Вимоги до оформлення протоколу

2.2

Документ — основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність.

Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці тощо.

Види документів:

за найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, тощо;

за походженням — службові (офіційні) та особисті;

за місцем виникнення — внутрішні і зовнішні;

за призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;

за напрямком — вхідні й вихідні;

за формою — стандартні (типові) й індивідуальні;

за строками виконання — звичайні (31 день), термінові (7 днів), дуже термінові — з позначенням «дуже терміново» (визначений строк виконання);

за ступенем гласності — секретні й несекретні;

стадіями створення —

- оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

- копія — точне відтворення оригіналу (помітка «Копія»);

- дублікат — другий примірник оригіналу при його втраті; дублікат як і оригінал мають однакову юридичну силу;

- витяг (виписка) з документу — відтворення деякої частини документу.

за складністю — прості й складені;

за строками зберігання — постійного (75 років), тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

за технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

за носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці тощо.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називається діловодством.

Документи створюють з затвердженою формою, тобто відповідно до формуляр-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які заниваються реквізитами.

Текст складається з таких логічних елементів:

1) вступу (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання таін.);

2) доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали);

3) закінчення (формулюється мета, заради якої складено документ).

Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи, — складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий (після вступу іде доказ і закінчення) або зворотний (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів.

2.3

2.4

Реквізит - це обов'язковіш елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідності до формуляра-зразка.

Формуляр зразок - єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.

1. Державний герб.

2. Емблема організації,

3. Зображення державних нагород.

4. Код підприємства, установи або організації.

5. Код форми документа.

6. Найменування міністерства або відомства (вищої організації або засновника). засновника).

7 Найменування підприємства, установи або організації - автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телефону та телетайпу, факс, номер рахунку у банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс (номер) документа.

13. Посипання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про за свідчення копій.

28. Прізвище виконавця та його номер телефону.

29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження.

Реквізити 1-9 стосуються автора документа таж званого адресанта.

1. Державний герб. Свідчить про те, що документ видано органом державної влади або державного управління.

2. Емблема організації або підприємства - найчастіше використовується товарний знак (знак обслуговування). Наприклад, охорони здоров'я, торгово-промислова палата (чаша з крилами Меркурія), підприємства - постачальники (товарні знаки).

3. Зображення державних нагород (Московське торговельне об'єднання "Дитячій світ", Вінницький універмаг).

4. Код підприємства, установи або організації за класифікатором підприємства та організації - верхній правий кут

5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації - нижче коду організації, верхній правий кут.

6. Назва вищої організації або засновника.

7. Повна назва автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

Це реквізити, які визначають авторство документа. Мають бути позначені в документі у повній відповідності до правових актів: статутів або положень про підприємство.

Під час оформлення цих реквізитів слід пам'ятати, що символічні назви підприємств пишуться в лапках ("Дитячій світ", кооператив "Меркурій")

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номери телефону, факсу, рахунку у банку розміщуються тільки в бланках для листів. Порядок та форма запису повинні відповідати поштовим правилам міністерства зв'язку.

2.5

Організаційні документи.

положення, статути, інструкції, правила.

Положення - правовий акт, що визначає порядок утворення, права та обов'язки, організацію праці як на підприємстві в цілому, так і в його структурних підрозділах (або нижчестоящих організацій та філіалів).

В положенні відбиваються права і обов'язки окремих посадових осіб. Положення бувають типові та індивідуальні. Наприклад: типове положення про централізовані бухгалтерії. Положення про установу або про структурний підрозділ затверджується розпоряджуючим документом вищестоящої організації або директором установи.

Положення оформлюють на бланку. Формуляр положення має такі реквізити:

1. Назва відомства та організації.

2. Гриф затвердження.

3. Назва «Положення».

4. Місце «видання», дата.

5. Індекс.

6. Заголовок.

7. Відмітки про погодження.

8. Візи.

9. Текст.

10. Підписи. Текст положення розбивається структурно на розділи:

- загальні положення (цілі та задачі структурного підрозділу);

- організаційний зв'язок;

- регламентація діяльності (форми управління, права та обов'язки посадових осіб);

- фінансово-матеріальна база (ОФ та обігові кошти, порядок розпорядження ними);

- звітність та ревізійна діяльність;

- порядок ліквідації та відповідальність.

Порядок з вище перерахованими видами положення можуть застосовуватись положення про конкретну систему в діяльності підприємства. Наприклад: положення про конкретну систему найму організації та оплати праці робітників, положення про порядок виплати дивідендів за

Статути - це, юридичні акти, якими оформлюють створення організацій та підприємств, та визначається їх структура, функції та правовий статус, основні задачі, напрямок діяльності, що передбачається.

Статути можуть бути індивідуальні та типові. Статут є основою для розробки положень.

Статут є основним документом для підприємства та повинен містити слідуючі відомості:

- вид підприємства (організаційно-правова форма);

- найменування підприємства;

- місцезнаходження підприємства;

- предмет та цілі діяльності (якщо передбачаються різноманітні види діяльності, необхідно їх повністю перерахувати, т. я. дальність, не зареєстрована в Статуті, буде незаконною);

- органи управління та контролю, їх компетенція;

- порядок утворення та використання майна підприємства;

- розподіл прибутку;

- умови реорганізації та ліквідації.

Ці відомості є необхідними і достатніми дня того, щоб Статут був признаний за об'ємом в якості установчого документу. Можуть включатися й інші відомості за розсудом установителів.

Відомості, які включаються в Статут - сформувати в розділі. Приблизну структуру можна представити так:

Загальні положення. Предмет, цілі та задачі діяльності.

1. Майно підприємства.

2. Органи управління.

3. Виробничо-господарська діяльність. Зовнішньо-економічна діяльність.

4. Регулювання праці та соціальних питань.

5. Облік, звітність та контроль.

6. Реорганізація та ліквідація.

Ці розділи повинні міститися в Статутах усіх видів підприємств, незалежно від їх організаційних формі форм власності.

Статут колективного підприємства повинен містити ті ж дані, що й Статут державного підприємства, але з урахуванням особливостей, що є декілька власників майна цього підприємства, які мають право сумісно визначати умови створення діяльності реорганізації та ліквідації підприємства.

Обов'язковим атрибутом Статуту колективного підприємства є перелік причті його ліквідації та реорганізації, захищаючий права його засновників - власників майна.

Інструкція - це документ в якому викладають правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності організацій, їх структурних підрозділів, посадових осіб та громадян.

Наприклад; Інструкція про впровадження...

- Інструкція про порядок

- посадова інструкція інспектору відділу кадрів

Особливість інструкцій - їх обов'язкове затвердження спеціальним наказом або підписом керівника в грифі затвердження. Встановлюється строк дії інструкції.

Текст інструкції складається з розділів, які можуть бути розбиті на підпункти, викладається в третій особі або в безособовій формі.

Використовують формуліровки: «повинен», «необхідно», «слід», «не дозволено».

Оформлюють на бланку. Формуляр інструкції має реквізити:

1. Найменування установи.

2. Найменування структурного підрозділу.

3. Назва інструкції (заголовок).

4. Гриф затвердження.

5. Дата

6. Індекс.

7. Місце віщання.

8. Підпис.

9. Погодження.

2.6

Розпорядження – це правовий акт управління державного органу. Цей документ видається керівником чи колегіальним органом у рамках наданого посадовій особі чи державному органові компетенції.

Розпорядження має обмежений термін дії, стосується вузького кола осіб – виконавців документа.

Розпорядження можуть видаватися Кабінетом Міністрів Украї-ни, місцевими радами, представниками Президента України на міс-цях, керівниками колегіальних органів, тощо. Реквізити:

– назва структурного підрозділу;

– коди;

– назва виду документа;

– підпис відповідальної особи;

– індекс;

– місце видання;

– заголовок до тексту;

– текст;

– дата або дата й номер;

– підпис, або дата й номер;

2.7

Розпорядчі документи. Наказ (визначення, види та основні вимоги до оформлення, склад реквізитів).

Наказом називається розпорядчий документ, що видається ке-рівником підприємства чи установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компенсації.

Наказ видають для вирішення основних і оперативних питань. При виданні наказів потрібно дотримуватися низки вимог і правил, щоб документ забезпечував його юридичну повноцінність.

Спочатку потрібно укласти проект наказу, погодити його з усіма зацікавленими особами (чи організаціями).

Накази видає керівник з усіх питань, що входять до його компе-тенції. У тексті наказу вказують терміни його дії. Скасувати наказ може лише вповноважена особа чи інстанція.

Усі накази здебільшого поділяють на дві групи:

1) накази про особовий склад,2) накази із загальних питань.

Реквізити наказу:

• назва організації, (підприємства);

• назва виду документа (наказ);

• дата;

• місце видання;

• номер заголовка до тексту;

• текст;

• підпис керівника;

• види погодження.

Текст наказу має містити констатаційну і розпорядчу частини. У констатаційній частині:

• вказується причина видання наказу (це вступ);

• далі переказуються основні факти (це доведення);

• викладено мету видання наказу (це висновок).

Якщо наказ видається на виконання розпорядчого документа ви-щої установи, то в констатаційній частині потрібно вказати назву, номер, дату і заголовок до тексту розпорядчого документа. Інколи потрібно передати зміст розділу документа вищої інстанції (цей розділ був підставою для видання наказу).

Констатаційна частина є не у всіх наказах. Її може не бути:

а) якщо запропоновані до виконання дії не потребують ніяких роз’яснень;

б) якщо це накази із різнопланових питань (текст наказу складається із параграфів).

Вимоги до тексту наказу:

1) Текст розпорядчої частини повинен мати наказову форму ви-кладу, наприклад: “Провести..., “Зарахувати..., “Відновити..., “При-значити..., “Оголосити подяку...”

2) У кінці кожного пункту наказу щодо особового складу зазнача-ється підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо).

3) Якщо в одному пункті наказу потрібно перерахувати кілька осіб, то їхні прізвища слід записати в алфавітному порядку.

4) У наказах переведення і звільнення потрібно вказати вид звільнення на іншу роботу; мотивування і дату (звільнення, пере-ведення).

5) У наказах про надання відпустки потрібно зазначити:

• яка відпустка надається (додаткова, профспілкова, за сімей-ними обставинами тощо);

• на яку кількість робочих днів;

• термін (з якого і по яке число, місяць);

• за який період надано відпустку.

6) У тексті наказу про прийняття на роботу потрібно вказувати:

• на яку посаду призначено;

• з якого числа, місяця, року;

• до якого структурного підрозділу даної установи (організації);

• на вид прийняття на роботу (за сумісництвом..., призначити на постійну...., на тимчасову...);

• на умови прийняття (зі скороченим робочим днем,....).

2.8

Автобіографія - це документ з незначним рівнем стандартизації, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії, є обов'язковою складовою особової справи працівника.

Реквізити:

1. Назва виду документа (Автобіографія пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхній берег).

2. Текст, у якому зазначають:

^ прізвище, Ім'я, по батькові (Я, Мерзлий Дмитро Миколайович, народився...);

^ дата і місце народження (11 листопада 1994року в м. Києві);

^ відомості про освіту (повне найменування усіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися, назви отриманих спеціальностей, як зазначено в дипломі);

^ відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи і посади);

^ відомості про громадську роботу;

/ стислі відомості про склад сім'ї (прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, посада, місце роботи (навчання); неодружені вказують відомості про батьків, сестер, братів, які не мають своєї сім'ї; одружені повідомляють про членів власної родини -чоловік / дружина, діти).

3. Дата (оформлюють ліворуч, без абзацного відступу під текстом: 17 серпня 2010року або 07.09.2010).

4. Підпис (без розшифрування - праворуч під текстом).

Залежно від особливостей фаху, умов написання автобіографії зауважують й інші відомості, зокрема, науковці зазвичай вказують час здобуття вченого звання, наукового ступеня, кількість наукових праць, розробок тощо.

Під час викладу інформації у хронологічній послідовності бажано надавати перевагу числівниково-іменниковим конструкціям без прийменника:

_2010 року, а не у 2010 році._

Кожне нове повідомлення варто писати з абзацу, дотримуючись таких вимог: вичерпність відомостей, лаконізм викладу.

Автобіографія - це один з небагатьох документів, текст якої викладають від першої особи, проте у тексті на особу автора вказують особові закінчення дієслів-присудків: вступив, закінчила, здобула, звільнився, а займенник я не вживають. Автобіографія має дві форми:

o автобіографія-розповідь - з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей.

o автобіографія-документ-з точним поданням фактів.

Резюме

Нині для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади особи, які претендують на ту чи іншу посаду, надсилають резюме - документ, у якому претендент повідомляє стислі відомості про освіту, трудову діяльність, професійний досвід і досягнення тощо. На відміну від автобіографії та характеристики, резюме зорієнтоване не на всебічний опис особи, а передусім на переконання роботодавця у наявності у претендента умінь, необхідних для виконання певної роботи відповідної освіти, організаційних навичок, досвіду тощо.

Документ стає конкурентоспроможним завдяки своєму вигляду і змісту.

Вимоги до резюме - вичерпність та об'єктивність, достовірність відомостей про претендента, чіткість, структурованість, стислість (обсяг не більше однієї сторінки), грамотність і охайність викладу.

Зазвичай потрібно подавати таки відомості: мета, освіта, досвід роботи, професійні навички, досягнення, особисті відомості, рекомендації. На конкретну вакансію бажано складати окреме резюме.

Складаючи резюме, ви маєте виокремити не те, що ви хочете отримати і що вас цікавить особисто, а те, що ви можете запропонувати роботодавцеві, яку користь від вас матиме фірма.

Розрізняють такі типи резюме:

^ хронологічне - зазначають перелік місць роботи у хронологічній послідовності, вказуючи посадові обов'язки, таке резюме демонструє кар'єрне зростання і професійний досвід;

^ функціональне - зауважують напрямок діяльності, обов'язки, навички і досягнення, цей тип резюме акцентує увагу на успіхах претендента.

^ комбіноване - не тільки демонструє кваліфікацію та досягнення, а й дозволяє отримати точне уявлення про хронологію трудової біографії.

Структура резюме

1. Назва виду документа (посередині).

2. Текст документ, який містить таку інформацію:

а) контакти (домашня, електронна адреси, телефон (робочий, домашній, стільниковий);

б) прізвище, ім'я (у називному відмінку) виділяють жирним шрифтом; краще писати спочатку ім'я, а потім прізвище; по батькові вказують, якщо претендент професор або академік.

в) мета написання документа (заміщення вакантної посади, участь у конкурсі, проекті);

г) досвід роботи подають у зворотньому порядку: від останнього місця роботи до попереднього, зазначаючи період роботи, назву установи, сферу її діяльності, посаду, посадові обов'язки, досягнення; відомості про тимчасову роботу, роботу за сумісництвом, якщо вони відповідають посаді, на яку претендує особа.

Якщо досвід роботи відсутній, акцентують увагу на освіті й навичках.

г) освіта: повна назва навчального закладу, спеціальність, рік вступу і рік закінчення; факультативні тренінги, курси, семінари, які стосуються очікуваної посади;

д) професійні уміння і навички (опис кожної навички має бути підкріплений відповідним фактом: зазначають швидкість друкування, категорію посвідчення водія, комп'ютерні навички (конкретні пакети програм), володіння іноземною мовою (кількість балів TOEFL, GM AT, IELTS, TSE або інших офіційних тестів) тощо;

е) особисті відомості (рік народження, сімейний стан);

є) додаткова інформація (відомості про громадську діяльність, про членство у професійних об'єднаннях, зазначення можливості відрядження, ненормованого робочого дня);

ж) вказівка на можливість надання рекомендацій (вислови Рекомендації будуть надані на вимогу або За потреби подам рекомендації можна вмішувати лише тоді, коли такі рекомендації насправді є).У цілому варто дотримуватись міри, подаючи додаткову інформацію в резюме.

Аби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують60 дотримуватися таких правил:

o Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.

o Намагайтеся не вживати такі слова, як я, ми, замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, допоміг.

o Якщо ви обіймали не надто високу посаду, то під час складання резюме краще зосередитися на досвіді роботи й набутих навичках.

o Не вказуйте причини, через які пішли з попередньої роботи.

o Не вказуйте розмір заробітної плати.

o Оформіть резюме друкованим способом із застосуванням шрифтових виділень на якісному аркуші паперу формату A4.

Резюме можна надсилати до установи, що оголосила наявність вакантної посади (паперовий чи електронний варіант), або розмішувати в Інтернеті на спеціальних мережевих сайтах. Рукописний варіант неприпустимий.

Взірець хронологічного резюме:

2.10

Заява - це письмове прохання, оформлене за певним взірцем, яке подають на ім'я офіційної особи або до установи чи організації з метою реалізації прав або захисту інтересів.

Заяву пишуть власноручно в одному примірнику.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, за походженням - особисті й службові, за складністю - прості й складні (умотивовані).

Склад і оформлення реквізитів заяви:

1. Адресат. Відомості про адресата подають праворуч на відстані 92 мм, вказуючи назву організації або посадовця, кому адресовано заяву, в давальному відмінку.

Ректорові Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова академікові АПН України Андрущенкові В. 77.

2. Адресант. Відомості про заявника розміщують під реквізитом адресат, у зовнішній заяві - прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку, домашня адреса; у внутрішній заяві - посада, прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку без прийменника від).

Андрійчука Миколи Сергійовича, що проживає за адресою: вул. Постишева, 17 кв. 39, м. Київ; тел. 486-77-67

доцента кафедри української мови Лободи Тетяни Михайлівни

3. Назву виду документа пишуть з великої літери посередині рядка, крапку не ставлять.

4. Текст розпочинають з абзацу, дотримуючись у викладі такої структури: прохання (прошу надати, прошу зарахувати, прошу перевести, прошу звільнити тощо) і обґрунтування прохання (у зв'язку з, оскільки, за, для, через тощо).

5. Додаток подають у складній заяві, оформлюють кількома способами: а) після тексту заяви з великої літери пишуть До заяви додаю і подають повні назви документів у формі знахідного відмінка; б) після тексту пишуть До заяви додаються такі документи або Додаток і вказують назви документів у формі називного відмінка.

До заяви додаю:

1. Копію диплома про вищу освіту.2. Трудову книжку.

2. Додаток:1. Копія диплома про вищу освіту.2. Трудова книжка

.6. Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом ліворуч без абзацного відступу.

7. Підпис заявника без розшифрування - праворуч.

Заяви з кадрових питань

Влаштовуючись на роботу, особа подає заяву, у якій викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного структурного підрозділу підприємства. Заява, адресована керівникові підприємства, після ЇЇ розгляду разом з іншими необхідними документами слугує підставою для видання наказу про зарахування особи на роботу. Заяву про переведення на іншу посаду оформлюють на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу, у відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, прізвище та ініціали. У заяві про надання чергової відпустки обов'язково вказують дату початку відпустки. Заява про надання відпусти без збереження заробітної плати або навчальної відпустки має бути вмотивованою, рішення щодо такої заяви приймає керівник і наносить резолюцію, яка є підставою для формування наказу. Заява про звільнення з обійманої посади за складом реквізитів подібна до заяви про переведення на іншу посаду.

2.11

Особливою формою трудового договору є контракт, спрямовування якого створювати умови для виявлення ініціативи та самостійності працівника.

Контракт (від лат. contractus - угода) - це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між підприємством, організацією чи установою й працівником про умови спільної виробничої й творчої діяльності, обумовлену певним терміном.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Дата й місце укладання.

3. Текст.

4. Юридичні адреси сторін.

5. Підписи сторін - укладачів контракту.

6. Печатка, що засвідчує підпис роботодавця.

У тексті контракту зазначають орган, який наймає працівника; посада, прізвище, ім'я, по батькові, кого наймають; термін дії контракту; загальні положення; функції та обов'язки сторін; компетенція і права фахівця; матеріальне і соціально-побутове забезпечення працівника; відповідальність сторін, вирішення спорів; зміна і розірвання контракту.

Контракт може укладатися як з ініціативи керівника підприємства, так і особи, яка наймається на роботу, є підставою для видання наказу про прийняття працівника на роботу з дня, встановленого у контракті.

Документ, укладений у двох примірниках (по одному для кожної сторони), набуває юридичної чинності з моменту його підписання або з дати, обумовленої сторонами у контракті, й діє упродовж визначеного в ньому терміну: до 5 років, але не менше ніж рік. Контракт може бути змінений тільки за письмовою угодою сторін.

Умови контракту, які погіршують становище працівника порівняно з чинним законодавством, угодами і колективним договором, вважаються недійсними.

2.12

Характеристика - це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника, оцінено його ділові та моральні якості. її складають на вимогу особи або письмовий запит іншої установи.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст складається з 3 структурних частин:

1) Анкетні відомості особи, якій видається характеристика (прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку без прийменника на, посада, вчений ступінь і наукове звання, рік народження, освіта).

Потильчака Олександра Валентиновича, завідувача кафедри джерелознавства і спеціальних історичних дисциплін, доктора історичних наук, професора, 1965 року народження, освіта вища

Іванченко Марії Василівни, студентки 3 курсу Інституту дистанційної освіти Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова, 1993 року народження

2) Власне текст, який містить оцінку трудової діяльності працівника (з якого часу працює в цій установі, на якій посаді), ставлення до службових обов'язків та трудової дисципліни (вказують найбільш значущі досягнення, рівень професійної компетентності), моральних якостей (риси характеру, ставлення до інших членів колективу).

3) Висновок; призначення характеристики (за потреби).

3. Дата.

4. Підпис.

5. Печатка.

Характеристику оформлюють на стандартному аркуші паперу формату А4 у двох примірниках: перший видають особі, а другий підшивають до особової справи.

Пам'ятайте! мати авторитет

Взірець характеристики:

2.13

Особовий листок з обліку кадрів - це обов'язковий документ, який заповнює особа під час зарахування її на посаду, навчання, для участі в певному конкурсі тощо. Він узагальнює автобіографічні відомості працівника шляхом таблиці-анкети.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Прізвище, ім'я, по батькові; дата і місце народження.

3. Світлина (фотокартка) особи, яка заповнює документ.

4. Відомості про освіту, науковий ступінь, вчене звання.

5. Якими мовами володіє.

6. Трудова діяльність.

7. Державні нагороди.

8. Вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.

9. Відомості про родину.

10. Паспортні дані.

11. Домашня адреса.

12. Підпис.

13. Дата заповнення.

Особовий листок з обліку кадрів заповнює особисто працівник чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без виправлень. Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів (дати, найменування підприємства, посада, кваліфікація, населений пункт) обов'язково звіряють із записами у трудовій книжці, дипломі, військовому квитку тощо.

2.14

Звіт - це письмове повідомлення про виконання певної роботи (завдань, доручень за певний проміжок часу).

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти оформлюються на спеціально виготовлених друкарським способом бланках. Текстові звіти здебільшого виконуються довільно, але існують усталені вимоги до їх оформлення.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (вказують установу, напрям діяльності, звітний період).

3. Текст, який має такі частини: вступ (вказують коло завдань, які були поставлені перед установою (особою) за звітний період); основна частина (опис та аналіз виконаної роботи); висновки (пропозиції, зауваження, плани на майбутнє).

4. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

5. Дата.

6. Печатка.

Звіт повинен мати композиційну чіткість, логічну послідовність у викладі, обгрунтованість висновків і пропозицій, стислість, точність формулювань. Текст звіту великий за обсягом звіт поділяють на частини, кожна з яких має свій заголовок (наприклад, навчально' методична діяльність, науково-дослідна діяльність, організаційно-виховна робота).

Звіти про виконання одноразових завдань і доручень не затверджуються й адресуються керівникові, від якого отримано завдання. Текст такого звіту починають словами: Відповідно до Вашого доручення від..., За Вашим завданням...).

Печатка, штамп установи й підпис керівника мают

2.15

Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян, різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідки можуть бути особисті й службові.

Особисті довідки підтверджують певний юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких власноручно заповнюють тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи.

Зовнішні довідки підписує керівник і засвідчують печаткою. Внутрішні печаткою не засвідчують.

Довідка містить такі обов'язкові реквізити:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата і номер.

3. Назва виду документа.

4. Текст, у якому вказують прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка у давальному відмінку; текст, у якому підтверджують певний факт; призначення довідки (куди подається).

5. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.

2.16

Оголошення – це документ, у якому повідомляється про час і зміст зборів (засідань, нарад), про потребу в робочій силі чи замі-щенні вакантних посад, про потребу в послугах чи можливість їх надання.

В оголошенні потрібно вказувати:

– хто і про що повідомляє,

– дату,

– місце події.

Оголошення за формою поділяються на писані, друковані (у га-зетах, часописах, на окремих аркушах), мальовані. До оголошень можна віднести афіші, що рекламують вистави, кінофільми тощо.

Для того, щоб оголошення краще сприймалося, потрібно подба-ти про його оформлення: подумати, які слова написати більшими, а які – меншими літерами, вдало дібрати кольори.

Якщо оголошення має звучати по радіо чи телебаченню, – обу-мовити час його озвучення, подбати про оригінальність тексту.

Розрізняють оголошення:

1) від приватних осіб;

2) від окремих організацій, підприємств, державних установ, на-вчальних закладів.

Сьогодні в багатьох газетах подано стислі оголошення, що роз-починаються рубриками: “Куплю”, “Продам”, “Обміняю”, “Робота студентам” тощо.

2.17

Слово “акт” часто використовують як узагальнену назву доку-ментів, що мають правове значення. Такі документи оформляються у встановленому порядку.

Актом називають документ, що складається кількома особами на підтвердження певної події, факту, вчинку.

Акти укладають комісії (ці комісії затверджуються наказами ке-рівництва установи чи іншими розпорядчими документами). Деякі акти складаються однією, спеціально вповноваженою особою (реві-зором, інспектором).

А.П. Коваль зазначає, що акти бувають:

1) законодавчі (ті, що містять рішення у формі законів, указів, постанов);

2) адміністративні (ті, що укладаються для підтвердження фак-тів, що пов’язані з діяльністю установ, організацій, підприємств).

Адміністративні акти є бухгалтерськими документами. До них належать:

– акти інвентаризації,

– акти про прийом матеріальних цінностей.

Укладають акти при зміні керівництва, аварії, ревізії, нещасному випадкові тощо.

Перед укладанням цих документів відбувається перевірка фак-тів, подій, вчинків.

Акти складають і при прийманні-здаванні справ, при випробу-ваннях нових виробів та зразків.

Комісія, що складала акт, повинна ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті (ці особи мають поставити свої підпи-си, що ознайомлені).

Акти мають заголовки, наприклад:

Про передавання матеріальних цінностей однією матеріально відповідальною особою іншій

Про визначення продуктивності сортувальної машини СП-Українська мова за професійним спрямуванням

Обліково-фінансові документи

Виклад і форма тексту акта регламентовані. Кожен акт склада-ється з двох частин:

1) вступної,

2) констатуючої.

Вступна частина повинна містити відомості про підстави складан-ня акта, а також перелік осіб, що його склали, і присутніх при цьому.

Ліворуч на аркуші, під заголовком, пишуть слово “Підстава”, ставлять двокрапку і вказують документ (наказ, розпорядження), наприклад:

Підстава: наказ завідувача Драбівського районного фінансового відділу 17.07.02 № 15-03/72

Коли акт складає комісія, то замість слова «Присутні» друкують: Голова комісії, потім – Члени комісії (потрібно вказувати посади всіх членів комісії, їх прізвища, ініціали.

У констатуючій частині викладають мету, завдання акта, сутність проведеної роботи, встановлені факти, висновки.

Найчастіше акт складають у трьох примірниках: перший примір-ник направляють до вищої організації, другий – керівникові органі-зації, третій – до справи.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.

Реквізити акта:

• назва виду документа;

• дата;

• індекс;

• місце складання чи видання;

• гриф затвердження (у разі потреби);

• заголовок тексту;

• підстава (наказ керівника організації);

• склад комісії, присутні;

• текст;

• відомості про кількість примірників акта, їх місцезнахо-дження;

• перелік додатків до акта;

• підписи членів комісії і присутніх (друкують):

• Голова комісії: і розшифрування підпису

• Члени комісії: і розшифрування підпису)

2.18

Пояснювальною запискою називають документ, який пояснює (з’ясовує) зміст програми, плану, звіту тощо.

Пояснювальними записками називають також документи, у яких їх укладачі пояснюють причини певного вчинку, події, факту.

Ці записки поділяють на дві групи:

1) службові (їх оформляють на бланку);

2) особисті (пишуть на аркушах паперу, у них пояснюють пору-шення дисципліни тощо).

Реквізити:

• адресат;

• назва виду документа;

• адресант;

• текст;

• дата складання;

• підпис.

2.19

План роботи - заздалегідь визначений порядок, послідовність здійснення накресленої на конкретний період програми (роботи) з зазначенням її мети, змісту, обсягу, методів, засобів, послідовності і строків виконання.

Різновиди планів

в техніці — загальний, орієнтаційний, передній, ситуаційний, середній, схематичний, ескізний П., а також П. переміщень, план польоту, план прискорень, план швидкостей та інші.

[ред.]

Елементи плану

Елементи плану — умовні знаки лінійних контурів, площ, позамасштабних об'єктів, що вказуються на кресленні.

Розрізнюються Е.п.:

штрихові (виконують за допомогою штрихів, ліній або точок);

тональні та напівтональні (оконтурені площі на графічних зображеннях, які виконують будь-яким кольоровим тоном або напівтоном одного кольору).

Е.п. виконують тушшю, олівцем, фарбами, деколями, темплетами, за допомогою пристроїв ЕОМ (принтерів, графопобудовувачів, плотерів).

2.20

Протокол - документ, що відбиває процес і результат роботи постійних та тимчасових колегіальних органів, проведення зборів, засідань, нарад, конференцій, обговорень тощо.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяють на:

o стислі - записують порядок денний, прізвища доповідачів, назву питання, формулюють ухвалу;

o повні - крім порядку денного, ухвали, стисло фіксують виступи доповідачів, інших осіб, які беруть участь у роботі колегіального органу;

o стенографічні - весь хід засідання записують дослівно.

Реквізити протоколу:

1. Назва виду документа (Протокол).2. Індекс (номер).3. Дата.4. Місце засідання.5. Гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню).6. Заголовок до тексту.7. Текст.8. Підпис голови.9. Підпис секретаря.

Вимоги до оформлення протоколу

Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4.

Датою протоколу є дата засідання. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки ухвалені рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх виконання.

У тексті протоколу виділяють дві частини:

o вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх). Слова: Голова, Секретар, Присутні пишуть від лівого берега. Прізвища присутніх і запрошених подають за абеткою. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: Були присутні 130 осіб. Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова Порядок денний друкують від лівого берега, кожний пункт якого нумерують і записують з нового рядка. Питання формулюють у називному, а не у знахідному відмінку (форма Про розгляд і затвердження... не рекомендована).

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Звіти викладачів про виконання індивідуальних планів за її семестр 2009-2010 навчальний рік.2. Завдання членів кафедри з поліпшення запровадження кредитно-модульної системи навчання.3. Підсумки зимової екзаменаційної сесії.4. Наукова робота студентів у проблемних групах.

o Основна частина тексту протоколу складається з розділів, які

відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будують за схемою:

1. СЛУХАЛИ:

2. ВИСТУПИЛИ:

3. УХВАЛИЛИ:

Після двокрапки з абзацу пишуть прізвище й ініціали доповідача, через тире - короткий виклад тексту виступу. У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступ не записують, а після прізвища доповідача вказують: текст доповіді додається,

У розділі УХВАЛИЛИ викладають прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів або мати форму резолюції. 1. СЛУХАЛИ:

Інформацію проф. Шевчук С. В., завідувача кафедри культури української мови, про запровадження вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням) (текст доповіді додається). ВИСТУПИЛИ:

Лобода Т. М., доцент кафедри культури української мови - запропонувала створити типову програму вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням) на підставі типової навчальної програми курсу.

Кабиш О. О., доцент кафедри культури української мови - вказала на необхідність запровадження тестування під час вступного іспиту до аспірантури. УХВАЛИЛИ:

1. Інформацію проф. Шевчук С. В. взяти до відома.

2. Створити комісію у складі 5 осіб для укладання типової програми вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням).

3. Розробити систему тестів з української мови (за професійним спрямуванням).

Витяг з протоколу - це відтворення частини протоколу, яка стосується розгляду окремого питання. Його складають, надсилають (абс передають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок протоколу.

3. Дата протоколу.

4. Текст витягу.

5. Дата складання витягу.

6. Підпис секретаря або голови засідання.

7. Печатка.

Від протоколу витяг відрізняється тим, що в ньому подається ухвала лише з одного питання, тому порядок денний не зазначається. Витяг засвідчується підписами голови та секретаря зборів і скріплюється печаткою.

У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено або надіслано.

2.21 Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян, різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств.

Довідки можуть бути особисті й службові.

Особисті довідки підтверджують певний юридичний факт конкретної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких власноручно заповнюють тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи.

Зовнішні довідки підписує керівник і засвідчують печаткою. Внутрішні печаткою не засвідчують.

Довідка містить такі обов'язкові реквізити:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата і номер.

3. Назва виду документа.

4. Текст, у якому вказують прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка у давальному відмінку; текст, у якому підтверджують певний факт; призначення довідки (куди подається).

5. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юридичної сили.

Службові записки

Під загальним терміном службові записки найчастіше розуміють такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт.

Реквізити службових записок:

1. Адресат {Керівникові проекту "Україна дітям" Висоцько-муА. В.; Ректорові Націонаїьиого економічного університету імені Вадима Гетьмана).

2. Адресант {кафедра історії та культури української мови; доцента кафедри філософії Козачука С. В.)

3. Назва виду документа (Доповідна записка; Пояснювальна записка; Рапорт).

4. Заголовок (про відрядження, про запровадження державного іспиту з української мови (за професійним спрямуванням), про порушення трудової дисципліни).

5. Текст.

6. Дата.

7. Підпис.

Доповідна записка - це документ на ім'я керівника установи, у якому повідомляють про певний факт, подію, подають звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань.

За змістом доповідні записки поділяють на інформаційні, звітні, ініціативні, за походженням - внутрішні, зовнішні.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним, для зручності поділятися на частини. Текст доповідної записки має дві частини - описову (констатаційну), в якій висвітлюється ситуація, що склалася; у другій частині сформульовані висновки і пропозиції або прохання, способи їх виконання. Якщо доповідна записка надсилається з установи або структурного підрозділу, то підписується керівником, укладається на бланку і має, окрім зазначених реквізитів, вихідний реєстраційний номер.

2.22

Доручення – це документ, що видається організацією чи приватною особою і надає право іншій особі від її імені виконувати певні дії. Доручення поділяють на:

• офіційні (видаються представникові організації, установи тощо

для виконання дії від її імені);

• особисті (видаються однією особою іншій).

Існують певні правила щодо оформлення доручень.

Офіційне доручення Особисте доручення

• оформляють на спеціальному бланку А4 або А5;

• його реквізити:

– назва виду документа; – дата (записують словесно-цифровим спо-собом);

– місце складання чи видання; – текст (записують, яка організація, кому, де і що доручає; паспортні дані того, кому до-ручають);

– зразок підпису того, кому видано доручення; – термін дії доручення; – підпис керівника установи; – печатка;

• офіційні доручення поділяються на:

а) разові,

б) спеціальні,

в) загальні. • оформляють від руки

чи машинописним

способом на чистому

аркуші паперу;

• їх засвідчує нотаріус

або вповноважена особа

підприємства, де працює

чи вчиться довіритель;

• його реквізити:

– назва виду документа; – текст; – дата;

– підпис особи, яка скла-ла доручення; – засвідчення підпису.

Разове доручення видається для виконання певної одноразової дії (на отримання товарно-матеріальних цінностей).

Спеціальне доручення – це документ, що надає повноваження службовій особі на здійснення однотипних вчинків (здійснення пев-них транспортних, господарських чи банківських операцій, пред-ставництва у суді на перший період часу (термін дії такого доручен-ня обов’язково зазначається).

Загальне доручення видається на право здійснення операцій, пов’язаних з управлінням майном.

2.23

Розписка – це документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошей, товарів та ін., засвідчений підписом одержувача.

Розписку складають у довільній формі від руки чи машинопис-ним способом.

У розписці мають бути такі реквізити:

• назва виду документа;

• посада автора розписки;

• прізвище, ім’я, по батькові того, хто дає розписку;

• текст (у чому конкретно її дано: в отриманні матеріальних цінностей, предметів, інструментів);

• дата отримання документа (словесно-цифровим способом);

• підпис автора.

Якщо у розписці мова йде про отримання грошей, то їх суму по-трібно записати цифрами, а в дужках – розшифрувати словами.

Обліково-фінансові документи

У розписку часто вносяться відомості про того, хто одержує зна-чну суму грошей або товари великої цінності (указують його адресу, номер і серію паспорта).

У документі не можна робити будь-які виправлення чи стирання.

Іноді в розписці зазначають свідків (осіб, які були присутні при отриманні чогось). Вони повинні засвідчити цей документ своїми підписами.

2.24

Оформлення тексту наукової роботи

Наукова робота повинна містити:

- Титульний аркуш

- Зміст

- Перелік умовних позначень (при необхідності)

- Вступ

- Основна частина

- Висновки

- Список використаних літературних джерел

- Додатки (при необхідності).

Титульний аркуш містить назву міністерства, територіальне відділення МАН, а також відомості про базовий науковий, вищий навчальний або навчальний (школа, позашкільний заклад) заклад, у якому виконана наукова робота, прізвище, ім'я по батькові автора, його звання (кандидат у члени МАН, дійсний член МАН), назву наукової роботи, науковий ступінь, вчене звання, прізвище, ім'я по батькові наукового керівника (та/або консультанта), село, місто (область), рік подання на конкурс.

Нумерація.

Нумерація сторінок, розділів, підрозділів, пунктів, малюнків, таблиць, формул здійснюється арабськими цифрами без знака №.

Першою сторінкою наукової роботи с титульний аркуш, який включають до загальної нумерації сторінок, але на ньому номер сторінки не проставляється. На наступних сторінках їх номер проставляють у правому верхньому куті сторінки без крапки в кінці.

Зміст, перелік умовних позначень, вступ, висновки, список використаних джерел не нумерують.

Номер розділу необхідно проставляти після слова «Розділ», після номера крапку не ставити, потім з нового рядка друкують заголовок розділу.

Підрозділи нумеруються у межах кожного розділу. Номер підрозділу складається з номера розділу і порядкового номера підрозділу, між якими ставлять крапку, наприклад 2.3. (третій підрозділ другого розділу). Потім у тому ж рядку йде заголовок підрозділу. Пункти нумерують у межах кожного розділу (за такими ж правилами).

2.25

Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією. Службові листи належать до основних засобів встановлення та підтримання офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

За тематичною ознакою (досить умовно) поділяють кореспонденцію на:

• ділову;

• комерційну.

Ділові листи вирішують організаційні питання, правові проблеми, а також питання економічних відносин кореспондентів. Ділові листи відрізняються різноманітністю форм: це може бути розписка, повідомлення, запрошення або протокол, рекламний проект, що викладаються на багатьох сторінках.

Ділова кореспонденція завжди має офіційний характер.

За функціональною ознакою ділові листи поділяються на ініціативні листи і листи-відповіді:

1) листи, що потребують відповіді:

• листи-прохання;

• листи-звернення;

• листи-пропозиції;

• листи-запити;

• листи-вимоги.

2) листи, що не потребують відповіді:

• листи-підтвердження;

• листи-нагадування;

• листи-попередження;

• листи-повідомлення;

• супровідні листи.

Обов'язковими реквізитами ділових листів є такі:

1) назва організації;

2) довідкові відомості про організацію;

3) дата документа;

4) реєстраційний номер документа;

5) посилання на номер і дату вхідного документа;

6) адресат;

7) текст документа;

8) підпис;

9) відмітка про виконавця.

Реквізит "Назва організації" вказує адресанта. Це може бути організація, її структурний підрозділ. Довідкові відомості про організацію включають її адресу, номери телефонів, факсів, електронної пошти. Ці два реквізити ставляться у верхньому лівому куті аркуша.

Нижче ліворуч пишуть дату документа, яка позначається арабськими цифрами (02.09.2001 р.) або словесно-цифровим способом (17 березня 2000 p.). Дата проставляється у день підписання документа. Реєстраційний номер документа — це його порядковий номер. Він ставиться під датою.

2.26

За ознакою адресата ділові листи поділяються на звичайні та циркулярні.

Звичайний лист надсилається на одну адресу, циркулярний лист

направляється з одного джерела на кілька адрес, як правило,

підпорядкованих інстанцій (організацій).

Діловий лист може відправлятися традиційною чи електронною поштою,

факсимільним, телеграфним зв'язком тощо.

За структурними ознаками ділові листи поділяються на регламентовані

(стандартні) і нерегламентовані (нестандартні). Регламентовані листи

вирішують типові питання регулярних економіко-правових ситуацій. При їх

складанні використовуються стандартні фрази, конструкції, стандартний

формат паперу, реквізити тощо. Регламентовані листи мають чітко

визначену структуру — вступ — мотивацію і основну частину.

Нерегламентований діловий лист являє собою авторський текст. Такий лист,

порівняно з регламентованим, є менш формалізованим, може містити

експресивні мовні елементи. У нерегламентованих ділових листах також

використовуються шаблони, але зловживати ними не варто. У цьому жанрі

офіційно-ділового стилю автор може продемонструвати своє вміння

користуватися виразними засобами мови і неординарність викладу думок.

За композиційними особливостями ділові листи поділяються на одноаспектні

й багатоаспектні. Одноаспектний лист розглядає одну проблему, питання, а

багатоаспектний — кілька. Багатоаспектний лист може містити пропозицію,

прохання й нагадування одночасно.

Обов'язковими реквізитами ділових листів є такі:

1) назва організації;

2) довідкові відомості про організацію;

3) дата документа;

4) реєстраційний номер документа;

5) посилання на номер і дату вхідного документа;

6) адресат;

7) текст документа;

8) підпис;

9) відмітка про виконавця.

Реквізит "Назва організації" вказує адресанта. Це може бути організація,

її структурний підрозділ. Довідкові відомості про організацію включають

її адресу, номери телефонів, факсів, електронної пошти. Ці два реквізити

ставляться у верхньому лівому куті аркуша.

Нижче ліворуч пишуть дату документа, яка позначається арабськими цифрами

(02.09.2001 р.) або словесно-цифровим способом (17 березня 2000 p.).

Дата проставляється у день підписання документа. Реєстраційний номер

документа — це його порядковий номер. Він ставиться під датою.

2.27

Мовленнєвий етикет як елемент етики професійного спілкування.

Слово етикет французького походження (etiquette) на початках позначало товарну етикетку, згодом так називали церемоніал при дворі, тобто правила чемності й норми поведінки. Саме з цим значенням (після прийняття французького церемоніалу при венському дворі) слово етикет почало функціонувати в німецькій, польській, російській та інших мовах.

Етикет - це кодекс правил поведінки, що регламентують взаємини між людьми у різних ситуаціях.

Нині узвичаєно виокремлювати за сферою використання діловий етикет - норми поведінки і спілкування різних соціальних груп. Визначальна ознака його - співпраця і взаємопорозуміння.

Основну частину етикету загалом становить мовний, мовленнєвий і спілку вальний етикет, які нині виокремлюють авторитетні фахівці з проблем культури спілкування

Які ж чинники визначають формування мовного етикету і його використання?

1. Мовний етикет визначається обставинами, за яких відбувається спілкування. Це може бути ювілей університету, нарада, конференція, прийом відвідувачів, ділові перемовини та ін.

2. Мовний етикет залежить від соціального статусу суб'єкта і адресата спілкування, їх фаху, віку, статі, характеру, віросповідання.

3. Мовний етикет має національну специфіку. Кожний народ створив свою систему правил мовного етикету. На цю його особливість указує Радевич-Винницький: "За етикетом упізнають "своїх" етнічно (національно) і/або соціально (віком, родом занять, релігією тощо)"

мовний етикет як соціально-лінгвістичне явище виконує такі функції:

^ контакто-підтримувальну - встановлення, збереження чи закріплення стосунків адресата й адресанта;

^ ввічливості (конотативну) - прояв чемного поводження членів колективу один з одним;

^ регулювальну (регулятивну) - регулює взаємини між людьми у різних спілкувальних ситуаціях;

^ впливу (імперативну, волюнтативну) - передбачає реакцію співбесідника - вербальну, невербальну чи діяльнісну;

^ звертальну (апелятивну) - привернення уваги, здійснення впливу на співбесідника;

/ емоційно-експресивну (емотивну), яка є факультативною.

2.29 Візитна картка

Нині важко уявити собі ділову людину, яка б не мала візитної картки. Візитна картка - картка для вручення під час знайомства та візиту; документ, який має певний стандарт і містить достовірну, достатню інформацію про її власника. Зазвичай таку картку виготовляють з білого тонкого матового каргону (розмір 5 х9 см), на якому друкарським способом чітко зазначено прізвище, ім'я та іншу інформацію (назву організації, посаду, адресу, телефони, номер електронної пошти тощо), яку особа хоче про себе повідомити. Шрифт має бути таким, щоб добре читався, інформація подається стисло, але зрозуміло; картка повинна мати стандартний розмір.

Візитні картки мають давнє походження: документальне підтвердження їх появи виявлено в Німеччині під 1786 роком, пізніше вони поширилися в Європі, де і склалися правила користування ними. Візитними картками обмінюються відразу ж після того, як особи були представлені одна одній. Карту беруть вказівним та великим пальцями лівої або правої руки, ознайомлюються з текстом і ховають, але у жодному разі не можна згинати її, робити помітки56.

Світова практика має досвід використання візитних карток, які різняться за функційним призначенням. Найбільш поширені такі:

1. Стандартна картка містить назву установи, прізвище, ім'я, по батькові (друкують великими літерами), посаду, службову адресу, телефон (іноді стільниковий), використовується під час знайомства, що передбачає подальші стосунки.

2. Картка, що використовується зі спеціальною представницькою метою, містить прізвище, ім'я, по батькові, посаду, назву організації, але адреси й номерів телефонів не зазначено. Таку візитну картку вручають, коли хочуть уникнути подальших ___контактів.

3. Картка неофіційних намірів - прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання.

4. Сімейна візитна картка - прізвище, ім'я, по батькові кожного з членів подружжя, номер телефону.

Ділова візитна картка зазвичай друкується державною мовою тієї країни, яку представляє її власник. Для ділових стосунків з іноземними партнерами можна з іншого боку візитки продублювати текст іноземною мовою, що полегшить знайомство та встановлення ділових стосунків, проте краще мати для цього односторонні візитки, виготовлені мовою іноземних партнерів.

2.30

У наш час телефон - не лише один із найефективніших засобів зв'язку, а й спосіб налагодження офіційних ділових контактів між установами, спосіб підтримання приватних стосунків між людьми. По телефону здійснюються перемовини, домовляються про важливі ділові зустрічі, вирішують численні оперативні питання, що виникають у процесі управлінської діяльності, надають консультації, звертаються із проханнями, запрошеннями, висловлюють подяку, вибачення.

Телефонна розмова - один із різновидів усного мовлення, що характеризується специфічними ознаками, зумовленими екстрамовними причинами:

o співрозмовники не бачать одне одного й не можуть скористатися невербальними засобами спілкування, тобто передати інформацію за допомоги міміки, жестів, відповідного виразу обличчя, сигналів очима тощо (відсутність візуального контакту між співрозмовниками);

o обмеженість у часі (телефонна бесіда не може бути надто тривалою);

o наявність технічних перешкод (втручання сторонніх абонентів, кепська чутність).

Отже, якщо ви людина ділова й цілеспрямована, передбачлива, якщо ви турбуєтеся про власний авторитет, а також престиж своєї фірми і звикли враховувати все до найменших дрібниць, то вироблення певних принципів поведінки у телефонному спілкуванні є просто необхідним і незамінним.

Фахівці з проблем усного ділового спілкування пропонують дотримуватися таких правил ведення телефонної розмови.

Якщо телефонуєте ви:

o насамперед привітайтеся, назвіть орган