Курсовая работа

По дисциплине: «Основы организации труда»

Тема: « Оптимизация загрузки персонала »

Направление подготовки

«Управление персоналом»

Курс I

Выполнила студентка

Маркова Юлия гр.345

Руководитель: Иванова М.О

Санкт- Петербург

Содержание.

Введение....................................................................................................................

Глава I. Методы оптимизации численности сотрудников....................................

1.1 Методы и подходы к оптимизации численности персонала...........................

1.2 Определение потребности в персонале............................................................

Глава II. Анализ оптимизации численности персонала на предприятии............

2.1. Алгоритм оптимизации загрузки персонала................................................

2.2.Способы оптимизации загрузки персонала....................................................

Глава III. Анализ методов оптимизации загрузки персонала на предприятии...

Заключение............................................................................................................

Список используемой литературы..........................................................................

Введение.

В условиях рыночной конкуренции актуальность оптимизации загрузки персонала и последующая их адаптация стало одним из главнейших факторов, определяющим выживание и экономическое положение предприятий.

Для обеспечения эффективной работы персонала необходимо создание атмосферы сотрудничества, при которой каждый член коллектива заинтересован в наиболее полной реализации своих способностей.

Актуальность данной проблемы. В связи с развитием рыночной системы в России большой вес имеет рынок трудовых ресурсов. Поэтому политика предприятия по отбору и набору кадров является главенствующей и играет важную роль для достижения миссии и целей организации.

Общей приоритетной целью работы является освещение, систематизация и выделение наиболее важных аспектов набора и отбора кадров. Автор стремится показать, что найм -это неотъемлемая часть системы управления персоналом в организации в целом, в основе которой лежит огромный «пласт», под названием отбор персонала, также, на примере отдельной организации, попытается охарактеризовать преимущества и недостатки определения пригодности кандидата по пакету заявительных документов. Раскрыть точки зрения на тестирование и сформулировать проблемы этого отборочного инструмента, показать особенности создания "тестовой ситуации" и ее важность для дальнейшей производственной практики. Определить цели, виды и возможности моделирования процесса собеседования, его этико-правовые и экономические проблемы, результативность при принятии решения о найме.

Из целей работы вытекают основные задачи, которые необходимо решить в процессе выполнения данной работы:

- ознакомиться с наиболее важными теоретическими и практическими аспектами отбора персонала;

- произвести оценку каждой операции по набору и отбору, их продуманность от создания профиля пригодности будущего работника и определения источников его поиска до принятия решения о найме.

Объектом исследования является изучение всех важнейших аспектов отбора персонала. Вследствие, изменения структуры организации, проведения мероприятий по привлечению кандидатов, определим основные методы набора и отбора персонала, подходящего именно для данной организации, рассчитаем необходимое количество работников для качественного выполнения поставленных задач.

Предметом исследования является концепции, принципы и методы эффективного отбора персонала в организацию.

Для достижения объективного отбора претендентов на практике все в большей степени начинают востребовать стандартизированные методы и способы селекции. В настоящей работе будет дан анализ типичных инструментов найма, каждый из которых требует особого подхода, условий и специалистов-экспертов.

Глава I. Методы оптимизации численности сотрудников

1.1 Методы и подходы к оптимизации численности персонала

К проведению оптимизации численности персонала компании следует относиться как к отдельному проекту, который необходимо спланировать, то есть определить состав работ, их последовательность, сроки выполнения и ответственных за исполнение каждой задачи.

Прежде всего, необходимо провести диагностику текущего состояния дел в сфере производительности труда и численности персонала. Надо систематизировать и проанализировать количество персонала в компании в разрезе подразделений, с учетом выполняемых подразделением функций и реальной загрузки (интенсивности и продолжительности работы). На основе выводов, полученных в ходе такого анализа, можно предложить ряд мер по оптимизации бизнес-процессов. Кроме этого, полезно задуматься о проведении модернизации оборудования и внедрении передовых производственных технологий. Все эти мероприятия позволят сразу выявить те рабочие места, которые подлежат сокращению за ненадобностью.

Далее следует рассчитать оптимальную численность персонала, потребную для качественного выполнения производственной программы с учетом оптимизации административных и производственных процессов. Определение оптимальной численности персонала производится с использованием той или иной методики нормирования численности. Сравнивая имеющуюся на сегодняшний день численность персонала с оптимальной, получаем то количество персонала в каждом подразделении, которое необходимо сократить. Однако речь может идти не только о сокращении, но и о перераспределении персонала по структурным единицам, если это обусловлено необходимостью усиления отдельных подразделений.

После этого необходимо спланировать программу сокращений, в которой нужно ответить на два непростых и болезненных вопроса: «КОГО?» и «КАК?» необходимо сократить. Причем ответить на первый вопрос, пожалуй, легче и проще, чем на второй. Хотя и первый вопрос, как показывает практика, не такой уж простой. Например, Трудовой кодекс РФ прямо указывает, что при сокращении численности или штата преимущество на оставление на работе имеют работники с более высокой производительностью труда и квалификацией (ст. 179). Статья 261 ТК РФ предоставляет гарантии беременным женщинам и женщинам, имеющих детей до 3 лет, матерям-одиночкам с детьми до 14 лет либо с инвалидом до 18 лет, а также другим лицам, воспитывающим указанных детей без матери. На таких сотрудников распространяется запрет на увольнение по инициативе администрации, за исключением случаев ликвидации организации. При этом может оказаться, что перечисленные лица не обладают наибольшей производительностью труда, тем не менее, работодатель обязан оставить их на работе. Поэтому при выборе кандидатов на увольнение такие нюансы обязательно надо учитывать.

Ответить на вопрос «КОГО?» будет проще, если принять концепцию так называемого «кадрового ядра» и «кадровой периферии». Любой руководитель интуитивно понимает, что кадровое ядро — это те сотрудники, без которых работа просто не может качественно выполняться. То есть кадровое ядро это сотрудники:

1) Участвующие в основных бизнес-процессах компании;

2) Приносящие компании наибольшую прибыль (либо минимизирующие расходы компании);

3) Обладающие наибольшей производительностью труда и квалификацией;

4) Специалисты, которым в силу их знаний, умений и опыта сложно быстро подобрать замену на рынке труда;

5) Демонстрирующие высокий потенциал и динамику профессионального развития.

Соответственно, кадровая периферия — это все остальные сотрудники. Разумеется, кадровая периферия тоже выполняет определенные функции, но при наступлении какой-либо кризисной ситуации от кадровой периферии можно избавиться без серьезных последствий для бизнеса, а потом, при необходимости — набрать новый «периферийный» персонал.

Рассмотрим простой пример. Бригада, работающая на распилке древесно-стружечной плиты (ДСП), состоит из оператора распилочного станка, трех подсобных рабочих, стаскивающих распиленные детали со станка и укладывающих их в штабеля, и водителя автопогрузчика, который подвозит к станку ДСП и отвозит на склад штабеля деталей. В этом случае «кадровым ядром» бригады будут оператор станка и водитель погрузчика, как наиболее квалифицированные работники, а подсобные рабочие — «кадровой периферией», поскольку их легко заменить при необходимости. Пример, разумеется, достаточно условный, но он иллюстрирует принцип выделения ядра и периферии. Если же модернизировать оборудование, то можно обеспечить автоматическое укладывание деталей распиленной ДСП в штабеля, и тогда подсобные рабочие вообще в данной бригаде не потребуются.

Когда определены потенциальные кандидаты на увольнение, требуется выбрать методы, с помощью которых будет проводиться сокращение штатов или численности. Существует два принципиально различных подхода к проведению сокращения численности, которые условно можно назвать «жестким» и «мягким».

«Жесткий» подход — это классическое сокращение штатов: наступает некий кризис, принимается решение о сокращении издержек путем сокращения штатов, выявляются неэффективные рабочие места, сотрудников предупреждают за два месяца об увольнении, выплачивают положенные по ТК компенсации и увольняют. Таким образом, процедура сокращения происходит довольно быстро, и с относительно небольшими затратами (компенсации при увольнении). Однако недостатков у такого подхода больше, чем достоинств. Во-первых, в случае быстрых и жестких сокращений есть риск ошибки, которая выльется для предприятия в конфликты, как с увольняемым персоналом, так и профсоюзами. Во-вторых, в случае градообразующего предприятия возникновение массовой безработицы может вылиться в возрастание социальной напряженности в регионе, а это, в свою очередь, может отразиться и на отношениях с региональной администрацией. В-третьих, ухудшается моральный климат в оставшейся части коллектива — жесткие увольнения не добавляют сотрудникам лояльности. А это, в конечном счете, сказывается на снижении производительности труда.

«Мягкие» методы сокращения численности основаны на стремлении уйти от прямых увольнений по инициативе администрации, их суть заключается в создании условий для стимулирования «естественного» снижения численности персонала. «Мягкие» методы направлены на предупреждение таких ситуаций, когда требуется проводить массовые увольнения.

Все «мягкие» методы можно условно разделить на три группы:

1) «естественное» выбытие;

2) «мягкое» сокращение;

3) управление численностью без сокращений.

«Естественное» выбытие персонала

«Естественное» выбытие персонала — это такие способы, при которых персонал увольняется самостоятельно, по собственной инициативе, и задача администрации — создать для этого некоторые условия. Самый простой способ — временно запретить прием на работу новых сотрудников, издав соответствующий приказ.

«Мягкое» сокращение

К методам «мягкого» сокращения мы относим:

1)Использование досрочных льготных пенсионных программ;

2)Перевод части персонала в дочерние бизнес-единицы;

3) Стимулирование увольнений по собственному желанию за счет привлекательной системы компенсаций и поддержке при дальнейшем трудоустройстве.

Реализация программы оптимизации численности персонала.

Оптимизация численности персонала — это непростой и болезненный инструмент сокращения издержек компании. Если применять его взвешенно, после всестороннего анализа текущей ситуации и прогноза последствий — он будет эффективно работать и давать ожидаемые результаты. Но еще лучше было бы выстраивать организационную структуру и систему управления компанией таким образом, чтобы можно было предупреждать ситуации, когда требуется сокращать численность персонала.

Оптимизация численности персонала — один из методов сокращения издержек бизнеса.

Целью существования любого бизнеса является извлечение прибыли для его владельцев в течение достаточно продолжительного периода времени. Из этой прописной истины следует, что владелец бизнеса всегда стремится к увеличению объема выручки и снижению издержек. Таким образом, основная задача любого бизнесмена — это повышение экономической эффективности своего бизнеса, то есть, по сути дела, его рентабельности.

Обычно к проблеме сокращения издержек подходят следующим образом. Во-первых, необходимо проанализировать структуру издержек, и выбрать те статьи затрат, которые вносят наибольший вклад в издержки. Во-вторых, надо определить, какие статьи затрат в принципе поддаются сокращению, и в каких пределах мы можем данными затратами управлять. Допустим, статья затрат «сырье и материалы» составляет 50% в общей структуре затрат, но если мы не можем найти поставщиков с более низкими ценами, то сократить сколько-нибудь существенно эту статью при заданном объеме выпуска продукции и без изменения технологии производства — крайне затруднительно.

Одной из статей расходов, которую можно сокращать в определенных пределах, являются расходы на персонал.

1) Расходы на социальный пакет и льготы для работников;

2) Расходы на производственное обучение и переподготовку сотрудников;

3) Расходы на подбор кандидатов и наем на работу;

4) Расходы на обеспечение техники безопасности;

5) Стоимость содержания рабочих мест, включая стоимость спецодежды, освещения, отопления, уборки рабочих мест и т.д.;

6)Прочие виды расходов на персонал, специфические для каждого предприятия.

1.2 Определение потребности в персонале

Разработка стратегии управления человеческими ресурсами и создание планов организационно-технических мероприятий по ее реализации являются, по сути, процессом планирования человеческих ресурсов. Основная цель планирования человеческих ресурсов (в узком смысле) состоит в обеспечении реализации планов организации с точки зрения человеческого фактора - работников, их численности, квалификации, производительности, издержек на их найм. Несовершенное планирование человеческих ресурсов дорого обходится организациям и может привести к потере ценных ресурсов.

Планирование потребности в персонале включает:

1) Оценку наличного потенциала трудовых ресурсов;

2) Оценку будущих потребностей;

3) Разработку программ по развития персонала.

Конкретное определение потребности в персонале представляетсобой расчет необходимого числа работников по их количеству, квалификации, времени, занятости и расстановке в соответствии с текущими и перспективными задачами развития предприятия. Расчет производится на основе сравнения расчетной потребности в рабочей силе и фактического состояния обеспеченности на определенную дату и представляет собой информационную основу для принятия управленческих решений в области привлечения персонала, его подготовки и переподготовки.

Эффективное планирование человеческих ресурсов положительно влияет на результаты организации благодаря:

1) Оптимизации использования персонала. Детальное планирование позволяет выявить и продуктивно применить невостребованный потенциал сотрудников путем расширения должностных обязанностей, перевода работников на другие рабочие места, реорганизации производственных процессов;

2) Совершенствованию процесса приема на работу. Планирование является источником информации о потребностях организации в персонале, что дает возможность обеспечить поиск и отбор кандидатов на планомерной основе, снизить издержки и избежать кризисных ситуаций, связанных с нехваткой рабочей силы;

3) Организации профессионального обучения. План по человеческим ресурсам является основой для планирования и проведения профессионального обучения в компании. Тщательная разработка этого плана позволяет обеспечить нужную квалификацию работников и добиться реализации бизнес-планов с наименьшими издержками;

4) Созданию основы для развития других программ управления персоналом. Знание тенденции в динамике численности, изменении квалификационной структуры персонала позволяет отделу кадров разрабатывать долгосрочные программы в области компенсации, профессионального развития и т.д.;

5) Сокращению общих издержек на рабочую силу за счет продуманной, последовательной и активной политики на рынке труда. Знание собственных потребностей на длительную перспективу дает компании возможность эффективно противостоять своим конкурентам и взаимодействовать с контрагентами на рынке труда, и извлекать выгоду из меняющейся ситуации.

Чтобы определить потребности организации в человеческих ресурсах, необходимо понимать, под влиянием каких факторов они формируются. Поскольку организации являются открытыми социальными системами, их потребности в рабочей силе возникают под воздействием как внутренних (внутри организационных), так и внешних факторов.

Потребности организации в рабочей силе зависят, прежде всего, от стоящих перед ней целей, для реализации которых необходимы человеческие ресурсы. Чем конкретнее организационная цель, тем легче определить потребности в рабочей силе, необходимой для ее реализации.

У компании со стабильной долгосрочной стратегией потребности в рабочей силе не претерпевают серьезных изменений из года в год и планирование человеческих ресурсов не представляет особой сложности. И наоборот, если организация меняет стратегию - переходит к выпуску новой продукции, освоению новых рынков, ликвидации отдельных сегментов бизнеса, потребности как в численности, так и в квалификации рабочей силы могут существенно измениться.

Еще один источник изменений потребностей организации в рабочей силе — внутри организационная динамика рабочей силы - увольнение по собственному желанию, выходы на пенсию, декретные отпуска и т.п. Отдел кадров должен отслеживать эту динамику и заблаговременно предсказывать изменения.

Среди множества внешних факторов существует несколько наиболее важных, оказывающих непосредственное влияние на состояние рынка труда - источника рабочей силы для большинства современных организаций. К ним относятся:

1) Макроэкономические параметры - темпы экономического роста, уровень инфляции и безработицы, структурные изменения (развитие одного сектора народного хозяйства за счет сокращения другого) - оказывают сильное воздействие как на стратегию компании (потребности в человеческих ресурсах), так и на ситуацию на рынке труда (предложение человеческих ресурсов).

2) Развитие техники и технологии может самым кардинальным образом изменить потребности организации в рабочей силе. Примером может служить замена счетоводов во всем мире персональными компьютерами. Специалисты по человеческим ресурсам должны работать в тесном контакте с техническими экспертами компании, чтобы заблаговременно оценить влияние возможного внедрения новой техники или технологии на потребность организации в персонале.

3) Политические изменения могут влиять на потребности в человеческих ресурсах и положение на рынке труда через изменение законодательства, регулирование макроэкономических параметров, создание определенного политического климата в стране.

4) Конкуренция и состояние рынка сбыта, изменяющиеся под влиянием множества факторов, оказывают самое прямое воздействие на потребности компании в человеческих ресурсах. Усиление конкуренции на стабильном или сокращающемся рынке, как правило, означает, что компании необходимо подумать о сокращении численности своих сотрудников. И, наоборот, быстро растущий спрос на продукцию организации является индикатором необходимости набора дополнительной рабочей силы.

5) Понимание динамики факторов, влияющих на потребности организации в рабочей силе, является основой планирования человеческих ресурсов. Современные организации используют различные методы планирования - от самых простых до сложных многофакторных моделей. К методам прогнозирования потребностей в человеческих ресурсах относятся:

6) Экстраполяция - наиболее простой и часто употребляемый метод, состоит в перенесении сегодняшней ситуации (пропорций) в будущее. Привлекательность метода состоит в его общедоступности, ограниченность заключается в невозможности учесть изменения в развитии организации и внешней среды. Поэтому это метод подходит для краткосрочного планирования и для организаций со стабильной структурой, действующих в стабильной окружающей среде.

7) Экспертные оценки - это метод, основывающийся на использовании мнений специалистов для определения потребностей в человеческих ресурсах. Такими специалистами в организации являются, прежде всего, руководители подразделений. Отдел человеческих ресурсов занимается сбором и обработкой оценок. Преимущества метода экспертных оценок заключаются в участии линейных руководителей. Недостатки метода связаны с трудоемкостью процесса сбора и обработки мнений экспертов, а также субъективности их суждений.

Глава II. Анализ оптимизации численности персонала на предприятии.

2.1. Алгоритм оптимизации загрузки персонала

Оптимизация загрузки персонала. Установлено, что равномерная загрузка персонала влияет на конечные результаты производства и позволяет сократить потери рабочего времени до 25% от общего фонда. Разработаны показатели расчета и методика оптимизации загрузки персонала по критерию сокращения потерь рабочего времени и перегрузок. Чтобы сокращение штата проходило без снижения эффективности предприятия, на производстве необходимо внедрять новую технику и технологии, а в аппарате управления – оптимизировать деловые процессы. Поручите внешним или внутренним аудиторам (например, службе качества) сопоставить возложенные на каждое отдельное подразделение функции с реальной загрузкой каждого сотрудника в нем (по интенсивности и продолжительности работы). Результатом такого анализа могут быть не только увольнения, но и перераспределение персонала по структурным единицам, если обнаружится необходимость усилить отдельные подразделения. Если выясняется, что штат все-таки нужно сокращать, к этой задаче следует относиться как к проектной, то есть заранее определить состав работ, их последовательность, сроки выполнения и ответственных за каждый участок работы. Существует два принципиально различных подхода к проведению сокращения численности, которые условно можно назвать «жестким» и «мягким».

Жесткий подход к сокращению штата.Равномерное в процентном отношении сокращение штата. Директивный указ Генерального Директора. Минусы: заданные сверху параметры сокращения штатов не учитывают реальное положение дел в подразделениях и различия между ними. Это классическое сокращение штата: выявляются неэффективные рабочие места, сотрудников предупреждают за два месяца об увольнении, выплачивают положенные по ТК компенсации и увольняют. Процедура сокращения происходит довольно быстро и с относительно небольшими затратами (на компенсации при увольнении). Существует более мягкие методы сокращения штата, когда администрация не проявляет инициативу кого-то уволить открыто, однако создает необходимые условия, чтобы сотрудник ушел сам. Такие методы уместно применять для предупреждения ситуаций, когда требуются массовые увольнения.«Естественное» выбытие персонала. Для предприятий с высокой текучестью кадров достаточно временно запретить прием на работу новых сотрудников. В скором времени численность персонала уменьшится естественным путем. Можно стимулировать выход на пенсию сотрудников, достигших пенсионного возраста. Например, осуществляя для этого единовременные выплаты или выплаты в рамках корпоративной пенсионной программы.

2.2.Способы оптимизации загрузки персонала.

Оптимизация состава персонала может осуществляться четырьмя основными способами (каналы оптимизации):

• проектирование труда, использование новой техники и технологий;

• наем новых сотрудников;

• развитие, в т. ч. обучение, и передвижение персонала;

• освобождение работников.

СПОСОБ 1. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ТРУДА

Потребность в персонале в первую очередь зависит от используемых техники, оборудования, технологий, проектирования труда. Техника и технологии определяют, сколько людей, каких профессий и какой квалификации потребуется компании. Проектирование труда позволяет эффективно соединять технику и людей в едином производственном процессе с целью повышения производительности труда и сохранения здоровья человека. Оно предусматривает разработку и внедрение оптимальных форм разделения и кооперации труда, а также его организации, обеспечивающей эффективную работу отдельных сотрудников и рабочих групп внутри предприятия. Тем самым исключаются или минимизируются как излишки персонала, порождаемые производственной неразберихой, дублированием функций, так и его недостаток, сопровождающийся неспособностью систематически выполнять организационные задачи. Строго говоря, используемые техника и технологии, а также проектирование труда являются фундаментальными, основополагающими факторами, определяющими потребность в персонале и лежащими в основе кадрового планирования. Однако на базе существующей материально-технической основы производства и организации труда они могут быть использованы и для оптимизации состава персонала. Если компании требуется сократить расходы на персонал, то целесообразно в первую очередь проанализировать: можно ли это сделать за счет более эффективных техники и технологий и более рационального проектирования труда, в т. ч. оптимизации структуры и количества рабочих мест, а также загрузки сотрудников. Наукой и практикой менеджмента выработаны достаточно эффективные методы диагностики рабочих мест:

• интервью (опрос);

• анкетирование (опросные листы);

• включенное (прямое) наблюдение;

• количественные компьютерные методы и др.

Одним из простых, дешевых, надежных и достаточно универсальных методов определения, на что уходит рабочее время сотрудника и насколько оно рационально распределено, является фотография (или самофотография) рабочего времени – в зависимости от того, кто его проводит, сторонний наблюдатель или сам работник. При использовании метода ежедневников для анализа рабочего времени, например референта (или секретаря), сотрудница фиксирует в специальном журнале все виды работ, которые она выполняет, их продолжительность и последовательность (в некоторых компаниях и в государственных учреждениях это делается постоянно). Такими видами деятельности могут быть: разбор электронной и иной корреспонденции, информирование руководителя, ответы на телефонные звонки, подготовка деловых писем, прием посетителей, выполнение конкретных поручений руководителя и т. д. Полученная картина рабочего времени и видов деятельности сопоставляется с должностной инструкцией и нормами выполнения отдельных видов работ, что позволяет оптимизировать организацию труда и, как следствие, кадровый состав. Если в результате выяснится, что сотрудники, скажем, тратят слишком много времени на телефонные разговоры, то, может быть, целесообразно создать специальную диспетчерскую службу (или передать ей часть функций других работников), перейти преимущественно на электронные коммуникации, отвести для телефонных разговоров специальные часы, перераспределить часть функций между работниками, провести соответствующий тренинг, повысить требовательность и т. д.

СПОСОБ 2. НАЕМ СОТРУДНИКОВ

Вторым важным каналом оптимизации состава персонала является наем кадров. Эта функция особенно актуальна при росте компании и увеличении численности. От нее непосредственно зависит набор персонала нужного количества и качества в оптимальные сроки. Однако функция найма в той или иной форме осуществляется практически всегда, даже во времена кризиса, что связано в первую очередь с естественной текучестью кадров. Наем персонала не только предотвращает простаивание техники и оборудования, невыполнение производственных планов и обязательств перед партнерами и клиентами (что может быть вызвано наличием незаполненных вакансий, нехваткой персонала в целом), но и влияет на текучесть кадров и накопление в компании человеческого капитала (знаний, умений, компетенций).Игнорирование этого фактора часто приводит к значительным финансовым и иным издержкам, которых можно избежать при правильном планировании. Крупная торговая компания, владеющая сетью магазинов по продаже компьютеров, сложной офисной техники и оборудования в Москве и ряде других регионов, теряла большие средства из-за высокой текучести кадров, на адаптацию и обучение которых тратила немалые деньги. Проанализировав ситуацию, менеджер по персоналу предложил ввести в качестве одного из решающих критериев отбора позицию «перспективные планы кандидата». Реализуя это предложение, рекрутеры стали обращать внимание на социальный статус соискателя (в частности, перестали брать непрофильных студентов) и с помощью тестов и интервью выяснять, насколько человек связывает свое будущее с компанией и кем видит себя в ней через год, 3, 5 и 10 лет. Для перспективных работников был разработан план карьерно-статусного роста, который реализовывался на практике. Через два года эти меры позволили сократить текучесть кадров среди перспективных сотрудников в 1,8 раза, сформировать кадровый резерв и снизить расходы, связанные с текучестью и обучением новых работников (с учетом средств, выделяемых на карьерно-статусное планирование), в 1,5 раза.

СПОСОБ 3. РАЗВИТИЕ ПЕРСОНАЛА

В качестве третьего канала оптимизации состава выступает развитие персонала (в частности обучение). Оно означает повышение знаний, умений и навыков (компетенции) работников, которые требуются организации или могут потребоваться в обозримом будущем. Развитие персонала охватывает различные мероприятия и собственные усилия сотрудников, направленные на повышение квалификации, в т. ч. обучение, переподготовку, профессиональную адаптацию, организацию изобретательской и рационализаторской работы, планирование деловой карьеры, работу с кадровым резервом, ротацию кадров, совмещение профессий, работу в команде и др. В России часто говорят об обучении (специализированное усвоение знаний и выработка умений) и развитии (повышение уровня квалификации преимущественно в результате практического опыта) кадров, не учитывая тот факт, что обучение – это составная часть развития специалиста. Развитие персонала служит оптимизации, прежде всего, его качества, так как повышает уровень компетентности, но в то же время и его количества, поскольку позволяет полнее использовать трудовой потенциал работников, сокращать рабочее время, затрачиваемое на выполнение заданий. Оно направлено на покрытие потребности в персонале без внешнего найма, что позволяет экономить средства, минимизировать ошибки набора и повышать за счет перспектив профессионального развития и карьерного роста сотрудников их мотивированность и корпоративную приверженность. Все это способствует повышению экономической и социальной эффективности как цели оптимизации состава персонала.

СПОСОБ 4. ОСВОБОЖДЕНИЕ ПЕРСОНАЛА

Четвертым каналом кадровой оптимизации является освобождение персонала. Оно осуществляется тогда, когда потребность в кадрах меньше их наличного состава или же когда сотрудник плохо работает, нарушает трудовую дисциплину и другие требования организации, зафиксированные в трудовом договоре. Освобождение персонала связано в первую очередь с сокращением рабочих мест и (или) рабочего времени. Существует две формы освобождения персонала: внутреннее и внешнее (см. табл.). Внутреннее освобождение означает такое уменьшение рабочего времени или рабочих мест, когда производительные способности работников приспосабливаются к организационным требованиям без сокращения кадров и без увольнения работников. Внешнее освобождение означает прекращение трудовых отношений. Оно имеет место при завершении или прекращении трудового договора по инициативе одной из сторон или при обоюдном согласии, при выходе на пенсию, а также в случае смерти работника. В нашей стране эти виды внешнего освобождения часто называют увольнением, хотя в странах Запада выход на пенсию не относится к увольнению. Оптимизация состава персонала предполагает выбор форм освобождения, наиболее целесообразных для предприятия и сотрудников. Сравнительно незаметно и безболезненно для коллектива происходит использование форм внутреннего освобождения персонала. Внешнее освобождение персонала, особенно в случае массовых увольнений, осуществляется более заметно и болезненно для коллектива. Как же снять напряженность и провести освобождение персонала, равно как и весь процесс оптимизации его состава, легче и безболезненнее? В этом могут помочь современные инструменты управления кадровым составом. Среди них особо стоит выделить планы гибкости форм найма, план кадровых изменений и сегментный подход к составу.

Глава III. Анализ методов оптимизации численности персонала на предприятии.

Проведен анализ основных методов определения оптимальных размеров численности подразделений, их преимущества и недостатки. Оптимизацию численности персонала на предприятии как правило производят с помощью методов анализа трудоемкости выполняемых работ, функций, частными примерами которых является фотография рабочего дня, хронометраж и т.п. Также применяются нестандартные, но эффективные решения, позволяющие в кратчайшие сроки выявить ресурсы сокращения численности и оптимизации загрузки персонала, среди которых можно выделить: оптимизация численности через определение нормативов, оптимизация численности через оптимизацию деятельности. Ключевые слова: оптимизация численности персонала, методы оптимизации численности персонала. Многие организации и предприятия в настоящее время считают одной из важнейших стратегических задач задачу снижения издержек. Согласно имеющимся данным, для большого количества предприятий издержки на персонал порой достигают до 75% от общих затрат предприятия. Столь высокие издержки часто обусловлены необоснованно большой численностью персонала, которая является следствием неэффективной организации труда на предприятии, а также решение возникающих задач путем привлечения дополнительных трудовых ресурсов, в то время как оптимальным решением является перераспределение задач между существующим персоналом. В результате реорганизации трудового процесса, перераспределения функций, сокращения избыточных звеньев согласований и формализации процедур становится возможным провести сокращение до 30% численности персонала при сохранении качества выполнения работ. Оптимизацию численности персонала на предприятии как правило производят с помощью методов анализа трудоемкости выполняемых работ, функций, частными примерами которых является фотография рабочего дня, хронометраж и т.п. Также применяются нестандартные, но эффективные решения, позволяющие в кратчайшие сроки выявить ресурсы сокращения численности и оптимизации загрузки персонала, среди которых можно выделить: оптимизация численности через определение нормативов, оптимизация численности через оптимизацию деятельности. В первую очередь необходимо разобрать значение понятия оптимизация численности персонала. Под термином оптимизация понимают установление (нахождение) такого соотношения значимых факторов, влияющих на состояние объекта, при котором получаемый результат зависимости изменения этих факторов экстремален (минимален или максимален). Следовательно, при классической постановке задачи оптимизации необходимо установить наличие и характер зависимости (влияния) фактора «численность персонала» и других факторов, влияющих на результаты бизнеса, а затем отыскать экстремум (или экстремумы) в данной зависимости. В отношении численности персонала, так же само собой разумеющимся будет поиск минимального экстремума. Проанализируем основные аспекты оптимизации численности персонала через оптимизацию деятельности. Прежде чем приступить к оптимизации численности персонала, занятого той или иной деятельностью, и исследовать трудо-затраты на эту деятельность, необходимо выяснить, правильно ли она организована. Задача установления необходимой и достаточной численности персонала вызывает интерес, как руководителей служб персонала, так и других топ-менеджеров, вплоть до генеральных директоров и собственников компаний. Актуальность вопроса усиливается также за счет того, что персонал – актив специфический, его численность затруднительно оперативно регулировать на ежедневной основе. Интересы работника защищает трудовое законодательство, от жестких кадровых решений страдает репутация работодателя. Поэтому руководителю компании необходимо уметь планировать и контролировать численность не только в кризисные времена, но и в благополучные. Пути решения оптимизации численности персонала со времен Ф. У. Тэйлора претерпели немного изменений – для определения численности исследуется деятельность, которой занимаются сотрудники и рассчитываются нормы времени (трудо-затраты) на эту деятельность. Арсенал подобных методов на сегодняшний день достаточно широк – хронометраж, фотографии рабочего времени, мгновенное наблюдение, готовые справочники нормативов времени и т.д. Рассмотрим основные методы определения оптимальных размеров численности подразделений. Первый метод – определение численности персонала на основе нормативной трудоемкости производственной программы и планового баланса рабочего времени одного рабочего. Трудоемкость производственной программы определяется путем умножения запланированного выпуска товарной продукции на плановую норму времени на единицу продукции. Плановый баланс рабочего времени одного рабочего устанавливает среднее количество часов, которое рабочий должен отработать в течение планового периода (действительный фонд рабочего времени). Для определения действительного фонда рабочего времени необходимо умножить располагаемый фонд рабочего времени (календарный фонд рабочего времени за вычетом выходных и праздничных дней) на коэффициент, учитывающий планируемые невыходы на работу и простои (отпуска, невыходы по болезни и другие неявки, предусмотренные законодательством). Плановая численность основных производственных рабочих определяется путем деления трудоемкости всего объема продукции на действительный фонд рабочего времени одного рабочего и коэффициент выполнения норм времени. На основе данного метода можно определить численность всех основных рабочих предприятия, затраты труда которых поддаются нормированию. Численность вспомогательных рабочих определяется в зависимости от характера выполняемых работ. Потребность во вспомогательных рабочих на нормируемых работах определяется тем же способом, что и основных рабочих. К этой категории относятся рабочие инструментальных, ремонтно-механических, транспортных и других цехов. Второй метод – определение численного состава подразделений, руководящего состава предприятия и уровней управления (иерархии) на основе норм управляемости. При анализе численности руководителей используются нормы полученные в результате исследований в области определения норм управляемости).

Нормы управляемости для структурных подразделений предприятия устанавливаются для следующих уровней управления: высший уровень управления – директора по направлениям, начальники служб, отделов, производств; низший уровень управления – начальники групп, бюро и мастера цехов (участков), руководители подразделений, не имеющих внутреннего деления. Норма управляемости (диапазон контроля) – это среднее количество персонала, которое ограничивается объективными пределами физических и умственных возможностей одного руководителя эффективно управлять его работой. В качестве одного из критериев оптимального числа подчиненных работников принимается максимальная эффективность деятельности закрепленного за руководителем подразделения. Численность исполнителей, подчиненных руководителю, зависит от множества факторов: количества связей между руководителями и подчиненными, а также между самими подчиненными, степени трудности и ответственности функций, порученных данному подразделению, разнородности знаний, выполняемых подчиненными, территориального размещения подчиненных, степени самостоятельности руководителя, наличия и состава вспомогательного персонала, обеспеченности средствами оргтехники, возраста, квалификации, опыта руководителей и подчиненных.

Третий метод – определение численного состава подразделений на основе укрупненных нормативов численности персонала, обеспечивающего реализацию определенной функции на предприятии, с последующим уточнением (моделированием) численности по подразделениям, выполняющим данную функцию на основе распределения между ними операций каждой данной функции. Данный метод лежит в основе ряда методик, в которых численность работников определяется по функциям управления. При расчете необходимой численности работников, для выполнения отдельно взятой функции, учитывается ряд специфических факторов, влияющих на выполнение конкретной функции.

Четвертый метод – фотография рабочего дня и хронометраж. Фотография рабочего дня изучает и фиксирует все затраты рабочего времени, которые возникают на рабочем месте в течение смены или части смены. Объектом хронометража являются затраты оперативного времени. Основные этапы изучения затрат рабочего времени заключаются в подготовке к наблюдению, наблюдении с фиксацией затрат, обработке и анализе результатов наблюдения, разработке мероприятий по устранению (частично или полностью) выявленных потерь. При проведении хронометража могут быть использованы различные методы. Наибольшее распространение в практике получили сплошной хронометраж, при котором исследуют и фиксируют по текущему времени затраты всех приемов, входящих в операцию, и выборочный хронометраж, при котором изучают отдельные трудовые приемы вне связи с другими элементами операции. Фотография рабочего времени может быть индивидуальной, групповой и самофотографией.

Составление баланса рабочего времени позволяет выявить потери (затраты), подлежащие сокращению. На основании фактического баланса рабочего времени можно судить о возможности совмещения видов деятельности и сокращения численности персонала. Все эти методы позволяют с разной степенью точности исследовать трудо-затраты. Однако большинство методов измерения трудо-затрат исследуют ситуацию «как есть». Это приводит к закреплению норм численности без привязки к оптимальной организации деятельности. Вместе с тем, трудоемкие процессы, выполняемые в нескольких структурных подразделениях, нередко имеют потенциал к улучшению и оптимизации. Распространенным способом оптимизации деятельности структурных подразделений является функциональный анализ. На первом этапе анализа осуществляется непосредственно сбор детальной информации о выполняемых функциях, их распределению между подразделениями и сотрудниками. На этом же этапе целесообразно оценить трудозатраты на выполнение функций, а также определить, какие факторы (параметры) влияют на их трудоемкость. Обязательным условием является выяснение цели (продукта), для получения которого выполняется функция, его количественной оценки и потребителя. На основе анализа выявляются группы функций

1. Анализ выполняемых на предприятии функций после рассмотрения основных аспектов формируются матрицы перехода функций, в которых отражается оценочная трудоемкость функции «как есть», планируемые изменения функции (сохранение, удаление, передача в другое подразделение, объединение с другой функцией), трудоемкость функции «как будет». Сравнив трудоемкость «как есть» и «как будет» можно оценить экономию трудо-затрат, полученную вследствие оптимизации функций. Далее необходимо выявить параметры, влияющие на трудо-затраты в целевой модели. Методика расчета включает в себя последовательное выполнение трех процессов. В первую очередь, определение перечня параметров, существенно влияющих на трудо-затраты бизнес-процесса (например, количество входящих документов, периодичность поступления информации, сложность выполняемой работы и т.д.). Затем описание логической и математической взаимосвязи между параметрами бизнес- процесса и трудо-затратами. И завершающий этап: расчет трудо-затрат на выполнение функции. После завершения вышеописанных процессов следует приступать к определению численности персонала, необходимой для выполнения функций в рамках целевой модели. Как правило, суть расчетов сводится к сопоставлению фонда рабочего времени структурного подразделения и суммарной трудоемкости функций. При расчетах могут применяться различные поправочные коэффициенты (например, коэффициент потерь рабочего времени, коэффициент на отдых, интенсивности и т.п.). Если есть такая необходимость, то можно рассчитать численность структурного подразделения в разделе должностей – для этого на этапе сбора информации о выполняемых функциях необходимо оценить их сложность и требования к квалификации исполнителей.

Подход к оптимизации численности персонала через оптимизацию деятельности имеет ряд преимуществ: не тратятся ресурсы на подробное исследование текущей ситуации, нормы разрабатываются сразу для модели «как должно быть»; при проектировании «как должно быть» можно использовать существующие методики организации работы в собственной компании или в других организациях; организация получает инструмент планирования численности, возможность рассчитывать изменение потребности в персонале в зависимости от изменения параметров рынка: например, частоты заказов или количества. Безусловно, каждая организация сама выбирает путь решения проблемы оптимизации затрат, но в случае корректной постановки целей, последовательного решения задач оптимизации, учета возможных рисков и ошибок, уже совершенных другими компаниями, и ориентированности на долгосрочные результаты, успех проектов по реорганизации компании для оптимизации соотношения «затраты-доходы» не вызывает сомнений, а выгода является очевидной.

Заключение.

В результате выполнения курсовой работы был проведен анализ системы управления персонала и разработаны алгоритм по ее совершенствованию.

иВ процессе выполнения работы были решены поставленные задачи:

•были рассмотрены теоретические основы системы управления персоналом организации;

•был проведён анализ системы управления персоналом;

•был предложен ряд рекомендаций по решению проблем и оптимизации системы управления персоналом.

Анализ кадрового потенциала показал, что образовательный уровень персонала характеризуется, достаточно низкими показателям занятых в производстве услуг, не имеют образования.

Далее был проведен анализ системы мотивации персонала, который выявил следующие проблемы: сотрудники не довольны размерами получаемой заработной платы и считают получаемое вознаграждение не справедливым по отношению к результатам труда, присутствует общая неудовлетворенность персонала предприятия различными сторонами их трудовой деятельности. Показатели степени удовлетворенности, полученные в результате анализа, говорят о неэффективной организации труда, неэффективной системе морального стимулирования и мотивирования труда и необходимости ее совершенствовать.

С целью устранения данных недостатков и оптимизации системы управления персоналом были предложены следующие мероприятия:

1. Разработка программы дополнительного обучения персонала;

2. Разработка новой системы материального стимулирования, которая заключаться в создании систем поощрений работников;

3. Создание системы нематериального стимулирования персонала.

В целом можно сделать вывод, что внедрение предложенных мероприятий позволит повысить заинтересованность сотрудников в результатах своего труда, свести текучесть кадров к минимуму, повысить производительность и эффективность системы управления персоналом.

В ходе выполнения курсовой работы были выполнены задачи, поставленные во введении, и достигнута главная цель курсовой работы.

Список используемой литературы.

1. Алехина, О.Е. Служба персонала / О.Е. Алехина, А. В Павлуцкий // Управление персоналом. - 2005. - №11. - с.56-59.

2.Базаров, Т.Ю. Управление персоналом [учебное пособие] / Т.Ю.Базаров, Б.Л. Еремина. - М.: ЮНИТИ,2009. – 554 с.

3.Веснин, В.Р. Практический менеджмент персонала [пособие по кадровой работе] / В.Р. Веснин. - М.: Юрист, 2005. - 496 с.

4.Дейнека, А.В. Современные тенденции в управлении персоналом [учебное пособие] / А.В. Дейнека, Б.М. Жуков.- М.: Издательство «Академия Естествознания», 2009.-85 с.

5.Егоршин, А.П. Управление персоналом [учебное пособие] /А.П. Егоршин. - М.: Академия, 2006. - 624 с.

6.Иванова, В.Н. Основы социального управления [учебное пособие]/ В.Н. Иванова. - М.: Академия, 2006. - 384 с.

7.Иванцевич, Дж.М. Человеческие ресурсы управления: основы управления персоналом [учебное пособие]/ Дж.М. Иванцевич, А.А. Лобанов. - М.: Дело,1999.- с.177.

8.Калашниĸов, А. П. Кафе, бары и рестораны: организация, праĸтиĸа и техниĸа обслуживания [учебное пособие] / А.П. Калашников.- М.: Проспеĸт, 2005.- 300 с.

9.Кибанов, А. Я Управление персоналом организации. — 3-е изд., доп. и перераб / А.Я.Кибанов. - М.: ИНФРА-М, 2005. — 638 с.

10.Кибанов, А.Я. Методы построения системы управления персоналом /А.Я. Кибанов. // Кадровик. Кадровый менеджмент. - 2007. - № 6.

11.Маслов, В.М. Управление персоналом предприятия [учебное пособие]/ В.М. Маслов. - М.: Юнити -Дана, 2007.- 221 с.

12.Одегов, Ю.Г. Производительность труда в системе управления персоналом / Ю.Г. Одегов, Г.Г. Руденко // Социально-трудовые отношения и процессы. - 2006. - с.46-53.

13.Одегов, Ю.Г. Управление персоналом [учебное пособие] / Ю.Г. Одегов, П.В. Журавлев. - М.: Финстатинформ, 2007. - 878с.

14.Суровикин, Н.В. Система управления персоналом как инновация: часть первая / Н.В Суровикин // Служба управления персоналом. - 2004. - №1.

15.Концепция системы управления персоналом [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.persona-nova.ru/article19.html

16.Система управления персоналом [Электронный ресурс].-Режим доступа: http://www.uprperson.ru

Date: 2015-07-25; view: 2623; Нарушение авторских прав