Коммуникационный менеджмент в работе с общественностью в органах государственной власти и местного управления

Коммуникационный менеджмент в органах государственной власти представляет собой особый механизм государственного и регионального управления, деятельность которого направлена на оптимизацию принятия и реализации государственных решений.

Структура коммуникативного процесса обычно представляет собой набор четырех базовых элементов, к которым относятся:

ѕ Отправитель, лицо, которое генерирует идею, или собирающее и передает информацию.

ѕ Собственно информация, непосредственно сообщение, которое должно быть закодировано с помощью символов.

ѕ Каналы передачи информации и средства передачи информации.

ѕ Получатель, т.е. лицо, для которого предназначается информация и которое интерпретирует ее.

Любой государственный орган власти представляет собой социальную организацию, которую с позиции теории социального взаимодействия необходимо определять как форму взаимодействия людей, которое направлено на выполнение определенной общественно значимой функции. Такое взаимодействие обеспечивается и выражается по средствам:

а) системы официальных отношений, которые регламентируются юридическими предписаниями;

б) распределения функций, что в совокупности образует горизонтальную специализацию;

в) субординации должностей, что является вертикальной специализацией.

г) системы коммуникаций включающих в себя средства и каналы передачи информации, которая движется сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали.

Государственные органы и государственные институты вступают в коммуникацию в целях информирования, воздействия, убеждения субъект коммуникации либо с целью описания текущей обстановки.

Таким образом, коммуникации в системе государственного управления представляют собой обмен информацией с помощью имеющейся системы символом, социальное взаимодействие, обладающее рядом свойств и признаков и направленное на регулирование поведения людей, работы государственных институтов ради достижения общей цели.

Функции и виды коммуникации в системе государственного управления

В системе государственно управления коммуникации выполняют специфические функции, которые различные исследователи характеризуют по-разному.

Так, наиболее популярным является разделение функций коммуникаций на две большие группы: информационно-коммуникативная функция и регулятивно-управляющая функция.

Особенностью информационно-коммуникативной функции коммуникаций является то, что информация не просто передается - принимается, но и формируется, что является важным моментом для творческого продуктивного общения. Благодаря информационно-коммуникативной функции происходит выравнивание различий в исходной информированности партнеров.

Регулятивно-управляющая функция выражается в том, что благодаря данной функции можно регулировать не только собственное поведение, но и поведение других людей. Кроме того, с помощью данной функции представляется возможным координировать действия целого, позволяет работать, как одна команда и т.д.

Кроме того, в научной литературе как те указывается, что коммуникации должны:

ѕ Обеспечивать эффективный обмен информацией между субъектами и объектами управления.

ѕ Совершенствовать отношения между субъектами коммуникации различных уровней в процессе обмена информацией.

ѕ Создавать информационные каналы для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами.

ѕ Регулировать и рационализировать информационные потоки.

Кроме того, Громова Т.Н. выделяет такие функции коммуникаций как:

ѕ Консервативная функция, которая направлена на сохранение статус-кво государственной системы и которая способствует стабильному существованию социального организма;

ѕ Координирующая функция, которая направлена на обеспечение координации властных воздействий субъекта управления в соответствии с параметрами объекта управления, и их возможными изменениями;

ѕ Интегрирующая функция, которая связана с осуществлением такой государственной политики, которая бы могла учесть интересы всех элементов общественной системы, и которая бы способствовала выработке и принятию согласованных управленческих решений;

ѕ Мобилизационная функция, которая направлена на обеспечение легитимности существующего общественного порядка, получение поддержки и одобрения общества по поводу принимаемых управленческих решений;

ѕ Социализирующая функция, которая связана с усвоением в процессе информационного обмена ценностей и традиций государства, социально-политических норм и т.д.

Кроме того, ряд исследователей отмечают, что характеризуя функции коммуникации в государственном управлении необходимо говорить и об их идеологической функции, так как грамотно налаженная обратная связь с населением располагает граждан к доверию действующей власти.

Коммуникация подразделяются на две группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями.

К первой группе относятся коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой: средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции и т.п. Возникновение коммуникаций внутри организации в виде собраний, обсуждений и т.д. являются реакцией на воздействие внешней среды.

Ко второй группе относятся:

- межуровневые коммуникации - коммуникация осуществляется по вертикали и по горизонтали между подразделениями. Сверху вниз передается информация о принятых решениях, текущих задачах, рекомендации, снизу вверх - информация о ходе производственного процесса, загрузке оборудования, поступлении сырья в виде отчетов;

- коммуникации между различными подразделениями - обмен информацией для координации задач и действий подразделений организации. Координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, сбытом продукции. Руководители информируют друг друга о ходе внедрения новой техники.

- коммуникации "руководитель-подчиненный" - это обмен информацией о способах деятельности, эффективности работы, вознаграждениях, проблемах, изменениях, результатах и т.д. Оказывают непосредственное влияние на производственный процесс;

- коммуникации между руководителем и рабочей группой - важный компонент для достижения эффективности управления. Участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать правильные отношения группы с руководителем, а руководителю - более активно вовлекать подчиненных в дела организации;

- неформальные коммуникации - мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителю по неформальным каналам, дают возможность принимать более правильные решения, предупреждать конфликтные ситуации.

Коммуникация является важным объектом управления, являясь не только процессом обмена информации, задачами, ценностей, но и своеобразным зеркалом происходящего в государстве. Управляя коммуникацией, активно воздействуя на её компоненты, государство реализует свои сильные стороны и нейтрализует слабые. Только своевременно налаженная коммуникация позволяет ориентироваться в государственных процессах и воздействовать на них.

Для планомерного и эффективного развития коммуникаций в деятельности государственных органов необходимо соблюдать следующие принципы:

1. Принцип ясности. В соответствии с принципом ясности, коммуникация должна происходить на одном языке общения, и передаваться таким образом, чтобы быть ясно воспринятым получателем. Этот принцип предполагает не просто одну и ту же систему символов общения, но и определённое доверие сторон к друг другу.

2. Принцип целостности имеет задачу сплочения всех участников коммуникации ради достижения общей цели. Целостным может быть только такое общество и государство, где нет деления на классы, расы и так далее, признаком целостности обладает только демократическое государство, которым является наша Республика.

3. Кроме того, одним из принципов совершенствования коммуникации в системе государственного управления может стать развитие неформальных групп внутри государственных институтов, по которым информация зачастую передаётся быстрее, чем по формальным источникам, а уровень сплочённости команды очень высок.

4. Пристальное внимание хотелось бы уделить и принципу обратной связи как способу совершенствования коммуникации в системе государственного управления. Обратная связь свидетельствует о налаженном процессе обмена информацией, это могут быть, к примеру, социологические опросы, круглые столы, мероприятия, форумы на Интернет-порталах, прямые линии по телефону и многое другое.

5. Принцип регулирования информационных потоков. Регулирование информационных потоков позволяет отсеять ненужную или даже вредную информацию, но доводить до общества, либо до государственных институтов те потоки, которые наиболее актуальны и необходимы на данный момент. В свою очередь, принцип регулирования информационных потоков будет являться только одним из примеров управленческих действий по совершенствования коммуникации в системе государственного управления.

Для развития коммуникации, государственные служащие разных уровней могут практиковать различные тактики по совершенствованию обмена информации.

Для решения проблем, возникающих при налаживании коммуникаций между властью и обществом, необходимо:

ѕ устанавливать, поддерживать и расширять контакты с гражданами и организациями;

ѕ информировать общественность о принимаемых государственными органами решениях;

ѕ изучать и анализировать общественное мнение;

ѕ анализировать общественные реакции на действия должностных лиц и органа власти в целом.

ѕ прогнозировать общественно-политические процессы;

ѕ формировать благоприятный имидж отдельно взятого государственного органа, что будет способствовать повышению авторитета власти в целом.

Таким образом, коммуникация является важным объектом управления, являясь не только процессом обмена информации, задачами, ценностей, но и своеобразным зеркалом происходящего в государстве. Управляя коммуникацией, активно воздействуя на её компоненты, государство реализует свои сильные стороны и нейтрализует слабые. Только своевременно налаженная коммуникация позволяет ориентироваться в государственных процессах и воздействовать на них.