Затвердження документа здійснюється двома способами, що мають однакову силу

1. Гриф затвердження. Елементами грифа затвердження є: Грифом затвердження. Елементами грифа затвердження є:
сам гриф «Затверджую», посада, особистий підпис, ініціали і прізви­ще особи, що затвердила документ, а також дата затвердження.

Одним з варіантів грифа затвердження є гриф таємності. Це штамп встановленого зразка, який є обов'язковим реквізитом мате­ріального носія інформації, що віднесена до державної таємниці. Гриф таємності містить відомості про ступінь таємності інформації («особливої важливості», «абсолютно секретно», «секретно»), тер­мін засекреченості інформації і посадову особу, яка дала зазначено­го грифа.

2. Підпис. Від підпису залежить юридична сила правового Підписом. Від підпису залежить юридична чинність правово­
документа. Підпис має служити таким цілям: а) вказувати на автора, упорядника документа; б) свідчити, завіряти або підтверджу­вати зміст документа; в) підтверджувати відповідальність того, хто склав документ, за інформацію, що міститься в ньому. Наприклад, юридичний процесуальний документ обов'язково повинен мати підпис посадової особи, а також печатку, якщо документ виходить за межі органу.

До складу реквізиту «П і д п и с» входять: назва посади, звання, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка підписала доку­мент. Якщо документ надрукований на бланку, то назва органу (структурного підрозділу) у назві посади керівника не вказується. Розшифровування підпису в реквізиті «Підпис» необхідно друкува­ти на рівні останнього рядка назви посади, а коли вказується і зван­ня — на його рівні. Якщо документ підписується кількома посадови­ми особами, які займають різні посади, то їх підписи розміщуються один під одним, у залежності від того, хто з них вище за своїм по­ложенням. Якщо ж особи, які підписують документ, займають одна­кову посаду, то їх підписи розміщуються на одному рівні.

Юридичну чинність правовим документам надає печатка. Гер­бова печатка (із зображенням Державного герба) ставиться на тих документах, де це суворо регламентовано нормативно-правовими актами.

Гербова печатка застосовується: на документах для засвідчен­ня прав громадян і юридичних осіб; на статутах (положеннях) уста­нов; на договорах і т. п.

Печатки інших видів (з назвою відповідного органу, установи, без зображення Державного герба або гербової печатки з написом «Для господарських і фінансових документів») проставляється на різних довідках, що видаються органом або установою. Печатки всіх організацій повинні містити назву організації, її вид, місце реєстрації або реєстраційний номер.

Відтиск печатки повинен ставитися з лівого боку документа таким чином, щоб він охоплював частину назви посади особи, яка підписала документ. На відтисках печатки не повинно бути виправ­лень, доповнень або змін тексту, конфігурацій малюнка. Відтиск повинен бути чітким, тому що змазана печатка в усіх випадках надає документу неакуратного вигляду, а іноді може викликати сум­ніви щодо достовірності змісту документа.

Відтиски штампів (їх умовно називають кутовими), як правило, потребують письмових доповнень: номера документа, дати видачі, іноді номера розрахункового рахунку та ін. Під час підписання або затвердження документа завжди ставиться дата. Вона оформляєть­ся арабськими цифрами, розділеними крапкою. Припускається застосування словесно-цифрового засобу оформлення дат. Дата міс­тить у собі термін прийняття правового документа і термін вступу його в законну силу.

Відповідно до державних стандартів регламентується оформлен­ня тексту правового документа, завдяки чому досягається, крім всього іншого, і його естетична досконалість. Так, тексти всіх до­кументів, складених на бланках формату А4, друкуються через пів­тора міжстрокових інтервали, а на бланках формату А5 — через один. Зміст документа варто розташовувати на аркуші таким чи­ном, щоб його можна було легко і зручно прочитати. Залишаються вільні поля для підшивки; якщо документ має кілька аркушів, вони нумеруються.

Реквізитом правових документів є адресат. Відповідно до компе­тенції документи можуть адресуватися органам державної влади і управління, міністерствам, відомствам і їх структурним підрозді­лам, конкретній посадовій особі, а також окремим громадянам. Документ не повинен мати більше чотирьох адрес. Якщо їх більше, то складається список розсилання і на кожному примірнику докуме­нта пишеться одна адреса.

Назва організації, її структурного підрозділу повинна бути вка­зана в називному відмінку. У разі адресування документа керівни­ку організації її назва входить до складу назви посади адресата. У випадку надіслання документа декільком організаціям адресати можуть бути подані узагальнено.

У разі адресування поштових відправлень спочатку пишеть­ся адреса відправника — зліва зверху; адреса одержувача — спра­ва внизу; ім'я і прізвище або ініціали і прізвище, посада, назва ор­ганізації, її адреса в такій послідовності: номер поштової скриньки, назва вулиці, номер будинку, назва міста, назва країни, поштовий індекс.

При упорядкуванні документів необхідно дотримуватися спеці­альних вимог, що мають техніко-юридичний характер.

В залежності від цільового і функціонального призначення для підготовки окремих видів правових документів використовуються такі види бланків:

1) посвідчувані (паспорт, диплом, певні цивільно-правові догово­ри). Вони відрізняються від інших особливою важливістю і мають точні стандарти. їх виготовляють спеціальні державні установи на папері з водяними знаками;

2) спеціальні (постанови, обвинувальні висновки). Вони викори­стовуються правоохоронними і судовими органами в зв'язку із здій­сненням державно-владної діяльності, спрямованої на охорону і за­хист прав громадян;

3) звичайні (перепустка, довідка). Вони не потребують точних стандартів і забезпечують зручне користування.

Ряд окремих документів складаються без бланків, тому що для них неможливо підготувати бланк. Водночас встановлена відповід­на форма побудови і загальні принципи упорядкування таких доку­ментів (наприклад характеристики, протоколи).

Мовні засоби і компонування тексту автор-упорядник обирає сам. Саме під час упорядкування таких документів у юриста часто виникають протиріччя, помилки. Тут чітко виявляється мовна, есте­тична і загальна культура юриста (або їх відсутність).

Необхідність подавати документи на державній мові — українській, зафіксовано в Конституції України і Законі України «Про засади державної мовної політики». Відповідно до закону українська мова є мо­вою діловодства і документації державних установ і громадських організацій, законів та інших актів державної влади, проведення су­дочинства, наукових конференцій і з'їздів, офіційних засобів масової інформації та ін. Водночас Конституцією України гарантується вільний розвиток, використання і захист російської та інших мов.