Требования к реквизитам документов на машинном носителе и машинограммы, создаваемым средствами вычислительной техники

2.1. Документ на машинном носителе или машинограмма долж­ны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование организации-создателя документа;

местонахождение организации-создателя документа или поч­товый адрес;

наименование документа;

дату изготовления документа;

код лица, ответственного за правильность изготовления доку­мента на машинном носителе или машинограммы или, как прави­ло, код лица, утвердившего документ.

Примечание. По решению министерств и ведомств допускается использовать для отдельных документов на машинном носителе и машинограмме дополнительные реквизиты (номер телефона, те-

Приложение 3. ГОСТ 6.10.4—84

летайпа, должность и фамилия лица, имеющего право удостове­рять записанный на машинном носителе документ и машино-грам-му и др.), отражающие специфику создания, использования и передачи этих документов.

2.2. Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следует размещать способом, позволяющим однозначно иденти­фицировать реквизит.

2.3. Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещать в соответствии с требованиями государственных стандартов на унифицированные системы документации.

2.4. Реквизит «Наименование организации-создателя докумен­та» должен быть записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору предприятий и организа­ций (ОКПО)¹ и наименование организации. Допускается приме­нять установленные сокращенные наименования.

Для организаций, не обладающих правами юридического лица, следует указывать код по ОКПО той организации, которой они подчинены.

2.5. Реквизит «Местонахождение организации-создателя доку­мента» должен быть записан в следующем виде: идентификаци­онный код по Общесоюзному классификатору «Система обозна­чения объектов административно-территориального деления Со­юза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов» (СОАТО) и наименование населенного пункта, где находится ор­ганизация.

2.6. Реквизит «Наименование документа» должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и наименование фор­мы документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД) для документов общесоюзного назначения или отраслевому (ведомственному), республиканскому классифи­катору управленческой документации — для отраслевых (ведом­ственных), республиканских форм документов.

2.7. Реквизит «Дата изготовления документа» должен быть за­писан в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-72 и указано время записи документа, позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом.

' Данный реквизит должен быть увязан с требованиями ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

Компьютерные технологии в юридической деятельности

2.8. Реквизит «Код лица, ответственного за правильность изго­товления документа на машинном носителе и машинограммы» или «Код лица, утвердившего документ» должен быть записан в сле­дующем виде: идентификационный код и должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе и машинограммы, или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации-создателе документа на машин­ном носителе или изготовившей машинограмму, а также должны быть созданы технические, программные средства и организаци­онные условия, исключающие возможность пользования чужими

кодами.

2.9. Организации, подпадающие под действие специальных пол­ожений, должны указывать реквизиты, предусмотренные в пп. 2.4;

2.5 в соответствии с правилами этих положений.

2.10. Порядок отбора, приема на хранение и выдачи потребите­лям документов на машинном носителе и машинограммы, их ан­нулирования и уничтожения устанавливают министерства и ве­домства.