Порядок внесения изменений в документ на машинном носителе и машинограмму

4.1. Изменение подлинника документа на машинном носителе может производить только организация-создатель документа с обязательной регистрацией содержания и основания изменений и лица, ответственного за производственные изменения.

Регистрацию изменений осуществляет организация-создатель записи документа.

4.2. Если в подлинник машинограммы вносят изменения, то на ней должны быть указаны основания изменений, дата, время их внесения, должность и подпись должностного лица, сделавшего изменения, и ее расшифровка.

4.3. Организация-создатель подлинника документа на машин­ном носителе или машинограммы обязана известить организации-пользователи документа о всех изменениях направлением сопро­водительного письма, включающего информацию об изменениях и содержащего наряду с указанием обязательных реквизитов со­гласно п. 2.1 следующие сведения:

содержание изменений;

указание на основание изменений;

время внесения изменений;

подпись должностного лица.

При необходимости в сопроводительном письме может быть проставлен штамп-мли печать организации, создавшей подлинник документа на машинном носителе или машинограмму.

Компьютерные технологии в юридической деятельности

4.4. Изменения в дубликат (копию) документа на машин] носителе или машинограммы, находящиеся у пользователя, в сят только на основании извещения организации-создателя до мента на машинном носителе или машинограммы.

4.5. Измененный подлинник документа, а также дубликат и koi измененного документа сохраняют юридическую силу, если из1 нения внесены с соблюдением требований настоящего станда?

Приложе! Образец сопроводительного письма

Справо¹

Реквизиты организации-создателя

Гриф ограничения документа на машинном носителе доступ документу или машинограммы

Заголовок к тексту

Адресат

В соответствии с договором от 25.12.84 направляю Вам докуме ты на машинных носителях, включающие следующие сведени

Приложение: магнитная лента — 3 Наименование должности Личная подпись Расшифровка подписи