Закон информированности-упорядоченности

Классическая теория информации определяет инфор­мацию через меру уменьшения неопределенности знания о чем-либо. Ранее мы уже говорили об информации как о сложной многоплано­вой категории. Универсального определения информации не может быть в силу неотделимости информации от свойств субъекта, который нуждается не в информации вообще, а в конкретной информации и отбрасывает ненужную. В основе понятий «информация» и «ин­формационное взаимодействие» лежат сигнал и субъект, принимаю­щий этот сигнал и формирующий соответствующую реакцию на него. Субъект, принимающий сигнал, способен к селекции сигналов, выделению того, что ему «интересно», и игнорированию сигналов, которые в данный момент не влияют на его жизнедеятельность. На уровне селекции сигнала появляется понятие о ценности информации, как степени полезности сведений для обеспечения главных целей системы: самосохранения и развития. В системе проявляются самостоятельные законы, имеющие информационную природу. По мере развития орга­низации усложняются набор целей, структура; непрерывно растет потреб­ность в сведениях; усложняются информационные взаимодействия.

Субъективное восприятие информации (компанией, коллекти­вом, человеком) необходимо при изучении процессов организации и самоорганизации, при изучении поведения и развития целенаправлен­ных систем, коими и являются организационные системы. В контек­сте наших задач будем понимать под информацией совокупность сведе­ний, необходимых субъекту для выполнения цели.

Весь процесс — от поступления сигнала до выработки соответст­вующего решения — относится к числу информационных процессов, а связь между сигналом и реакцией на него является информационной связью.

В последние годы уже никто не сомневается, что информация ста­ла важнейшим неистощимым, стратегическим ресурсом. В промышленно развитых странах непрерывно расширяется сеть общедоступных баз и банков данных и вкладываются огромные инвестиции в созда­ние глобальной сети банков данных (см. таблицу).

Происходит расширение научных исследований в области ин­формации: объем инвестиций на информационные исследования составляет приличную долю в общих расходах на науку. Происхо­дит интенсификация информационных процессов: возрастают ско­рость передачи информации и скорость обработки информации, рас­ширяются возможности увеличения объема передаваемой информа­ции, степень использования обратных связей, методы наглядного ото­бражения информации, развитие оргтехники.

Информатизация жизнедеятельности человечества имеет длитель­ную предысторию. Напомним, что понятие информации вошло уже в первое упоминание о гомеостазе: система получает оперативную информацию о внешней среде, одновременно отбирая наиболее ценное, накапливая опыт, формирует банк структурной информации, решает вопросы оптимизации своей организационной структуры, т.е. стре­мится к самоорганизации. Значение активной информации неуклонно возрастало и для самого человека, пока 25-30 тысяч лет тому назад мозг человека не достиг высочайшего совершенства. Именно появле­ние человека привело в конечном счете к сильному перекосу в триаде «вещество — энергия — информация», которая до этого была превос­ходно сбалансирована в природе. Перекос в сторону информации и знаменует становление информационной цивилизации. Концепции «культурного слоя» и «информационной деревни» по существу уже реа­лизуются с помощью единой информационной сети Интернет.

В управлении компаниями, организациями применяется экономи­ческая, научно-техническая, общественно-политическая информация и другие виды информации. В крупных организациях создаются систем­но-аналитические отделы, которые призваны готовить стратегическую информацию, т.е. информацию о поведении системы в целом, а не только ее подразделений.

Экономическая информация — это информация об общественных процессах производства, обмена, распределения, накопления и по­требления материальных благ. Это те сведения и знания, которые извлекаются из экономических данных. Данные «сами по себе» не представляют ценности для решения какой-либо задачи, если не являются информацией.

Очень важно в организационных системах учитывать, что реак­ция на сигнал неоднозначна и зависит от степени обученности и компетентности принимающего сигнал.

В зависимости от возможности использования и ценности инфор­мации для принятия управленческого решения она подразделяется на полезную и ложную. Полезная — характеризуется достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью для обработки; ложная — возникает при ошибках в сборе, обработке и передаче данных.

Система экономической информации в организации охватывает как управляющую информацию (плановую и нормативную), так и ос­ведомляющую: оперативный производственный учет, бухгалтерский учет, банковскую информацию, статистику. В экономической системе обращается множество самых разных данных. Задача органа управле­ния — извлечь максимум полезной информации для принятия опти­мальных и адекватных решений.

С увеличением объема информации, развитием информационных связей, процессов растут скорости развития, скорость эволюции сис­темы. Система, владея информацией о поведении своих элементов и ихвзаимодействиях, стремится к реализации единой цели — цели своего целого. Здесь важно понимать, что главная цель (или функция) систе­мы реализуется не только с помощью целенаправленной организации, с помощью ЛПР, но в значительной степени с помощью процессов самоорганизации, которые присущи любой сложной динамической системе, имеющей цель.

Количество информации определяет меру организованности сис­темы, поэтому чем больше поток перерабатываемой качественной ин­формации, тем устойчивее и эффективнее организация.

Закон информированности-упорядоченности: чем большей информа­цией о внутренней и внешней среде владеет система, тем эффективнее ее стремление к упорядоченности и самоорганизации.

Следствия из закона:

1. Чем четче сформулированы задачи управления и организована база данных об объектах управления, тем устойчивее функционирует организация.

2. По мере роста сложности системы количество необходимой ин­формации растет экспоненциально — гораздо быстрее, чем сложность самой управляемой системы.

3. Неупорядоченная под конкретные задачи управления информа­ция приводит к дезинформации, к тому же возрастают проблемы хра­нения, переработки и передачи информации, увеличиваются затраты.

Для руководителя не упорядоченная под конкретные задачи ин­формация вместо пользы приносит вред. Задачи директора по логи­стике требуют одного набора данных, финансовому директору нужны другие сведения, а руководителю, отвечающему за филиалы, — третьи. Чтобы грамотно пользоваться информацией, необходимо знать систе­му параметров, с помощью которых ведется управление. Нужны не только грамотные менеджеры, но и грамотные программисты и ин­формационные технологи. Если исходить из потребностей экономиче­ского управления, то все те сведения, знания, сообщения, которые по­могают решить управленческую задачу, и есть полезная экономиче­ская информация, с помощью которой снижается уровень неопреде­ленности ее исходов. И чем ценнее и полезней информация, тем ско­рее и с меньшими затратами будет получен результат.

Информационные потоки в организации можно разделить на два основных типа: информационный обмен с окружающей средой и коммуникативные потоки внутри организации.

Качество информации. В руководстве по теории организации названы определяющие критерии: объем, ценность, достоверность и насыщенность. Поскольку «насыщенность» — это плотность инфор­мации, умноженная на ее разнообразие, то объем и насыщенностьлишь с натяжкой могут быть отнесены к качественным критериям. Так как ценная информация может оказаться ложной, а достоверная может не представлять никакой ценности, то оба эти критерия должны быть сопряжены в один качественный показатель полезной информации.

Ценность информации зависит от очень многих факторов, даже ес­ли речь идет о простом трехмерном информационном пространстве типа «Что? Где? Когда?», и в первую очередь — от источника и при­емника информации, их природы и характера. Наиболее простой случай, когда ценность информации может быть измерена, — это проведение мероприятий по «снижению затрат материальных или интеллектуальных ресурсов (материалов, времени, денег) или, на­пример, повышением прибыли в ответ на принятие правильного управленческого решения».

Следует помнить, что качество и значение информации не зависят от способа ее передачи, но в большой степени определяются целью сис­темы. Например, для успешного поиска полового партнера не имеет значения, передается ли информация посредством радиоволн с по­мощью спутниковой системы и Интернета (у человека) или посредст­вом нескольких молекул полового феромона (у ночной бабочки).

С целью упорядоченности, структурирования и распределения ин­формации ее классифицируют по степени важности, целям и задачам.

При обработке и структурировании информации обычно исполь­зуют характеристики, представленные в таблице:

Достоверность информации — это отношение объема истинной информации к общему объему воспринятой информации. Источники информации должны быть надежными, не вызывать сомнений. В за­висимости от конкретных требований достоверность информации аб­солютизируется (100-процентная достоверность) или допускает веро­ятностную доверительность: доверительный интервал — 80—90%, не­достоверный, негативный — менее 70%. Достоверность зависит от ме­тода сбора, передачи и времени передачи. В практике менеджмента зачастую в базы данных вводится ложная информация для дезинфор­мации конкурентов. Следует уточнять полученную информацию.

Ценность информации тесно связана с источником информации и ее интерпретатором. Достаточный уровень ценности может обес­печить высокопрофессиональный специалист компании.

Насыщенность информации характеризуется соотношением про­фессиональной и фоновой информации. Выделяют три уровня насыщенности:

• высокий — на 100% профессиональная информация, фоно­вая — отсутствует;
• нормативный — профессиональной информации около 70%, фоновой — 30%;
• низкий — менее 50% профессиональной информации.

Нормативный уровень насыщенности рекомендуется как наибо­лее приемлемый: полное отсутствие фоновой информации приводит к быстрой утомляемости.

Открытость информации характеризуется тремя уровнями: пуб­личная, секретная, конфиденциальная.К публичной информации можно отнести газеты, выставки, лек­ции, радио, телевидение и пр.

К конфиденциальной (служебной) относят информацию, которая защищает корпоративные потребности и интересы. К ней не должно быть доступа третьим лицам, если она составляет служебную или коммерческую тайну. К такой информации обычно относят: сведе­ния о кадрах, партнерах и клиентах; сведения об инвестиционных планах и конкретных инновациях, новых технологиях и т.п. Считает­ся, что 20-процентная утечка служебной информации может привес­ти к кризису организации.

К секретной относится информация, не подлежащая разглашению, предназначенная для ознакомления узкого круга поименованных лиц, содержащая сведения особой важности, составляющая государственную тайну, касающаяся обороноспособности страны, а также содержащая сведения о результатах научных исследований, не защищенные в уста­новленном порядке, и др. Распространение секретной информации преследуется законом.

На современных предприятиях, как правило, система организа­ции сбора, обработки и выдачи информации носит интегрирован­ный характер (см. рисунок).

В интегрированных системах обработки данных (ИСОД) интегрируются сама информация, каналы инфор­мации, память системы, ИСОД упорядочивают потоки информа­ции, повышают эффективность ее использования. Собранная из различных источников в единой памяти системы информация мо­жет быть многократно переработана и использована для конкрет­ных задач управления.

Современное общество все чаще называют информационным. Что это означает с точки зрения организационного управления? То, что информация превратилась в такой же важнейший фактор функциони­рования компании, как и три главных фактора: люди, машины и ма­териалы, деньги. Отсутствие необходимой информации нельзя воспол­нить. В дальнейшем лидирующая роль будет принадлежать предприяти­ям, которые делают информацию основным орудием своей деятельно­сти. Это требует знания основных информационных правил менедж­мента.

Ниже мы приводим двенадцать информационных правил из книги М. Огавы «Практический менеджмент».

1. Информация появляется в результате изменения ситуации и явля­ется известием об этом изменении. Информация есть самопроявле­ние изменений. Проблема заключается в восприимчивости и нали­чии способностей улавливать события — предвестники перемен.

2. Степень усвоения информации определяется величиной потребно­сти в ней и опытом получателя информации. Та или иная инфор­мация бесполезна для того, у кого нет потребности в ней.

3. Ценность информации зависит от скорости ее получения и точности.

4. Ценность информации повышается при ее целевом отборе и упо­рядочении. Группировка и обработка данных создает новые воз­можности их применения.

5. Чем информация концентрированнее, тем лучше.

6. Практическое использование информации зависит от восприим­чивости, опыта и знаний ее получателя.

7. Человек склонен, отбирая удобную для себя информацию, недо­оценивать и оставлять без внимания нежелательную.

8. В организации существует тенденция роста желательной информа­ции и сокращения, иногда до полного исчезновения, нежелательной. Многие руководители призывают подчиненных сообщать им плохие новости, но лишь некоторые из этих руководителей создают атмо­сферу, в которой это было бы возможно.

9.Избыток информации бывает так же вреден, как и ее недостаток, — необходим отбор. Нужно выработать систему упорядочения и использования информации.

10. Свою истинную ценность информация проявляет тогда, когда попадает к людям, ее понимающим и использующим.

11. Информация, становясь общим достоянием многих людей, про­являет большую силу воздействия. Менеджеры должны ставить своей целью построение целостного коллектива на основе обла­дания информацией всеми работниками компании. Выигрыш от этого гораздо больше, чем возможный ущерб от более вероятной в этом случае утечки информации.

12. Приобретение информации происходит по принципу «брать и давать». Тому, например, кто во время учебы все выспрашивает о других компаниях, а когда доходит дело до своей — рот на замок, информации не собрать. Информация собирается пропорцио­нально ее передаче.