Глава 2. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Автоматизированная форма бухгалтерского учета возникла и развилась на основе ручных форм учета и постепенно стала преобладающей. Она приобретает свою специфику, поэтому важно определить ее современные черты и принципы построения.

Автоматизированная форма учета предусматривает использование персональных компьютеров (ПК) и других технических средств для организации комплексной системы обработки информации по всем разделам бухгалтерского учета, базируется на применении системы классификаторов, типовой документации и машиночитаемых носителей информации, сохранении принципа двойной записи и создании технологии обработки информации, при которой обеспечиваются ввод, обработка и хранение первичной информации и результатных данных в виде бухгалтерских регистров.

Существует ряд принципиальных отличий ручных форм от автоматизированной формы учета.

1. При автоматизированной форме учета реализуется принцип однократной регистрации первичной информации в виде электронных документов, хранящихся в журналах документов и бухгалтерских проводок, накапливаемых в журнале проводок. Журнал проводок служит источником данных для создания компьютерных регистров аналитического и синтетического учета, а также налоговой и бухгалтерской финансовой отчетности.

2. При автоматизированной форме в отличие от журнально-ордерной и других ручных форм учета используется стандартный набор регистров аналитического и синтетического учета, содержание которых пользователь определяет в окне настройки отчета. В автоматизированной форме нет, например, журнала-ордера N 10, а есть журнал-ордер по счету, который пользователь может выбрать произвольно.

3. Компьютерные бухгалтерские программы, на основе которых строится автоматизированная форма учета, обеспечивают неограниченные возможности формирования аналитических данных. Это реализуется благодаря построению многоуровневых иерархических справочников с объектами аналитического учета и настройкам Плана счетов на ведение многомерного аналитического учета. Например, наличие в Плане счетов на счете 10 "Материалы" двух измерений: "Материалы" и "Склады" - позволяет группировать все хозяйственные операции по движению каждого вида материала по местам хранения, а если добавить еще одно измерение - "Партии", то и в разрезе "Партий".

4. Автоматизированная форма учета содержит встроенную бухгалтерскую информацию. Большая часть компьютерных бухгалтерских программ имеет механизмы контроля правильности формирования корректных проводок, позволяет провести технологический анализ правильности завершения отчетного периода, заключения и закрытия счетов, содержит алгоритмы увязки показателей налоговой и бухгалтерской отчетности и др.

5. Если ручные формы учета требуют значительных затрат времени для того, чтобы составить бухгалтерские справки по закрытию бухгалтерских счетов, исчислению фактической себестоимости и списанию калькуляционных разниц, выявлению финансового результата, то большая часть автоматизированных бухгалтерских систем обеспечивает автоматизацию практически всех регламентных бухгалтерских процедур завершения отчетного периода.

6. Сегодня трудно представить себе крупное предприятие, на котором вручную ведется учет с использованием нескольких систем налогообложения, формируется бухгалтерская финансовая отчетность одновременно по российским и международным стандартам, в автоматизированной системе учета обеспечивается ведение учета в одной информационной базе по нескольким предприятиям, автоматическое формирование консолидированной налоговой и бухгалтерской отчетности.

7. При ручных формах учета аналитические данные могут быть получены и использованы для оперативного анализа и управления по окончании отчетного периода, когда уже не удается повлиять на сложившуюся хозяйственную ситуацию, автоматизированная форма учета существенно повышает уровень оперативности и достоверности учетных данных. Внедрение автоматизированной формы учета предполагает создание на предприятии бухгалтерской информационной системы (БУИС). БУИС - это автоматизированная система, обеспечивающая сбор, регистрацию и обработку информации о хозяйственной деятельности объекта с помощью аппаратно-программных средств в целях удовлетворения потребностей внутренних и внешних пользователей информации для принятия обоснованных управленческих решений.

В основе БУИС лежит функциональный подход, который реализуется путем создания системы взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест (АРМ), образующих иерархическую структуру. На нижнем уровне это АРМ вспомогательного персонала, ведущего первичный учет (кладовщики, табельщики, кассир и др.). Их задача своевременно и правильно зарегистрировать хозяйственные операции в системе. На среднем уровне функционируют АРМ бухгалтеров конкретных участков учета ("Заработная плата", "Основные средства", "Расчеты", "Производство" и т.д.). На верхнем уровне обеспечивается информационная поддержка главного бухгалтера, финансового директора, внутреннего аудитора, отвечающих за формирование достоверной и своевременной налоговой, финансовой и бухгалтерской отчетности.

В общем виде схема организации учетного процесса при автоматизированной форме представлена на рис. I.2.1.

Схема организации автоматизированной формы учета

┌─────────────────────────────────────────────────────┐

│ Хозяйственные операции │

└────┬───────────────────────────────────────────┬────┘

\│/ \│/

┌──────────────┴─────────────┐ ┌──────────────────┴──────────────┐

│ Первичные документы │<─ ─ ─ ─ ─┤Устройства регистрации информации│

└──────────────┬─────────────┘ └──────────────────┬──────────────┘

\│/

┌──────────────┴─────────────┐ │

│ Устройства ручного переноса│

│ данных на машинные носители│ │

└──────────────┬─────────────┘

\│/ \│/

┌──────────────┴───────────────────────────────────────────┴──────────────┐

│ База постоянных и переменных данных │

└────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┘

\│/

┌────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┐

│ Компьютерные бухгалтерские регистры и оперативные отчеты в виде │

│ машинограмм и видеограмм │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. I.2.1

Одним из важнейших компонентов БУИС является программное обеспечение. Именно оно реализует методологию ведения автоматизированного учета и учитывает специфику конкретного предприятия. С точки зрения построения методологии ведения учета можно выделить универсальные и функциональные виды бухгалтерских программ.

Универсальные программы

В последнее время довольно широкое распространение получила упрощенная форма учета, базирующаяся на использовании журнала регистрации хозяйственных операций в качестве основного учетного регистра. Относительная простота этой формы позволила реализовать некоторые из принципов, лежащих в ее основе, в бухгалтерских программах, которые можно назвать универсальными. Отличительная особенность таких программных продуктов заключается в наличии журнала (книги) хозяйственных операций.

Работа с подобными программными продуктами организована по следующей простой схеме: в журнал вносятся хозяйственные операции (проводки) и документы, по данным о которых после обработки формируются журналы-ордера, ведомости и другие регистры синтетического и аналитического учета, бухгалтерская, налоговая и статистическая отчетность.

Универсальные бухгалтерские программы состоят из одного-двух (реже более) модулей. Входящие в них функции позволяют автоматизировать любой раздел бухгалтерского учета, но не подразделяются по участкам бухгалтерского учета. На освоение программы и процесс автоматизации учета с ее помощью бухгалтер тратит незначительное время: необходимо уяснить себе принципы, на которых работает программа, и научиться пользоваться универсальным набором средств, применяемых для отражения хозяйственных операций по всем участкам бухгалтерского учета.

Создание подобных программ возможно потому, что по своей сути бухгалтерский учет представляет собой достаточно строгую математическую систему, в основе которой лежат единые для всех разделов учета принципы. Внутри своего класса универсальные программы различаются по простоте освоения и использования, а также по широте спектра возможностей автоматизации разных разделов учета, т.е. по мощности.

Универсальные программы обычно имеют большой тираж, что объясняется значительным числом их потенциальных потребителей и таким привлекательным для пользователей обстоятельством, как возможность самостоятельно, не обращаясь к фирме-разработчику, решать все возникающие проблемы.

Универсальные бухгалтерские программы распространяются главным образом через дилерскую сеть. Многие дилеры помимо продажи и поддержки универсальной программы оказывают дополнительные услуги по установке и обучению работе с ней. Но в принципе, как уже отмечалось, пользователь может освоить и применять программу этого класса без помощи дилера или разработчика.

Универсальные программы обычно удовлетворяют все потребности бухгалтерии на малых предприятиях с простым учетом. Предоставляемых возможностей, как правило, достаточно и для автоматизации практически всего учета на средних предприятиях. Но в дополнение к такой программе могут потребоваться специальные системы для автоматизации бухгалтерских функций, которые ведутся на данном предприятии специфическим образом. На крупных предприятиях универсальные программы зачастую применяются как инструмент для работы главного бухгалтера, а также для автоматизации тех участков, где нет сложного документооборота, например для учета расчетов с подотчетными лицами.

Функциональные программы

Несмотря на то что принципы упрощенной формы учета в той или иной степени реализованы в универсальных бухгалтерских программах, этого нельзя сказать о второй группе программных продуктов, которые не основаны на принципах ни мемориально-ордерной, ни журнально-ордерной, ни упрощенной формы учета. Эти программные продукты можно определить как функциональные бухгалтерские программы.

Отличительная их особенность состоит в наличии совокупности автоматизированных решений различных учетных задач: отражения основных средств и нематериальных активов, материальных ресурсов, труда и заработной платы и др., а также, как правило, специального модуля для ведения главной книги и построения бухгалтерской и налоговой отчетности. В разных пакетах количество таких автоматизированных решений (программ-модулей) варьируется обычно от пяти до двадцати, а иногда и более. Каждый модуль пакета имеет свои специфические алгоритмы, свои способы хранения информации, режимы работы и функции. Функциональные программы различаются набором модулей, а внутри модулей - их наполнением и особенностями работы. Либо каждое такое автоматизированное решение может быть оформлено как отдельная программа-модуль (АРМ), способная работать и самостоятельно, и согласованно с другими программами комплекса, либо автоматизированные решения могут быть объединены в комплекс. Подобная организация системы позволяет глубже проработать и отразить специфику отдельных участков учета и требует меньшей доработки конечным пользователем.

Помимо различий в архитектуре и принципах построения систем технические особенности и идеология программных продуктов предполагают разные подходы к реализации общих (фундаментальных) методов бухгалтерского учета, в частности различные формы представления результатов обработки учетно-аналитической информации. В условиях автоматизированного учета пока не удается единообразно представить информацию в регистрах синтетического и аналитического учета, как, например, при ручной обработке, когда используется набор стандартных ведомостей, разработочных таблиц и журналов-ордеров на всех предприятиях (независимо от формы собственности и вида деятельности).

В связи с этим остановимся на организации автоматизированной формы учета на базе одного из наиболее популярных бухгалтерских программных продуктов "1С:Бухгалтерия 8.0" фирмы "1С", общая схема которой представлена на рис. I.2.2.

Схема организации учетного процесса

в программе "1С:Предприятие 8.0"

Рис. I.2.2