ТЕМА № 6 Организация юридической службой претензионной работы

1. Понятие, цели, основные направления претензионной работы. Значение претензионного порядка разрешения спора.

2. Способы организации и ведение претензионной работы. Учет и регистрация претензий. Функции, выполняемые работниками, осуществляющими претензионную работу.

3. Сроки предъявления и порядок работы с отправляемыми претензиями. Форма и содержание претензии.

4. Сроки рассмотрения претензий. Порядок работы с поступающими на предприятие претензиями. Ответ на претензию и его содержание.

1. Одним из проявлений правовой работы в области защиты своих прав и законных интересов является претензионная работа, т.е. это один из способов защиты прав и законных интересов субъектов.

Предъявление и рассмотрение претензий является одним из проявлений хозяйственной самостоятельности субъектов хозяйствования. За каждой претензией стоит нарушенное право, ущемленный интерес или иное нарушение. Для обеспечения защиты этих интересов разработана система норм, призванных в кратчайшие сроки разрешить возникший спор в соответствии с принципами законности.

Согласно действующему законодательству до обращения в суд с иском по спорам, возникающим между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, обязательным является предъявление претензии (письменного предложения о добровольном урегулировании спора), если иное не установлено законодательными актами или договором. Порядок предъявления претензии устанавливается законодательством или договором.

Претензионная работа (досудебное урегулирование споров) это разрешение сторонами спорных вопросов на добровольной основе, или путем нахождения компромисса.

Главной целью претензионной работы, является устранение или предупреждение отрицательного воздействия на хозяйственную деятельность со стороны контрагентов.

Значение претензионного порядка рассмотрения споров заключается в следующем:

1) возможность самих сторон принять решение, примиряющее интересы;

2) возможность разрешить конфликт на основе выдвинутых предложений;

3) установление принципиальных разногласий, подлежащих разрешению юрисдикционного органа.

Основное назначение претензионной работы заключается в том, чтобы добиться восстановления нарушенного права в добровольном порядке.

Претензионная работа ведется в следующих направлениях:

1) восстановление нарушенных прав и защита законных интересов;

2) выявление причин и условий, влекущих невыполнение договорных обязательств, выпуска продукции и товаров ненадлежащего качества, хищение имущества и другие нарушения;

3) предупреждение нарушений плановой и договорной дисциплины, действующего законодательства;

4) улучшение экономических показателей хозяйственной деятельности;

5) возмещение за счет виновной стороны ущерба причиненного субъекту хозяйствования.

Претензионная работа, будучи основанной, на применении правовых норм является эффективным средством устранения отрицательных результатов. До тех пор, пока не будут устранены причины, отрицательно влияющие на выполнение обязательств одних субъектов перед другими, будет оставаться необходимость в рассмотрении имущественных споров между ними.

Смысл претензионного порядка всегда был связан с возможностью самим сторонам принять решение, обеспечивающее компромисс, а при его отсутствии установление существа спора.

2. Организация претензионной работы на предприятии возлагается на соответствующие службы предприятия (юридическую службу, финансовый отдел, бухгалтерию и др.) Контроль за осуществлением претензионной работы возлагается на одного из заместителей руководителя предприятия, а также на руководителей указанных выше служб, о чем обычно издается приказ (распоряжение). Порядок организации претензионно-исковой работы, как правило, определяется Положением о претензионно-исковой работе, утверждаемым единоличным исполнительным органом организации.

Претензионная работа может вестись – централизована – т.е. сосредоточена в юридической службе предприятия, а соответствующие структурные подразделения должны по требованию этой службы предоставлять ей все необходимые материалы, справки и иные документы, необходимые для предъявления претензии или дачи ответа на претензию. Или же может вестись - децентрализовано – т.е. юридическая служба руководит претензионной работой, соответствующие структурные подразделения рассматривают предъявленные претензии и готовят ответ на нее или готовят необходимые материалы для предъявления претензий.

Работники, выполняющие претензионную работу осуществляют следующие функции:

- учет и контроль за исполнением договорных обязательств;

- подготовка материалов для предъявления претензий, возникающих при заключении и исполнении хозяйственных договоров и по иным основаниям;

- рассмотрение поступающих претензий, возникающих при заключении и исполнении хозяйственных договоров и по иным основаниям, а также подготовку ответов на эти претензии;

- регистрация и учет претензий;

- подготовка и передача юр. службе материалов для предъявления исков в случаях полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучение в установленный срок ответа на претензию;

- ведение установленной отчетности.

Для осуществления вышеперечисленных функций необходимо четко наладить учет и регистрацию претензий. Которые имеют большое значение в деле защиты интересов предприятий:

1) обеспечивает сохранность документов, а также своевременность их рассмотрения, соблюдения сроков предъявления;

2) способствуют проведению анализа и обобщения причин предъявления претензий к предприятию, что позволяет выработать конкретные мероприятия для устранения этих нарушений.

В тех случаях, когда ведение претензионной работы возложено на юридическую службу предприятия, она осуществляет регистрацию, учет и хранение претензий. А если претензионной работой занимается структурные подразделения, то они и ведут регистрацию, учет и хранение претензий.

Существуют различные формы учета и регистрации:

1) в журналах;

2) на специальных карточках;

3) в алфавитном порядке;

4) автоматизировано.

3. Своевременное предъявление и рассмотрение претензий диктуются, прежде всего, необходимостью в кратчайшие сроки решить вопрос о судьбе материальных ценностей, денежных средств, вещных и других прав хозяйствующего субъекта.

Как показывает практика, правильное предъявление претензий дает возможность своевременно урегулировать разногласия, восстановить нарушенные законные права и интересы предприятия в более короткие сроки, чем посредством предъявления иска.

Необходимые для предъявления претензии материалы готовят заинтересованные подразделения, на которые возложены функции по осуществлению претензионно-исковой работы.

При получении материалов для предъявления претензии служба, ведущая претензионную работу, должна проверить:

- наличие права на предъявление претензии;

- полноту полученных материалов и их надлежащее оформление

- имеются ли договорные отношения с предприятием которому предъявляется претензия;

- соответствуют ли заявленные требования действующему законодательству и обязательствам, предусмотренным в договоре;

- правильно ли составлен расчет;

- имеются ли в претензионных материалах необходимые документы в подлинниках или надлежаще оформленных копиях;

- правильно ли составлены акты по недостаче или по качеству продукции, а также соблюдены сроки их составления;

- правильно ли оформлены транспортные документы;

- соблюдены ли сроки предъявления претензии и сроки исковой давности.

При несоблюдении следует получить дополнительные материалы. Неправильно оформленные материалы возвращаются соответствующему подразделению, с указанием срока для исправления.

Претензии предъявляются в письменной форме и подлежат обязательной регистрации.

Сроки предъявления претензии такие же, как и сроки исковой давности.

Претензия этодокумент о нарушении конкретных обязательств и требование о возмещении убытков, стороной нарушившей эти обязательства.

По содержанию претензия должна отвечать конкретным требованиям. фамилия, собственное имя, отчество (наименование) заявителя претензии и лица (лиц), которому претензия предъявляется (получателя претензии), их место жительства (место пребывания) или место нахождения;

дата предъявления претензии;

обстоятельства, на основании которых предъявлена претензия;

доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;

требования заявителя претензии со ссылкой на законодательство;

сумма претензии и ее расчет, если претензия подлежит денежной оценке;

банковские реквизиты заявителя претензии (при их наличии).

К претензии прилагаются копии документов, обосновывающие и подтверждающие предъявленные требования, либо выписки из них.

Претензия подписывается заявителем или его представителем и направляется получателю претензии заказной корреспонденцией с обратным уведомлением или вручается под роспись.

4. В месячный срок со дня получения претензии, если иной срок не установлен законодательством или договором, юрист письменно уведомляет заявителя претензии о результатах рассмотрения претензии. (Например ст. 751 Гражданского кодекса РБ в случае нарушения обязательств по договору перевозки установлены следующие сроки рассмотрения претензий: 1) по автоперевозкам – 30 дней; 2) по авиаперевозкам – 45 дней.)

Получив претензию, осуществляется следующая работа:

- предъявленная претензия незамедлительно передается в службу, ведающую вопросами заключения и исполнения договора, по которому предъявлена претензия. Эта служба выясняет все обстоятельства, связанные с претензией и составляет заключение по ней;

- представляются все материалы, необходимые для решения вопроса об удовлетворении или отклонении претензии и дачи ответа на нее, по требованию подразделения, готовящего заключение, в срок определенный в каждом конкретном случае по согласованию заинтересованных служб, а в случае разногласия, необходимые материалы представляются не позднее чем в двухдневный срок;

- заключение по претензии передается на проверку и визирование юрисконсульту не позднее 20 дней после поступления претензии;

- юрисконсульт визирует заключение и не позднее чем в пятидневный срок возвращает все документы в структурное подразделение, готовящее заключение по претензии;

- если претензия подлежит удовлетворению, то заключение об этом представляется на подпись руководителю предприятия или его заму. После чего передается в подразделение, исполняющее претензионное требование, а также дается ответ на претензию;

- если претензия не подлежит удовлетворению, подразделение, готовящее заключение по ней, представляет ответ на подпись руководителю и обеспечивает отправление ответа заявителю претензии.

Получив претензию юридическая служба проверяет:

1) имеются ли договорные отношения с предприятием предъявившим претензию;

2) соответствуют ли заявленные требования действующему законодательству и обязательствам, предусмотренным в договоре;

3) правильно ли составлен расчет;

4) имеются ли в претензионных материалах необходимые документы в подлинниках или надлежаще оформленных копиях;

5) правильно ли составлены акты по недостаче ил по качеству продукции, а также соблюдены сроки их составления;

6) правильно ли оформлены транспортные документы;

7) соблюдены ли сроки предъявления претензии и сроки исковой давности;

8) имеются ли основания для ее удовлетворения или отклонения;

Запрашиваются все необходимые документы, после чего дается ответ на претензию.

По завершении работы по рассмотрению претензии принимается решение об удовлетворении или об отказе в удовлетворении претензии.

Существуют следующие виды ответов на претензию:

- об удовлетворении претензии полностью или частично;

- об отклонении претензии полностью или частично.

В ответе должно быть указано:

- наименование предприятия, дающего ответ, его адрес и все реквизиты;

- наименование предприятия, которому направляется ответ на претензию, его адрес и все реквизиты;

- дата и номер ответа;

- дата и номер претензии, на которую дается ответ;

- при полном или частичном удовлетворении претензионных требований – признанная сумма, номер и дата платежного поручения на перечисление суммы или срок и способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке;

- при полном или частичном отказе в удовлетворении претензии – мотивы отказа со ссылкой на соответствующие нормативные акты и документы, обосновывающие его;

- перечень прилагаемых к ответу на претензию документов, а также других доказательств.

При полном или частичном удовлетворении претензии заявителю возвращаются подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направляются документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии.

Ответ на претензию подписывается получателем претензии или его представителем и направляется заявителю претензии заказной корреспонденцией с обратным уведомлением или вручается под роспись. Необходимо помнить, что никакие другие документы, в том числе и журналы исходящей корреспонденции, не могут служить доказательством направления претензии или ответ.