Тема 3 History of a profession

The term secretary comes from the word ‘secret’. Throughout history secretaries have been known as people a boss could trust with confidential matters. In ancient Rome, secretaries were educated men who took dictation and were sometimes advisers to their superiors.

Men dominated the profession until the late 1880s. by the late 1930s, the vast majority of secretaries were already women

‘Secretary’ is now an umbrella term for any number of administrative jobs. Today’s equivalent might be known as an ‘office coordinator’. She will probably be expert in everything from office software applications to web design and desktop publishing.

The job continues to require a high level of personal involvement – chemistry with the boss. Getting on with the boss was a key part of the job description then and continues to be today. Training respectable girls to be secretaries concentrated on polishing this relationship.

Of course a top assistant does much more than type and answer the phone. They can arrange travel, prepare presentations, sort out office technology, take board minutes, do research, run projects and deal with database management. Foreign-language skills are also often required. Secretaries screen post and calls, handle public relations and keep the books, organize meetings and conferences, hire and train junior staff.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Термин секретарь происходит от слова "секрет". На протяжении всей истории секретари были известны как люди, босс может доверять с конфиденциальными вопросами. В Древнем Риме, секретари были образованные люди, которые принимали диктант и иногда советников своему начальству.

Мужчины доминировали профессии до конца 1880-х годов. к концу 1930-х годов, подавляющее большинство секретарей уже были женщинами

«Секретарь» в настоящее время является общим термином для любого числа административных должностей. Сегодняшний эквивалент может быть известен как "офис координатора". Она, вероятно, будет экспертом во всем, от офисных программных приложений для веб-дизайна и настольных издательских систем.

Работа по-прежнему требуется высокий уровень личного участия - химию с боссом. Попадая на с боссом был ключевой частью описания работы, то и продолжает быть сегодня. Обучение добропорядочных девушек, чтобы секретари были сосредоточены на полировке эти отношения.

Конечно, топ-помощник делает гораздо больше, чем тип и отвечать на телефонные звонки. Они могут организовать поездки, готовить презентации, разобраться офисной техники, взять доски минут, проводить исследования, запускать проекты и иметь дело с управлением базой данных. Знание иностранных языках также часто требуется. Секретари экран сообщение и вызовы, обращаться по связям с общественностью и держать книги, организовывать встречи и конференции, нанимать и обучать младших сотрудников.

Тема 4Тема6 Тема 9 Duties of a Secretary

The duties of a secretary vary by industry or employer, but some tasks are common to many work settings. In general, secretaries perform basic clerical, organizational and office responsibilities for an organization or department.

And now I will talk about some of the main points in the figure of the Secretary

Files Secretaries often manage customer files and other records in an office. Keeping files in alphabetical order and using a local filing system for easy storage and retrieval are keys to successful file organization.

Correspondence Secretaries are the common liaison for incoming and outgoing phone and mail correspondence. They receive calls from clients, business partners, workers or community members, and either answer questions or forward the calls. They also make calls on behalf of managers to communicate information to customers, to schedule appointments or to follow up on inquiries. Taking notes from a manager, preparing a memo or letter, and screening mail are common written correspondence duties.

Documents Secretaries are often tasked with copying documents for mailings or for internal distribution. They also must fax documents from the company to clients or customers, and receive incoming faxes to pass on to the appropriate person. Some secretaries use email, Word and Excel to create spreadsheets or documents and pass them on to employees or customers. Proofreading

documents before they are sent out of the office is another duty.

Office Tasks Especially in small offices, a secretary may be asked to carry out routine clerical tasks and errands to assist others. This may include canceling or rescheduling appointments, ordering office supplies, taking notes during meetings, and getting drinks for the supervisor and guests.

Reception In general office positions, secretaries commonly assist new employees and visitors in finding their way around. This includes directing visitors to the people they came to meet and showing new employees where to go on their first day. In general, the secretary projects the image of the business by offering a friendly and professional reception to people who come into the office.

----------------------------------------------------------------------------------

Обязанности секретаря варьируются в зависимости от отрасли или работодателя, но некоторые задачи являются общими для многих рабочих местах. В целом, секретари выполняют основные клерикальные, организационные и офисные обязанности по организации или отдела.

А теперь я расскажу о некоторых из основных моментов в фигуре секретаря

Файлы Секретари часто управлять файлами клиентов и другие записи в офисе. Хранение файлов в алфавитном порядке и с использованием локальной файловой системы для удобного хранения и поиска являются ключом к успешной организации файлов.

Переписка Секретари являются общими связи для входящей и исходящей телефонной и почтовой корреспонденции. Они получают звонки от клиентов, деловых партнеров, работников или членов сообщества, а также отвечать на вопросы или пересылать вызовы. Они также делают звонки от имени менеджеров передавать информацию клиентам, планировать встречи или следить за запросами. Делать заметки от менеджера, готовит записку или письмо, и скрининг почты являются общими письменной корреспонденции обязанности.

Документы Секретари часто поставлена ​​задача копирования документов для почтовых отправлений или для внутреннего распределения. Они должны также по факсу документы от компании для клиентов или клиентов, а также принимать входящие факсы, чтобы перейти к соответствующему лицу. Некоторые секретари использовании электронной почты, Word и Excel для создания электронных таблиц или документов и передать их сотрудникам или клиентам. корректирование

документы, прежде чем они будут отправлены из офиса еще один долг.

Офисных задач, особенно в небольших офисах, секретарь может быть предложено выполнять рутинные задачи и поручения, чтобы помочь другим. Это может включать в себя отмену или перепланирования назначения, заказ канцелярских принадлежностей, заметок во время встреч, а также получение напитков для руководителя и гостей.

Прием в общих офисных должностях, секретари обычно помочь новым сотрудникам и посетителям в поиске свой путь вокруг. Это включает в себя направлять посетителей на людей, которых они пришли, чтобы встретиться и показ новых сотрудников, куда идти в первый же день. В целом, секретарь проектирует изображение бизнеса, предлагая дружественный и профессиональный прием для людей, которые приходят в офис.

Тема 5 QUALITIES OF A SECRETARY

Some people may think that having the job of a company secretary is easy and that it doesn’t take much skill or knowledge to be effective at it. However, this

is far from being the truth. There is a lot involved in a secretary’s job. Firstly, the secretary must be well-organized.This is especially needed to organize meetings and to guarantee that all necessary information or correspondence is communicated to the right people.Secondly, the crux of a secretary's responsibilities consist of answering the

phone. This may be centered on dealing with clients or customers, a professional phone answering voice and be polite He must know enough company information, and be able to transfer calls around the company easily. The job entails dealing with people from all levels of the organization. A secretary must be able to express himself clearly and in the appropriate manner to anyone. He

should not be afraid to speak up when needed. That’s why confidence is very important part in the secretary’s job.

What is more, secretaries should have the ability to solve problems with the little direction.He should know how to facilitate between departments to resolve issues efficiently.

One more important quality of a good secretary is a typing skill. A good secretary should also have steady typing speed, so he can produce numerous written letters, emails and other correspondence over the course of a day.

To sum up, I want to say that a secretary is one of the most crucial positions in any business and there are many skills needed to be successful in the job. You need to possess these qualities in order to be an amazing secretary.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Некоторые люди могут подумать, что, имея работу секретаря компании легко и что она не занимает много навыков или знаний, чтобы быть эффективными в этом. Тем не менее, этот далека от истины. Существует много участвует в задании секретаря. Во-первых, секретарь должен быть хорошо организованным.Это особенно необходимо для организации встреч и гарантировать, что вся необходимая информация или переписка передается на правый people.Secondly, суть обязанностей секретаршей состоят ответа на

Телефон. Это может быть сосредоточено на работе с клиентами или клиентами, профессиональный голос телефона автоответчик и быть вежливым Он должен знать достаточно информации о компании, а также иметь возможность передавать вызовы вокруг компании легко. Работа влечет за собой дело с людьми из всех уровнях организации. Секретарь должен иметь возможность выразить себя ясно и соответствующим образом к любому. Он не должны бояться говорить, когда это необходимо. Вот почему доверие является очень важной частью в работе секретаря.

Более того, секретари должны иметь возможность решать проблемы, связанные с небольшим количеством direction.He должны знать, как облегчить между отделами, чтобы эффективно решать проблемы.

Еще одним важным качеством хорошего секретаря является умение печатать. Хороший секретарь должен также иметь постоянную скорость набора текста, так что он может производить многочисленные письменные письма, сообщения электронной почты и другой корреспонденции в течение дня.

Подводя итог, я хочу сказать, что секретарь является одним из наиболее важных позиций в любом бизнесе, и есть много навыков, необходимых для достижения успеха в работе. Вы должны обладать этими качествами для того, чтобы быть удивительным секретарем.

Тема 7 COMPANY POLICY

To most Westerners, closing is a way to communicate something about who they are. When you travel to different parts of the world, be aware of the fashion rules for the workplace so you can choose your wardrobe accordingly.

People in France and other European countries place a high value on individually in fashion and takes pride in their wardrobe choices. A strict dress code would likely cause anger and resentment among employees.

In the United States, workplace clothes vary a great deal. While uniforms are common in blue-collar jobs – assembly lines, construction industries, etc – the majority of the white-collar workers dress according to their own tastes.

Often, the specific business situation dictates what clothing is appropriate. Employees who have frequent formal meetings or interaction with the public are more likely to dress up.

However, in companies where the focus is on product development or research, employees are usually more concerned with comfort than with appearance. In addition, there has been a trend in recent years in many American companies toward more casual dress. Some companies also have specified dress-down days, when it is acceptable for everyone to wear casual clothing.

It’s easy to look both businesslike and chic with just a few simple pieces.

For a sophisticated look, try pairing your favorite skirt with this season’s sleeveless turtleneck sweater, high-heeled pumps and a mid-length jacket. Wearing a jacket to work lends authority, and don’t forget those finishing touches like a smart belt or a discreet pair of earrings.

Keep the color plain, just mixing one or two together. Break up blacks and greys with a dash of color. Try a lavender wrap, pink blouse or a sweater set.

As for accessories, a medium-size handbag is always elegant and businesslike. Don’t buy anything too small as nothing will fit, or too oversized, as that will look messy. Make sure your clothes fit well and are clean, neat and well pressed.

Sick to the classics and you will always feel confident and look great.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Для большинства жителей Запада, закрытие способ сообщить что-то о том, кто они есть. Когда вы путешествуете в различных частях мира, быть в курсе правил моды на рабочем месте, так что вы можете выбрать свой гардероб соответственно.

Люди во Франции и других европейских стран придают большое значение на индивидуально в моде, и гордится тем, что их выбор гардероба. Строгий дресс-код, скорее всего, вызовет гнев и возмущение среди сотрудников.

В Соединенных Штатах, на рабочих местах одежды разных много. В то время как униформа распространены в синих воротничков рабочих мест - сборочных линий, строительной промышленности и т.д. - большинство белых воротничков платье в соответствии со своими вкусами.

Часто, конкретная ситуация в бизнесе диктует то, что одежда подходит. Сотрудники, имеющие частые официальные встречи или взаимодействия с общественностью, более вероятно, одеваться.

Тем не менее, в компаниях, где основное внимание уделяется разработке продукта или исследования, сотрудники, как правило, больше озабочены комфортом, чем внешний вид. Кроме того, наблюдается тенденция в последние годы во многих американских компаний в сторону более случайный платье. Некоторые компании также уточнили платье вниз дней, когда это приемлемо для всех, чтобы носить случайный одежды.

Легко смотреть как деловой и шик с помощью всего нескольких простых частей.

Для изысканный вид, попробуйте спаривания свою любимую юбку с водолазка без рукавов в этом сезоне, на высоких каблуках насосов и куртку средней длины. Надев куртку работать придает авторитет, и не забывать о тех штрихи, как смарт-ремень или сдержанный пары сережек.

Держите цвет равнине, просто смешивая один или два вместе. Разбейте черных и серых тонов с тире цвета. Попробуйте лаванду обертку, розовая блузка или набор свитер.

Что касается аксессуаров, среднего размера сумки всегда элегантный и по-деловому. Ничего слишком мал, как ничто не будет соответствовать, или слишком негабаритный не покупать, так как это будет выглядеть неаккуратно. Убедитесь, что ваша одежда хорошо вписываются и чистые, аккуратные и хорошо нажата.

Больных к классике, и вы всегда будете чувствовать себя уверенно и выглядеть великолепно.

Тема 8 FIRST DAY AT WORK.

You’ve landed the job of your dreams – the next thing to worry about is getting through the first day.Starting a new job can evoke the same anxieties as the first day at a new school did when you were small. It’s natural to have worries such as ‘can I cope with the workload’, ‘will anyone speak to me at break-time?’ and ‘where are the toilets?’.

Make sure you dress appropriately and follow the dress code if there is one. If you can’t remember what it is, phone up and ask. Different work places have varying dress requirements and it pays to be prepared. Make sure you turn up on time. Punctuality impresses and nothing annoys bosses or new colleagues more than late starters. Check out your route into work and do a dry run if possible.Don’t bring in a packed lunch at first. A friendly soul may invite you for lunch, and getting to know your colleagues socially is always a good move. Spend the first couple of days listening and checking out who’s who and who does what. Be especially aware of the pecking order – queue-jumping the managing director when buying lunch probably won’t put you on a fast track to promotion.

If you’re not sure about something, ask, even if it’s just how to answer the phone. You can avoid embarrassing mistakes, and everyone needs a little on-the-job training. Nobody expect you to know everything on Day One/

Stay at your desk as much as possible and look reassuringly busy. Try not to cause offence – it’s better to be painfully politically correct for a few days than thought of as the office bigot. One last tip – offer to get the coffee. It’s a good way to score brownie points for niceness and it helps in getting to know everyone’s names.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Вы приземлились работу своей мечты - следующая вещь, чтобы беспокоиться о получении через первый день.Starting новую работу может вызвать те же тревоги, как в первый день в новой школе делали, когда вы были маленькими. Это естественно, чтобы иметь заботы, такие как "я могу справиться с нагрузкой", "будет кто-нибудь говорить со мной при разрыве времени?» И «где находятся туалеты?».

Убедитесь, что вы одеться и следовать дресс-код, если таковой имеется. Если вы не можете вспомнить, что это такое, телефон и спросить. Различные рабочие места имеют разные требования к платья, и он платит, чтобы быть готовым. Убедитесь, что вы включите вовремя. Пунктуальность поражает и ничто не раздражает боссов или новых коллег больше, чем поздних стартеров. Проверьте свой маршрут на работу и сделать пробный прогон, если это возможно.Don't принести в упакованный ланч в первую очередь. Дружественная душа может пригласить вас на обед, и знакомство ваших коллег социально всегда хороший ход. Проведите первые пару дней слушать и проверять, кто есть кто и кто что делает. Будьте особенно осведомлены о иерархии - очереди, прыжки управляющий директор при покупке обед, вероятно, не поставит вас на быстрый путь к продвижению.

Если вы не уверены, о чем-то, спросите, даже если это просто, как ответить на телефонный звонок. Вы можете избежать неловких ошибок, и каждый нуждается в небольшом количестве обучение на рабочем месте. Никто не ожидал, что вы знаете, все в один день /

Пребывание на вашем столе как можно больше и посмотреть успокоительно занят. Старайтесь не причинить обиду - это лучше, чтобы быть болезненно политически корректным в течение нескольких дней, чем мысли о том, как в офисе фанатика. И последний совет - предлагают, чтобы получить кофе. Это хороший способ, чтобы набрать очки домового за любезность, и это помогает в получении знать имена всех.