Организация документооборота регионального отделения.

Все создаваемые в региональных организациях документы регистрируются в обязательном порядке, вне зависимости от должности работника, подготовившего или подписавшего документ. Регистрация создаваемых в организации документов означает получение документом полной юридической силы.

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или подшивки в дело образует документооборот организации.

Для обеспечения учета, контроля и быстрого поиска документов в организациях организуется регистрация входящих и исходящих документов. Регистрация документов ведется по книгам (журналам) учета.

3.1. Входящие документы.

3.1.1. Вся поступающая в отделение корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации не подлежат:

- документы, присланные в копии для сведения;

- плановые документы;

- поздравительные письма и телеграммы;

- печатные издания и рекламная продукция.

Остальные документы регистрируются в книге (журнале) учета входящих документов (Приложение 3). При этом каждому документу присваивается собственный регистрационный (учетный) номер, соответствующий порядковому номеру записи в книге учета входящих документов, который проставляется на нижнем поле первого листа документа с указанием даты поступления.

Если поступивший документ является ответом на запрос или в нем содержится ссылка на предыдущую переписку, в журнале учета обязательно делается ссылка на учетный номер документа, предшествующего данному (к вх. №…, на исх. №…).

3.1.2. После регистрации документ докладывается руководителю региональной организации или его заместителю, который рассматривает его в кратчайшие сроки, как правило, в день поступления и принимает решение о порядке, характере и сроке его исполнения, а также назначает ответственного исполнителя. Решение руководителя оформляется в виде резолюции с обязательным указанием даты.

Передача документа на исполнение без регистрации и резолюции руководителя не допускается.

3.1.3. После завершения исполнения документа он подшивается в дело. Вместе с документом в дело подшиваются также все материалы и документы (справки, запросы, ответы на запросы, выписки и т.д.) или их копии, полученные или разработанные в процессе работы.

3.2. Исходящие документы.

3.2.1. Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы. К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ.

3.2.2. Регистрации подлежат только подписанные документы. Регистрация исходящих документов состоит из присвоения им регистрационного номера, проставления его на документе, проставления даты документа. Дата отправляемого документа проставляется в день отправки, издаваемого – в день подписания.

Регистрационный номер состоит из индекса структурного подразделения, разработавшего документ (сотрудника отделения, № дела), с добавлением порядкового номера записи в книге учета исходящих документов (Приложение 3).

3.2.3. После регистрации документа с него снимается ксерокопия, которая хранится в соответствующем деле. Оригинал документа с приложениями отправляется адресату.

3.2.4. При передаче документа по электронной почте или телефаксу в дело подшивается оригинал документа. При этом на обратной стороне последнего листа документа (но не приложений) делается запись о дате отправки, виде связи, кто принял документ. Запись заверяется сотрудником, отправивший документ по адресу.

3.3. Формирование и ведение дел.

3.3.1. Формированием дел в региональной организации занимаются лица, ответственные за ведение документации. Формирование дел – группировка и подшивка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации) и тематикой подшиваемых в дела документов.

Номенклатура дел определяется руководством региональной организации. В номенклатуре дел организации рекомендуется иметь следующие дела:

1) Уставные, регистрационные документы региональной организации.

2) Документы руководящих органов Организации (решения, протоколы и т.д.).

3) Приказы и распоряжения по организации.

4) Планы работы организации.

5) Отчеты о работе организации.

6) Входящие и исходящие документы.

7) Письма и обращения граждан.

8) Представления и выписки из приказов о награждении членов организации наградами ВООМП «Тайфун» и др.

3.3.2. Дела заводятся, как правило, в начале календарного года. При небольшом документообороте дела переходят на следующие годы до полного их заполнения. На обложках дел указываются даты их начала и окончания.

3.3.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- группировать в деле документы одного календарного года. При подшивке документов в переходящие дела четко разделять документы разных лет;

- помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре. Не допускать включение в дело документов, не относящихся к данной номенклатуре (тематике);

- помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;

- помещать приложения вместе с основным документом;

- документы располагать в деле в хронологическом порядке, либо по дате регистрации, либо по порядковому регистрационному номеру. Годовые планы и отчеты подшиваются в дело того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от срока их исполнения или утверждения;

- группировать протоколы и решения руководящих органов по видам и уровням (документы Организации, документы региональных организаций);

- подшивать в дело только по одному экземпляру каждого документа. Не допускать включение в дело размноженных копий и документов, подлежащих возврату.

3.3.4. Для удобства работы дела начинают с внутренней описи документов, в которой указываются номера страниц, регистрационный номер и наименование (краткое содержание) документа.

После заполнения (закрытия) дела последней страницей в нем подшивается заверительный лист, на котором указывается количество страниц в деле, дата его закрытия и подпись лица, ответственного за ведение дела.

3.3.5. Все страницы дела, кроме описи, разделительных (по годам или темам) и заверительного листа, нумеруются справа вверху арабскими цифрами, независимо от того, основной это документ или приложения к нему.

Приложение 1

«____» _________ 20___г.

П Л А Н

работы ______________________________региональной организации Всероссийской общественной организации морских пехотинцев «Тайфун» на 20__ год

_____________________________________________________________

(Должность руководителя региональной организации)

______________________________________________

(подпись) (И. Фамилия)

Приложение 2

Содержание доклада

об итогах работырегиональной общественной организации ВООМП «Тайфун»

7. Дополнительная информация о работе региональной организации, проблемные вопросы и предложения по деятельности организации:

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________

(Должность руководителя региональной организации)

______________________________________________

(подпись) (И. Фамилия)

Приложение 3

Ж У Р Н А Л