Оцифровать документы

Перевод документов с бумажных носителей в электронный формат сегодня стал одной из самых востребованных процедур в делопроизводстве. Для того, чтобы оцифровать документы, требуется изначально подготовить материалы к сканированию. Подготовка состоит из двух обособленных этапов: систематизация комплекса материалов и техническая подготовка. Систематизация подразумевает регламентацию документов по определенным признакам при их подготовке к сканированию.

Формат отбора может быть любым, например, хронология бумаг, тип документов или их принадлежность определенному структурному подразделению. Техническая подготовка связана с разброшюровкой документов, удалением скоб и скрепок и т.д.

После выполнения подготовительных работ начинается непосредственная оцифровка документов. В зависимости от ряда параметров (содержание документов, качество печати, формат) применяется планшетное или поточное сканирование. Например, сшитые и заверенные нотариально документы, невозможно пропустить через автоматическую подачу бумаги. В подобных случаях приходится сканировать через стекло планшета.

Следующим этапом является верификация изображений, полученных в результате сканирования. Даже если очень качественно оцифровать документы, в ряде случаев требуется дополнительная обработка изображений. Связано это, как правило, с неудовлетворительным качеством оригинального документа(наличием дефектов печати, ее нечеткости или блеклости). К данному типу действий также относится и распознавание текста.

После того, как оцифровка документов закончена, можно приступать к систематизации электронныхдокументов. В зависимости от специфики фирменного документооборота, количества сотрудников, занимающихся архивными работами с документами, условий хранения бумаг и доступа к ним, создаются масштабные электронные архивы, которые подразумевают многопользовательскую поддержку и сложный контекстный поиск по всему массиву введенных в систему документов. Оцифровка документов и создание электронного архива одновременно – это эффективное решение по систематизации делопроизводства в фирме любого уровня.

Несмотря на кажущуюся элементарность, создание оцифрованных копий – это комплексный и сложный в техническом плане процесс. Структура электронного архива напрямую зависит от принципов документооборота внутри фирмы. В основу принципа отбора документарной базы для проведенияоцифровки заложены задачи и цели, которые стоят перед предприятием-заказчиком. Это может быть создание групп документов для повседневного пользования сотрудниками фирмы, формирование уникальной поисковой системы или организация полноценного архива документов в электронном виде.