетная политика, принятая в компании, требованиям, установленным в п. 6 ПБУ 1/2008. Учетная политика любой организации должна обеспечивать:

- полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);

- своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);

- большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);

- отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);

- тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);

- рациональное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).

1. Начать проверку рекомендуем с изучения учредительных документов организации. В обществе с ограниченной ответственностью это устав и учредительный договор, а в акционерном обществе - устав.

2. Далее необходимо выяснить, утверждены ли в организации:

- рабочий план счетов бухгалтерского учета;

- формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, для которых нет типовых форм, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

- порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

- методы оценки активов и обязательств;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации;

- порядок контроля за хозяйственными операциями.

3. Нужно оценить работу подчиненных. Для этого необходимо посмотреть, на каких участках работы обнаружены ошибки, и разобраться в причинах их возникновения (ошибки в учетной политике, недостаточная квалификация работника и др.). Безусловно, причины возникновения ошибок нужно устранить как можно скорее, чтобы они не повторялись в будущем".

4. Получить от предыдущего главного бухгалтера акты инвентаризации имущества, требований и обязательств за предыдущие финансовые годы.

5. Нужно проводить инвентаризацию при смене главного бухгалтера, сверку расчетов.

В первую очередь следует обратить внимание на начисление налогов. Особенно на налоги, налоговым периодом по которым является календарный год. Дело в том, что ошибки, допущенные бывшим бухгалтером, повлекут за собой искажение налоговой базы уже в период, когда будет работать новый главный бухгалтер.

6. Составить промежуточный баланс.

Акт составляется в произвольной форме. В нем указываются наименования, даты и другие реквизиты передаваемых документов. Если документов немного, можно перечислить каждый из них, если много - целесообразно указать папки документов, например.

Обязательным реквизитом акта является дата передачи документов. Акт подписывают прежний и новый главный бухгалтер, затем визирует руководитель. На акте можно поставить печать организации.

Обнаруженные ошибки следует описать в акте приемки-передачи дел.

В нем, в частности, отражаются:

- фамилии, имена и отчества лиц, сдающих и принимающих дела;

- дата и номер приказа (распоряжения) руководителя организации, на основании которого проводилась передача дел;

- наименования и количество переданных документов (дел, папок или подшивок), хранящихся в бухгалтерии;

- наименования и количество переданных дел (папок или подшивок), находящихся на хранении в архиве;

- серии и номера неиспользованных банковских чеков;

- наименования и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;

- номер последней выданной доверенности на получение товарно-материальных ценностей.

Образец акта приема-передачи документов

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Утверждаю│

│ Генеральный директор│

│ ООО "Сахалин"│

│ Лампочкин │

│ --------- (В.В. Лампочкин)│

│ 28 апреля 2009 г.│

│ │

│ Акт приема-передачи │

│ документов ООО "Сахалин" │

│ │

│г. Москва 28 апреля 2009 г.│

│ │

│ В соответствии с приказом от 13.04.2009 N 48-к в период с 15 по 28│

│апреля 2009 г. Иванова Инна Павловна, главный бухгалтер, передала, а│

│Кузнецова Мария Ивановна, заместитель главного бухгалтера (с 29 апреля│

│2009 г. исполняющая обязанности главного бухгалтера), приняла круглую│

│печать и угловой фирменный штамп ООО "Сахалин", четыре банковские чековые│

│книжки (неиспользованные чеки с N АВ 6660013 по N АВ 6660020), а также│

│следующие документы ООО "Сахалин": │

│ │

│┌───┬────────────────────────────────────────────────────────┬──────────┐│

││N │Наименование документов (дел, папок) │Количество││

││п/п│ │ ││

│├───┴────────────────────────────────────────────────────────┴──────────┤│

││Документы, хранящиеся в бухгалтерии ООО "Сахалин" ││

│├───┬────────────────────────────────────────────────────────┬──────────┤│

││1 │Приказы об учетной политике для целей бухгалтерского │1 папка ││

││ │учета и налогообложения на 2006 - 2009 гг. │ ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││2 │Должностные инструкции работников бухгалтерии │1 папка ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││3 │Бухгалтерская, налоговая (налоговые декларации и │4 папки ││

││ │расчеты) и статистическая отчетность за 2006 - 2008 гг. │ ││

││ │и за I квартал 2009 г. │ ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││4 │Отчетность в ПФР (документы персонифицированного учета) │4 папки ││

││ │и ФСС РФ (расчетные ведомости и другие документы) за │ ││

││ │2006 - 2008 гг. и за I квартал 2009 г. │ ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││5 │Документы по камеральным и выездным налоговым проверкам,│1 папка ││

││ │проверкам внебюджетных фондов за 2006 - 2009 гг. │ ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││6 │Акты сверок с бюджетом и внебюджетными фондами за 2006 -│2 папки ││

││ │2009 гг. │ ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││7 │Инвентаризационные описи и акты, акты сверок с │3 папки ││

││ │контрагентами за 2006 - 2009 гг. │ ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││8 │Штатное расписание, положение об оплате труда, положение│1 папка ││

││ │о премировании │ ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││9 │Документы по расчету заработной платы за январь - апрель│2 папки ││

││ │2009 г. │ ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││10 │Книги продаж и книги покупок за I квартал 2009 г. │2 папки ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││11 │Журналы регистрации счетов-фактур, полученных в январе -│2 папки ││

││ │апреле 2009 г. (со счетами-фактурами) │ ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││12 │Журналы регистрации счетов-фактур, выставленных в январе│6 папок ││

││ │- апреле 2009 г. (со счетами-фактурами) │ ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││13 │Документы по основным средствам и нематериальным активам│3 папки ││

││ │за 2006 - 2008 гг. и за январь - апрель 2009 г. │ ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││14 │Акты выполненных и принятых работ за январь - апрель │2 папки ││

││ │2009 г. │ ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││15 │Накладные, выданные и полученные в январе - апреле │6 папок ││

││ │2009 г. │ ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││16 │Выписки по банковским счетам за январь - апрель 2009 г. │4 папки ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││17 │Кассовые документы и кассовая книга за январь - апрель │1 папка ││

││ │2009 г. │ ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││18 │Авансовые отчеты за январь - апрель 2009 г. │1 папка ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││19 │Кредитные договоры и договоры банковского счета за 2006 │2 папки ││

││ │- 2009 гг. │ ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││20 │Документация по контрольно-кассовой технике │1 папка ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││21 │Книга выдачи доверенностей за 2006 - 2009 гг. (номер │1 штука ││

││ │последней выданной доверенности на получение товарно- │ ││

││ │материальных ценностей - 51) │ ││

│├───┴────────────────────────────────────────────────────────┴──────────┤│

││Документы, хранящиеся в архиве ООО "Сахалин" ││

│├───┬────────────────────────────────────────────────────────┬──────────┤│

││1 │Документы по расчету заработной платы за 2006 - 2008 гг.│3 коробки ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││2 │Книги продаж и книги покупок за 2006 - 2008 гг. │1 коробка ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││3 │Журналы регистрации счетов-фактур, полученных в 2006 - │5 коробок ││

││ │2008 гг. (со счетами-фактурами) │ ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││4 │Журналы регистрации счетов-фактур, выставленных в 2006 -│21 коробка││

││ │2008 гг. (со счетами-фактурами) │ ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││5 │Акты выполненных и принятых работ за 2006 - 2008 гг. │3 коробки ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││6 │Накладные, выданные и полученные в 2006 - 2008 гг. │23 коробки││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││7 │Выписки по банковским счетам за 2006 - 2008 гг. │30 коробок││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││8 │Кассовые документы и кассовые книги за 2006 - 2008 гг. │2 коробки ││

│├───┼────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤│

││9 │Авансовые отчеты за 2006 - 2008 гг. │1 коробка ││

│└───┴────────────────────────────────────────────────────────┴──────────┘│

│ │

│ Приложение: │

│ 1) акт об инвентаризации наличных денежных средств в кассе по│

│состоянию на конец дня 28 апреля 2009 г.; │

│ 2) инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой│

│отчетности по состоянию на конец дня 28 апреля 2009 г.; │

│ 3) копия акта сверки по расчетам с бюджетом по состоянию на 17 апреля│

│2009 г. │

│ │

│ Документы сдала Документы приняла │

│ Иванова Кузнецова │

│ --------- И.П. Иванова --------- М.И. Кузнецова │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Приемка документов, касающихся налоговых расчетов с бюджетом, является одним из важнейших этапов передачи дел. Советую не только потребовать у прежнего бухгалтера акт сверки с налоговыми органами по всем основным налогам и получить объяснения (желательно письменные) по выявленным расхождениям, но и разобраться во взаимоотношениях организации с налоговой инспекцией. Лучше всего получить от предшественника акты документальных налоговых проверок, решения налоговых органов о случаях привлечения к налоговой и административной ответственности организации и ее должностных лиц, переписку по различным вопросам, архив судебных споров, если таковые случались, и другие важные документы. Рекомендую включить в акт приемки-передачи дел документальный архив взаимоотношений с налоговыми и судебными органами.

Источниками информации о бухгалтерских ошибках и возможных налоговых рисках служат аудиторские отчеты. Поэтому можно запросить у увольняющегося коллеги отчеты аудиторов по результатам проверок, а также исправительные декларации, свидетельствующие о внесении необходимых исправлений в учет и документооборот. Аудиторские отчеты можно включить в перечень документов, передаваемых по акту приемки-передачи дел.

Допустим, проверив первичные документы, новый главбух обнаружил, что не хватает счетов-фактур и (или) актов от поставщиков товаров (работ, услуг). В такой ситуации нужно запросить у увольняющегося главного бухгалтера доказательства правоспособности контрагентов (хотя бы наиболее значимых для организации). А на будущее можно посоветовать включать в договоры с поставщиками требование представлять справку об отсутствии задолженности по уплате налогов перед бюджетом".