Вимоги до тексту документів

Текст - головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.

Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.

Текст складається з таких логічних елементів:

1) вступу (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання та ін

2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);

3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотній (спочатку викладається закінчення. потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічний елементів.

При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1. Правильно і у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

2. Текст викладати від третьої особи. Наприклад:

Комісія ухвалила…

Інститут прохає…

Ректорат клопочеться…

Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

3.Не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

4. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу:

відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою, потрібний для, в порядку.

5.Уживати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що…

Нагадуємо Вам, що…

Підтверджуємо з вдячністю…

У порядку надання матеріальної допомоги…

У порядку обміну досвідом…

У зв’язку з вказівкою…

Відповідно до попередньої домовленості…

Відповідно до Вашого прохання…

6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи…Беручи до уваги…Розглянувши…Вважаючи…

7. Уживати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозуміли для широкого кола читачів.

СЛІД ПИСАТИ НЕ МОЖНА ПИСАТИ

уживати заходів прийняти заходи

брати (взяти) участь прийняти участь

погодити прискорити погодження

вплинути здійснити вплив

порядок денний повістка денна

пропозиція предложення

вирішити, розв’язати забезпечити рішення

боротися проводити боротьбу

заходи міроприємства

такі члени групи: слідуючі члени групи:

не можна визнати задовільним не можна бути визнаним

задовільним

незабаром у самий найближчий час

не з’являються на заняття мають місце випадки неявки

на заняття

прошу надати мені відпустку прошу Вашого дозволу

про надання мені відпустки

треба направити повинен бути направлений

присутні одностайно схвалили одностайне схвалення дістала

пропозицію неухильно пропозиція про прийняття

виконувати до неухильного виконання

згідно з наказом згідно наказу

згідно з розпорядженням згідно розпорядження

відповідно до постанови відповідно з постановою

8. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення-перед означуваними словами; додатки - після керуючого слова; вставні слова-на початку речення).

9. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, слід замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад:

Ви не висловили своїх пропозицій… Вами ще не висловлені пропозиції…

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму. Наприклад: Університет не гарантує…

10. Уживати інфінітивні конструкції: Створити комісію..Відкликати працівників…

11. У розпорядчих документах треба вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу:

Наказую...Пропоную…

12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у справочинстві, за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філ. наук.

13. Надавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів:

Шановний…Високошановний…Вельмишановний…Високоповажний…