Структура учетного приложения

Использование возможностей MS Excel

При автоматизации учета первичных показателей

В качестве примера простого учетного приложения рассматривается типовая задача учета движения ТМЦ (товарно-материальных ценностей). В учетном приложении выполняется собственно первичный учет через регистрацию следующих операций:

· приход ТМЦ (закупка у Поставщиков или собственное производство);

· расход ТМЦ (продажа Клиентам);

· списание ТМЦ (в случае обнаружения брака).

После регистрации массива данных по этим операциям в приложении рассчитываются показатели эффективности (прибыль, рентабельность) по отдельному товару и предпринимательской деятельности в целом, а также строятся графики по динамике закупок и выпуску товара, динамике продаж, активности клиентов, эффективности работы менеджеров и т.д. для последующей обоснованной корректировки планов по ведению бизнеса.

В качестве прикладной области рассматривается деятельность по выпуску и реализации продуктов питания – эта задача понятна каждому, так как все мы являемся потребителями такой продукции.

Вместе с тем, фирма, деятельность которой будет регистрироваться в учетном приложении, кроме выпуска хлебобулочной продукции может заниматься производством, закупкой и реализацией ТМЦ любого назначения и ассортимента – это самостоятельный выбор студента, выполняющего работу.

Структура учетного приложения

В любой прикладной области структура учетного приложения для регистрации движения ТМЦ примерно одинакова (рис. 1):

· Создаются базовые справочники, в которые заносится вся необходимая информация для последующей удобной работы: ФИО ответственных за операции, Поставщики, Клиенты, товарные группы, характеристики товаров, перечень единиц измерения и т.д.

· Определяются поля для регистрации прихода/расхода ТМЦ;

· Задаются формулы для расчета контролируемых показателей (наличие товаров на складе, выручка от продажи товара, процент брака при списании товара и т.д.) и рассчитанные значения выводятся в наглядной форме.

Рис. 1. Структура учетного приложения

Итак, Вы – начинающий предприниматель, организовали цех по выпуску хлебобулочной и кондитерской продукции. Кроме этого, Вы оптом закупаете некоторый ассортимент продуктов у нескольких поставщиков для последующей реализации товара в розницу.

У Вас есть ассортимент выпуска: 5 и более товарных групп, в каждой из которых 5–10 товаров, также известны данные по затратам, объему выпуска, продажам и т.д. Первоначально работа с учетным приложением заключается в многократной регистрации элементарных операций: приход товара на склад, расход товара и списание товара со склада в течение определенного периода. Длительность анализируемого периода (производственного цикла) составляет 1 месяц.