Список в электронной таблице, назначение, структура, средства обработки

Список – набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например набор адресов и телефонных клиентов.

Назначение: может использоваться как база данных, в которой строки являются записями, а столбцы- полями. Первая строка списка при этом содержит имена столбцов (полей).

Имеется набор функций списка, облегчающий обработку и анализ данных в списке. При этом необходимо придерживаться опред. правил введения данных в список:

1) стараться использовать только один список на листе, так как некоторые возможности управления списком, например, фильтрация, могут быть использованы только для одного списка.

2) необходимо, чтобы все строки содержали подобные объекты в одном столбце

3) держать список отдельно от других данных листа. Это позволяет программе Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставки вычисляемых автоматически итоговых значений.

4) располагать важные данные сверху или снизу от списка

5) отображение всех строк и столбцов. Если строки и столбцы списка скрыты, данные могут быть непреднамеренно удалены.

6) использование форматированных имен столбцов. В первой строке списка задаются имена столбцов. Программа Excel использует имена при создании отчетов, поиски и оформление данных. Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, границы и формат прописных и строчных букв, присвоенные имена столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных. Перед вводом имен столбцов ячейкам должен быть присвоен текстовой формат.

7) использование границ ячеек. Для отделения имен от данных следует использовать границы ячеек а не пустые строки или прерывистые линии

8) отсутствие пустых строк и столбцов. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

9) отсутствие начальных и конечных пробелов Дополнительные пробелы влияют на поиск и сортировку. Вместо ввода пробелов рекомендуется использовать сдвиг текста внутри ячейки.

10)расширенный список форматов и формул При добавлении новых строк в конец списка программа Excel использует согласованные форматы и формулы, т.е. новые данные в конце списка форматируется также, как и предыдущие ряды, а формулы, повторяющиеся в каждой строке, копируются в новую строку. Чтобы форматы и формула расширялись, они должны появляться, по крайней мере, в 3 из 5 вышестоящих строках списка.

Включение и выключение расширения форматов и формул office- параметры excel- дополнительно. Автоматическое форматирование параметры правки- флажок Расширять форматы и формулы. Средства обработки:

1.Сортировка списков- это упорядочение данных с целью упрощения их анализа. Как числовые, так и текстовые данные. Выделение списка происходит автоматически, если он отделен от др. данных листа пустыми строками и столбцами. Однако можно и самим выделить.

На вкладке Главное меню Главное- редактирование- сортировка и фильтр. ИЛИ

На вкладке Главное меню Главное- данные- сортировка и фильтр. Существует возможность отсортировать список по содержимому 2 и более столбцов (добавить уровень).

2.Фильтрация списков- быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ним в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям отбора, заданным для столбца. Порядок записей в списке не изменяется. А временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Вкладка Главное меню Главное-данные-сортировка и фильтр.

Ø При использовании команды фильтр справа от подписей столбцов в фильтруемом списке появляются стрелки . Для того чтобы вернуться к просмотру всего содержимого столбца, щелкните пункт снять фильтр. Пользовательский автофильтр используется для вывода строк, отвечающих несколькими условиями для одного столбца, он рассматривается из раскрывающегося списка пунктов условий (переключатель И/ ИЛИ).

Ø Расширенный фильтр на вкладке Главного меню главное-данные-сортировка и фильтр под командой дополнительно. Используется для применения нескольких условий отбора к одному или нескольким столбцам либо для создания условий отбора в результате выполнения формулы. Необходимо, чтобы столбцы имели заголовки! затем нужно создать диапазон условий отбора.

3.Вычисление итогов- для этого предназначена команда промежуточные итоги вкладки Главного меню данные- структура. Появится диалоговое окно с полями (при каждом изменении; операция; добавить итоги по)и флажками (заменить текущие итоги; конец

страницы между группами; итоги под данными).

45.Выполнение аналитической обработки данных в списке: сортировка, отбор данных по критерию, подведение итогов (MS Excel).

Сортировка списков- это упорядочение данных с целью упрощения их анализа. Как числовые, так и текстовые данные. Выделение списка происходит автоматически, если он отделен от др. данных листа пустыми строками и столбцами. Однако можно и самим выделить.

На вкладке Главное меню Главное- редактирование- сортировка и фильтр. ИЛИ

На вкладке Главное меню Главное- данные- сортировка и фильтр. Существует возможность отсортировать список по содержимому 2 и более столбцов (добавить уровень).

Фильтрация списков- быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ним в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям отбора, заданным для столбца. Порядок записей в списке не изменяется. А временно скрываются строки, которые не требуется отображать.

Вкладка Главное меню Главное-данные-сортировка и фильтр.

При использовании команды фильтр справа от подписей столбцов в фильтруемом списке появляются стрелки . Для того чтобы вернуться к просмотру всего содержимого столбца, щелкните пункт снять фильтр. Пользовательский автофильтр используется для вывода строк, отвечающих несколькими условиями для одного столбца, он рассматривается из раскрывающегося списка пунктов условий (переключатель И/ ИЛИ).

Расширенный фильтр на вкладке Главного меню главное-данные-сортировка и фильтр под командой дополнительно. Используется для применения нескольких условий отбора к одному или нескольким столбцам либо для создания условий отбора в результате выполнения формулы. Необходимо, чтобы столбцы имели заголовки! затем нужно создать диапазон условий отбора.

Вычисление итогов- для этого предназначена команда промежуточные итоги вкладки Главного меню данные- структура. Появится диалоговое окно с полями (при каждом изменении; операция; добавить итоги по)и флажками (заменить текущие итоги; конец

страницы между группами; итоги под данными).

46.

· Уровни защиты.Можно ограничить доступ к файлу, например несанкционированное открытие файла и/или сохранение в нем изменений. 2. Можно применить защиту к элементам книги, ограничив просмотр отдельных листов и/или изменение данных на листе. 3. Можно защитить элементы листа, например ячейки с формулами, запретив доступ к ним или предоставить доступ к определенным диапазонам. Все уровни защиты являются не взаимоисключающими, а взаимодополняющими. Защита информации

· Паролями можно ограничить доступ к файлу, внесение изменений в книгу и отдельные листы. В каждом из этих случаев требуется использовать пароль. В качестве пароля можно использовать любой набор символов. При вводе пароля учитывается регистр букв. Используйте надежные пароли, представляющие собой сочетание прописных и строчных букв, цифр и символов. Защита информации

· При вводе пароля он никогда не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается точка. Защита информации

· После ввода пароля и нажатия кнопки ОК всегда появляется окно подтверждения пароля, в котором необходимо пароль ввести еще раз. Защита информации

· В Excel не существует стандартных средств восстановления забытых паролей! Во избежание проблем рекомендуется держать в надежном месте список всех паролей и соответствующих им книг и листов. Защита информации

· Пароль для защиты файла от несанкционированного открытия устанавливают при сохранении файла. Защита информации

· Листы книги можно скрывать от просмотра. Скрыть можно как один лист, так и сразу несколько. Во втором случае необходимо сгруппировать листы. 1. Щелкнуть по ярлыку скрываемого листа правой кнопкой мыши. 2. В контекстном меню выбрать команду Скрыть. После этого обязательно необходимо защитить структуру книги. Защита информации

· При попытке открытия файла выйдет окно запроса пароля, в котором необходимо ввести пароль и нажать кнопку ОК. Защита информации

Вопрос №47 Реляционные БД: информационная структура, понятия атрибута, области допустимых значений, записи, поля, типа. Выбор типа поля.

В основе реляционной модели данных (РМД) лежат табличные методы и средства представления данных и манипулирования ими.

Концепцию реляционной модели данных впервые сформулировал американский математик Е.Ф.Кодд в 1970г. Предложения Кодда были настолько эффективны для систем баз данных, что за эту модель он был удостоен престижной премии Тьюринга в области теоретических основ вычислительной техники.

В основе реляционной модели данных лежит понятие отношение (от английского relation – отношение). Отношение удобно представляется в виде двумерное таблицы. Табличная форма понятна и привычна для человека.

Для каждого объекта исследуемой предметной области выбирается определенный ряд признаков, данные о которых будут систематизироваться в виде таблиц и обрабатываться.

Поле – совокупность логически связанных элементарных данных, описывающих один и тот же признак для всех объектов предметной области. В структуре двумерной таблицы его аналогом является столбец.

Запись – это совокупность логически связанных полей, данные из которых описывают все признаки одного объекта предметной области. Например, все данные об одном издании. В структуре двумерной таблицы ее аналог – строка. БД MS Access может содержать множество объектов:

Тип данных – это совокупность способов представления данных и отношений между ними

Вопрос №48 Системы управления базами данных (СУБД): назначение и функции.

Система управления базами данных (СУБД) – это совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД другими пользователями.

Современные СУБД позволяют:

обеспечить пользователей языковыми средствами описания и манипулирования данными;

обеспечить поддержку логических моделей данных (схему представления физических данных в компьютере);

обеспечить операции создания и манипулирования данными (выбор, вставка, обновление и т.п.)

обеспечить защиту и целостность (согласованность) данных, поскольку при коллективном режиме работы многих пользователей возможно использование общих физических данных.

и многие другие функции.

Уровни защиты:

· ограничить доступ к файлу

· применить защиту к элементам книги, ограничив просмотр отдельных листов и/или изменение данных на листе.

· защитить элементы листа

Паролями можно ограничить доступ к файлу, внесение изменений в книгу и отдельные листы. В каждом из этих случаев требуется использовать пароль. В качестве пароля можно использовать любой набор символов. При вводе пароля учитывается регистр букв.

При вводе пароля он никогда не отображается на экране. Вместо каждого символа вводимого пароля отображается точка.

После ввода пароля и нажатия кнопки ОК всегда появляется окно подтверждения пароля, в котором необходимо пароль ввести еще раз.

В Excel не существует стандартных средств восстановления забытых паролей. Во избежание проблем рекомендуется держать в надежном месте список всех паролей и соответствующих им книг и листов.

Пароль для защиты файла от несанкционированного открытия устанавливают при сохранении файла.

Листы книги можно скрывать от просмотра. Скрыть можно как один лист, так и сразу несколько. Во втором случае необходимо сгруппировать листы.

· Щелкнуть по ярлыку скрываемого листа правой кнопкой мыши.

· В контекстном меню выбрать команду Скрыть. После этого обязательно необходимо защитить структуру книги.

При попытке открытия файла выйдет окно запроса пароля, в котором необходимо ввести пароль и нажать кнопку ОК.

49. СУБД Access: объекты и средства их создания.

Для создания объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов) используются специализированные диалоговые графические средства, называемые Конструктор (Design), а также программы- мастера Access (Wizard). Наряду с диалоговыми средствами создания объектов БД, Access располагает средствами программирования:

· SQL(Structured Query Language) – структурированный язык запросов;

· язык макрокоманд;

· VBA (Visual Basic for Applications) - объектно-ориентированный язык программирования.

50. Создание базы данных. Описание поля: тип, размер, формат и другие свойства поля.

В Microsoft Access поддерживаются три метода создания Базы данных Access.

· Можно создать базу данных с помощью мастера создания баз данных. Этот мастер позволяет выбирать один из встроенных шаблонов и настраивать его требуемым образом. Затем создается набор таблиц, запросов, форм и отчетов, а также кнопочная форма базы данных. Таблицы не содержат данных. Этот метод используется, если встроенный шаблон полностью удовлетворяет требованиям.

· При использовании Microsoft Access 2003, можно выполнить поиск шаблонов Access на веб-узле. Загрузка шаблона — это самый быстрый способ создания базы данных. Если удалось найти шаблон, полностью удовлетворяющий требованиям, используйте метод, описанный выше. Шаблон представлен файлом Access (*.mdb) и содержит таблицы, запросы, формы и отчеты. Таблицы не содержат данных. После открытия базы данных можно настроить ее и ее объекты.

· Если требуется начать создание базы данных по собственному проекту, создайте пустую базу данных, а затем добавьте в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты — это наиболее гибкий способ, но он требует отдельного определения каждого элемента базы данных.

Date: 2015-07-27; view: 2615; Нарушение авторских прав