Тема 1.1 Организация работы с документами

Раздел 1. Документирование хозяйственных операций

Тема 1.1 Организация работы с документами.

План счетов – это утвержденная система бухгалтерских счетов, которая предусматривает их цифровое обозначение, количество и группировку в зависимости от целей и объектов учета.

Различные объекты учета в отдельных организациях обусловливают определенные особенности применения бухгалтерских счетов. Соответственно, в такой бухгалтерии различаются и используемые планы счетов. Традиционно выделяются такие планы счетов бухгалтерского счета:

1. план счетов бюджетного учета;

2. план счетов бухгалтерского учета для кредитных организаций;

3. общий план счетов бухгалтерского учета, применяемый в финансово-хозяйственной деятельности организаций.

Рабочий план счетов

Разработка рабочего плана счетов организуется в соответствии с требованиями законодательств, а именно ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 № 129 - ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ), а так же п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утвержденные Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н. Согласно Закону № 129-ФЗ, при утверждении учетной политики каждая организация должна утвердить рабочий план счетов.

Формировать рабочий план счетов должны не только коммерческие организации, но и бюджетные, автономные и казенные организации исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им полномочий. Данная норма вытекает исходя из Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденного Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н. Рабочий план счетов субъекта учета, а также требования к структуре аналитического учета, утвержденные в рамках формирования учетной политики субъектом учета, применяются непрерывно и изменяются при условии обеспечения сопоставимости показателей бухгалтерского учета и отчетности за отчетный, текущий и очередной финансовый годы (очередной финансовый год и плановый период).

Рабочий план счетов бухгалтерского учета должен содержать синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности. В основу рабочего плана счетов ложится классификация объектов бухгалтерского учета, которая определяет возможность дальнейшей детализации информации бухгалтерского учета. Рабочий план счетов позволяет быстро получить ту или иную информацию определенному кругу лиц для принятия соответствующих решений.

Формирование рабочего плана счетов организуется в соответствии со следующими факторами:

1. Отраслевая принадлежность организации;

2. Организационно – правовая форма организации;

3. Вид деятельности организации;

4. Масштаб организации;

5. Структура организации;

6. Формирование бухгалтерской отчетности в сфере детализации информации об объектах;

7. Необходимость ведения раздельного учета.

Основой для разработки рабочего плана счетов будет являться План счетов бухгалтерского учета, утвержденный Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н. В плане счетов приведены счета первого порядка – синтетические счета, а так же счета второго порядка – субсчета, которые имеют номер и наименование. План счетов содержит схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности, а так же Инструкцию по его применению, которая устанавливает единые подходы к применению Плана счетов организациями. Инструкция раскрывает информацию о синтетических счетах и открываемых к ним субсчетов по назначению и структуре, по экономическому содержанию и т.д. Стоит отметить, что сам по себе не устанавливает каких – либо самостоятельных требований по учету отдельных видов активов, обязательств или операций. Таким образом, разрабатывая рабочий план счетов, в него необходимо включить перечень тех синтетических счетов и субсчетов, которые необходимы ей для ведения бухгалтерского учета.

При составлении рабочего плана счетов следует помнить, что нельзя изменять синтетические счета, предусмотренные Планом счетов. Если есть необходимость, можно воспользоваться свободными номерами счетов для учета дополнительных операций, но при этом необходимо согласовать с Минфином России. А вот субсчета, предусмотренные Планом счетов, используются каждой организацией исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Иными словами, можно уточнять содержание субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета (Письмо Минфина России от 18.01.2006 № 07-05-06/07).

Рабочий план счетов строится по тому же принципу, что и План счетов, то есть в развитие синтетического счета открываются субсчета, а затем аналитические счета. Иными словами, в рабочем плане счетов организации может быть использовано столько счетов, сколько ей необходимо.

Так, допустим, если предприятие общественного питания не планирует использовать или создавать нематериальные активы, то и счета 04 «Нематериальные активы» и 05 «Амортизация нематериальных активов» нет необходимости. Даже в том случае, если предприятие общественного питания, помимо основного вида деятельности, решит заняться деятельностью, связанной с производство и реализацией продукции, то она может не использовать счет 20 «Основное производство», а все расходы отражать на счете 44 «Расходы на продажу».

При формировании рабочего плана счетов следует помнить, что организация должна включить все счета, которые она планирует использовать. Так, например, счет 50 «Касса» используют все организации и поэтому его включение в рабочий план счетов обязательно. Иными словами, рабочий план счетов формируется не только на основании тех счетов, которые организация планирует использовать в силу своей специфики, но и которые вообще планирует использовать в своей деятельности.

Как известно, малые предприятия могут вести бухгалтерский учет по упрощенной системе, при этом сокращая количество синтетических счетов за счет их объединения. Конкретные рекомендации по данным операциям даны в Информационном письме от 11.06.2009 "Об упрощенной системе бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности для субъектов малого предпринимательства".

Тема 1.2 План счетов бухгалтерского учета.

Обзор системы «1С:Предприятие 8»

Система программ «1С:Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Области применения

Гибкость платформы позволяет применять 1С:Предприятие 8 в самых разнообразных областях:

автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д.

поддержка оперативного управления предприятием;

автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;

ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;

широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;

решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;

расчет зарплаты и управление персоналом;

другие области применения.

Документ Авансовый отчет в 1С Бухгалтерия – это очень распространенный документ в бухгалтерской работе, и его используют для отражения командировочных и хозяйственных расходов предприятия.

Для заполнения документа «Авансовый отчет» в 1С Бухгалтерия следует зайти во вкладку «Касса» в верхнем или нижнем меню программы. Данный документ также присутствует в нижнем меню «Производство». Порядок формирования документа одинаков для всех восьмых версий программы 1С Бухгалтерия.

Щелкните по элементу «Авансовый отчет» и нажмите на кнопку «Добавить» в верхнем меню журнала «Авансовые отчеты». В 1С Бухгалтерия версия 8.0 и версия 8.1 кнопка имеет следующий вид, а в 1С Бухгалтерия версия 8.2

После нажатия на кнопку «Добавить» открывается новый авансовый отчет, который нужно заполнить. Документ состоит из четырех вкладок: «Авансы», «Товары», «Оплата» и «Прочее».

На первом этапе нужно выбрать подотчетное лицо из справочника «Физические лица» или, если подотчетное лицо еще не внесено, добавить новое. После этого вставляем подотчетное лицо в документ двумя щелчками левой кнопки мыши или кнопкой «Выбрать».

В первой вкладке «Авансы» нужно выбрать документ, которым выдавались деньги в 1С Бухгалтерия. Таким документом может являться Расходный кассовый ордер, если деньги выдавались из кассы, Списание с расчетного счета, если деньги были перечислены со счета предприятия или Выдача денежных документов.

Если деньги авансом не выдавались, данная вкладка не заполняется. Внизу обязательно нужно указать назначение аванса: командировочные или хозяйственные расходы, а также количество документов, которые приложены к авансовому отчету.

Вторая вкладка документа «Авансовый отчет» — это «Товары». На этой вкладке в 1С Бухгалтерия отражаются товары, которые были приобретены подотчетным лицом.

Третья вкладка авансового отчета в 1С Бухгалтерия — «Оплата» предназначена для отражения тех расходов, которые были оплачены подотчетным лицом, например, услуги связи, Интернет и т.п.

На четвертой вкладке авансового отчета 1С Бухгалтерия «Прочее» отражаются командировочные расходы, если подотчетное лицо ездило в командировку.

После этого можно провести документ в 1С Бухгалтерия, посмотреть проводки документа и его печатную форму, щелкнув по кнопке «Авансовый отчет» внизу документа в 1С Бухгалтерия.

На практике, при заполнении документа вам может не понадобиться заполнять все вкладки документа «Авансовый отчет» в 1С Бухгалтерия. Вы будете заполнять одну или две вкладки в зависимости от того, на какие цели были потрачены денежные средства подотчетным лицом.

Корректировочный счет-фактура в 1с 8.2 выставляется при изменении цены и (или) количества отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав). В нем будет отражаться разница (положительная или отрицательная), на которую произошло изменение стоимости отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Корректировочный счет-фактуру нужно выставить не позднее пяти календарных дней с момента составления дополнительного соглашения или иного документа, изменяющего стоимость отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав), или получения документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение этой стоимости (п. 3 ст. 168 НК РФ).

В нашем примере мы рассмотрим как отразить скидку покупателю и выписать корректировочный счет-фактуру выданный в 1С Бухгалтерия 8 ред. 2.

ООО «Веда» 09 октября 2012 года реализовало ООО «Тонус» брюки женские стоимостью 118 000 руб., в том числе НДС — 18 000 руб. Себестоимость товара 80 000 рублей. Затем ООО «Веда» решило предоставить скидку 10% на брюки женские. 12 октября 2012 года стороны заключили дополнительное соглашение к договору поставки, в котором уменьшена стоимость товаров на сумму скидки.

12 октября 2012 года ООО «Веда» сделало корректировку реализации и выписало корректировочный счет-фактуру и накладную с новой стоимостью товаров (брюки женские 106 200 руб., в том числе НДС 16 200 руб.).

При реализации 09 октября 2012 года бухгалтер ООО «Веда» оформил в 1С Бухгалтерия 8 документ «Реализация товаров и услуг» с видом операции «Продажа, комиссия» и сделал на основании реализации документ «Счет-фактура выданный».

Были сформированы проводки:

Дт 62.01 Кт 90.01.1 -118 000 рублей (отражается выручка с НДС от реализации товара брюки женские)

Дт 90.03 Кт 60.02 – 18 000 рублей (начислен НДС по реализации)

Дт 90.02.1 Кт 41.01 – списан проданный товар брюки женские

Далее 12 октября 2012 года ООО «Веда» нужно оформить документ «Корректировка реализации». Это можно сделать на основании документа «Реализация товаров и услуг». Для этого в журнале реализации товаров и услуг или в открытом документе нажимаем на кнопку Действие далее на основании и выбираем «Корректировка реализации». Вид документа указываем «Корректировка по согласованию сторон». Документ заполняется автоматически. Корректировать мы будет НДС, бухгалтерский и налоговый учет. Единственное, что нужно указать в документе – это новую стоимость товара: 106 200 руб. Проводим документ.

По нему формируются проводки:

Дт 62.01 Кт 90.01.1 корректировка реализации – (минус) 11 800 руб.

Дт 90.03 Кт 19.09 корректировка НДС по реализации - (минус) 1 800 руб.

На основании корректировки делается корректировочный счет фактура в 1с 8.2. Для этого в нижней части счета-фактуры нажимаем на «Ввести счет-фактуру». Документ заполняется автоматически, нужно только указать, что счет-фактура выставляется.