Документальное оформление учета заработной платы

Трудовой кодекс Российской Федерации регулирует трудовые отношения всех лиц, заключивших с работодателями трудовые договоры, независимо от того, с какой организацией они заключены – с государственной или коммерческой.

В соответствии с ТК РФ регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения работниками и работодателями трудовых договоров. Понятию трудового договора, особенностям его заключения, изменения, расторжения посвящена значительная часть ТК РФ.

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнить определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ).

В соответствии со ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Согласно ст. 66 ТК РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка установленного образца, которая заполняется в соответствии с нормами, утвержденными законодательством.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

Администрация организации должна оформить трудовую книжку работника не позднее недельного срока со дня его приема на работу. Заполнение трудовой книжки впервые проводится в присутствии работника.

Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы на предприятии используют унифицированные формы первичной учетной документации.

Форму № Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме на работу" заполняет в одном экземпляре работник отдела кадров или лицо, ответственное за прием, на каждого члена трудового коллектива. Руководитель подразделения предприятия, куда принимают работника, дает заключение о возможности приема; на оборотной стороне приказа (распоряжения) указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и с указанием испытательного срока.

На основании приказа о приеме на работу заполняются:

1) личная карточка;

2) трудовая книжка работника;

3) лицевой счет.

Форму № Т-2 "Личная карточка работника" заполняют и ведут в одном экземпляре на работников предприятия всех категорий. В ней содержатся общие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и др.

В дальнейшем в личную карточку вносятся сведения о перемещениях работника, изменениях тарифных ставок, повышении квалификации, представляемых отпусках и т.д. В конце каждой записи о перемещении работника и его назначении на должность должна стоять личная подпись работника.

Форма № Т- 3 "Штатное расписание" используется для оплаты труда административных работников. В ней содержится перечень должностей постоянных работников с указанием должностных окладов.

Форму № Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу" применяют при оформлении перевода из одного подразделения предприятия в другое. Распоряжение визируется начальниками подразделений (цеха, отдела, участка) прежнего и нового места работы и подписывается руководителем предприятия. На оборотной стороне формы делают отметки о несданных имущественно -материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работы.

Форму № Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска" применяют для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов, предоставляемых членам трудового коллектива в соответствии с действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиком отпусков. На основании распоряжения о предоставлении отпуска бухгалтерия предприятия делает расчет оплаты, причитающейся за отпуск.

Форма № Т-7 "График отпусков" необходима для планирования отпусков работников и контроля за его выполнением.

Форму № Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора" заполняют в двух экземплярах при увольнении работника.

Распоряжение составляет работник отдела кадров, подписывает руководитель подразделения (цеха, отдела, участка) и руководитель предприятия. На основании Т-8 бухгалтерия производит расчет с работником.

Формы №Т-12 "Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы" и Т-13 "Табель учета использования рабочего времени" применяют для учета использования рабочего времени всех работающих на предприятии лиц, а также для контроля за соблюдением режима рабочего времени, расчетов по оплате труда и получения данных об отработанном времени.

Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы. В форме № Т-13 отражают использование рабочего времени без расчета заработной платы.

Применяя в учете форму № Т-13, оплату труда начисляют в лицевом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49).

Форма № Т-49 "Расчетно-платежная ведомость" служит для расчета и выдачи оплаты труда всем работающим на предприятии. Ее заполняют в одном экземпляре в бухгалтерии предприятия на основании данных лицевых счетов (ф. № Т-54) и оформляют подписями руководителя и главного бухгалтера.

Форму № Т-51 "Расчетная ведомость" используют на крупных предприятиях для расчета оплаты труда всем работникам. Форма представляет собой журнал, который состоит из основных и вкладных листов. На основных листах слева и справа расположены справочные данные для расчета начисленной оплаты труда и удержаний. Если применяют расчетную ведомость ф. № Т-51, то лицевые счета (ф. № Т-54) не ведут.

На основании расчетной ведомости заполняют форму № Т-53 "Платежная ведомость". На ее титульном листе указывают общую сумму выданной и депонированной заработной платы.

Лицевые счета форм № Т-54 и Т-54а применяют для отражения сведений об оплате труда работников за прошлые периоды.

По мере поступления первичных документов по учету использования рабочего времени и заработной платы бухгалтерия проверяет правильность их оформления и проводит их счетную обработку.

Основой для составления расчетных ведомостей и листков расчета заработной платы являются следующие первичные документы:

¨ табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13) для расчета повременной заработной платы и всех прочих оплат, в основу которых положено время (простой, доплаты за ночное и сверхурочное время, временная нетрудоспособность и т.п.);

¨ накопительные карточки заработной платы – для рабочих-сдельщиков;

¨ расчетные документы бухгалтерии по всем прочим вид ам заработной платы (отпуск, премии) и пособий по временной нетрудоспособности;

¨ расчетные ведомости за прошлый месяц – для расчета сумм удержаний налогов;

¨ решения судебных органов на удержания по исполнительным листам;

¨ платежные ведомости на ранее выданный аванс за первую половину месяца;

¨ расходные кассовые ордеры на выдачу внеплановых авансов и др.

(Выбор варианта оформления расчетов по заработной плате с персоналом остается за организацией.)

Выдача заработной платы производится по платежным ведомостям в установленные в организации дни месяца. Основанием на право выдачи является наличие в реквизитах платежной ведомости приказа в кассу для оплаты указанной суммы в срок "с-по" (в течение трех дней, считая день получения денег в банке). Подписывают приказ руководитель организации и главный бухгалтер. Выдавать заработную плату в крупных организациях, кроме кассира, могут раздатчики. В этом случае кассир ведет специальную книгу регистрации платежных ведомостей и сумм, выданных (полученных) наличными раздатчиками. По окончании рабочего дня раздатчики обязаны сдать в кассу остатки невыданных сумм и платежные ведомости. Последующая выплата заработной платы (на второй и третий дни) осуществляется только кассиром.

По истечении трех дней кассир построчно проверяет и суммирует выданную заработную плату, а против фамилий лиц, не получивших ее, в графе "Расписка в получении" проставляет штамп или пишет от руки "Депонировано ". Платежная ведомость закрывается двумя суммами – выданными наличными и депонированными. На депонированные суммы кассир составляет реестр невыданной заработной платы, после чего передает в бухгалтерию платежную ведомость и реестр невыданной заработной платы для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму заработной платы. Расходный кассовый ордер передается кассиру для регистрации в кассовой книге.

Суммы невостребованной заработной платы кассир сдает в банк на расчетный счет организации с указанием "Депонированные суммы ". Это необходимо для того, чтобы банк хранил их и учитывал отдельно и не мог использовать на прочие выплаты организации и погашение ее задолженностей, так как работники организации могут потребовать их в любой день.

Своевременно неполученную заработную плату организация хранит в течение 3 лет и учитывает ее в составе счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам".

Заработная плата выдается работникам организации в течение трех дней (пяти дней – работникам Крайнего Севера и приравненных к ним местностей). Если не все работники организации своевременно получили заработную плату по ряду причин: болезни, командировки и другим, то в этом случае невыплаченная заработная плата депонируется. В платежной ведомости делают запись "Депонировано" или ставят штамп напротив фамилий тех работников, которым не выдана заработная плата. В конце ведомости указывают, сколько денег выплачено по ведомости и какая сумма депонируется. Составляют реестр депонированных сумм, а затем на сумму невостребованной заработной платы оформляют расходный кассовый ордер, а сумму сдают в банк.

Депонированная заработная плата учитывается в реестре (форма № РТ-1 1) или в книге учета (форма № 8), в соответствии с решением организации. Реестр составляется ежемесячно и представляет собой таблицу, в которой для каждого депонента предусмотрена отдельная строка, где записывают табельный номер, фамилию, имя и отчество работника и сумму депонента. При выдаче депонированной суммы делают отметку в специальной графе. В конце таблицы указывают общую сумму выданных депонентов за месяц. По окончании квартала или года все невыплаченные суммы переносят в новый реестр. Книгу учета депонированной заработной платы открывают на год.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов депонированная заработная плата учитывается на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам". На сумму депонированной заработной платы составляют проводку: Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" – К-т сч.76-4 "Расчеты по депонированным суммам". Депонированную сумму вносят на расчетный счет: Д-т сч. 51 "Расчетные счета" – К-т сч. 50 "Касса".

Депонированную заработную плату организация обязана выдать по первому требованию работника. Сумму, выплачиваемую по депоненту, оформляют расходным кассовым ордером, при этом делают бухгалтерскую запись: Д-т сч.76-4 "Расчеты по депонированным суммам" – К-т сч.50 "Касса".

Заработная плата, не востребованная работником, хранится три года (срок исковой давности). По истечении этого срока депонированная заработная плата учитывается в составе внереализационных доходов организации в соответствии с приказом руководителя. На основании приказа в бухгалтерском учете осуществляется следующая запись на счетах: Д-т сч. 76-4"Расчеты по депонированным суммам" – К-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы".

В случае ухода работника в отпуск, на пенсию и увольнения заработную плату необходимо выдать не позднее дня, предшествующего отпуску или увольнению, не дожидаясь установленных дней выдачи заработной платы. Такие выплаты называются выплатами в межрасчетный период. Оформляются они расходными кассовыми ордерами или платежными ведомостями при наличии трех и более работников, одновременно уходящих в отпуск или увольняемых.

В настоящее время в крупных организациях практикуется выдача заработной платы через сберегательные или коммерческие банки либо с использованием пластиковых (кредитных) карт.

В бухгалтерии организации рассчитывают заработную плату, выдавая на руки сотрудникам расчетные листки, в банке на каждого работающего открывают лицевые счета, на которые перечисляется причитающаяся работникам сумма.

При расчетах через банковские карты каждый сотрудник, желающий получать заработную плату на карту, должен открыть в банке специальный карточный счет, получить пластиковую карту, и затем бухгалтерия будет перечислять причитающуюся ему сумму на счет карты.