ACCESS.Маски уведення.

Насампе ред розглянемо, де і коли використовуються маски вводу. Маски вводу можна додати до полів таблиць, запитам і елементам управління форм і звітів.

Наприклад, можна додати маску вводу до поля типу "Дата / час" у таблиці або до елемента керування "поле" на формі, прив'язаному до поля "Дата / час". Можна також застосовувати маски вводу до елементів керування форм, наприклад до полів, прив'язаним до полів таблиці з одним з цих типів даних. Маски вводу виконують значний обсяг роботи з перевірки даних, запобігаючи введення користувачами невірних даних (наприклад, номери телефону в поле дати). Маски вводу також дозволяють забезпечити однаковий вид даних, що вводяться, що спрощує пошук відомостей і управління базою даних.

Не слід забувати про те, що маски вводу визначають тільки формат вводу даних, а для відображення цих же даних можна обрати інший формат. Наприклад, можна за допомогою маски введення визначити формат вводу дат ГГГГ.ММ.ДД, а виводити ці дати у форматі ДД-МММ-YYYY.

22. ACCESS.Стовпець підстановок.

Стовпець (поле) підстановки — це поле таблиці, значення для якого отримується з іншої таблиці або зі списку значень. Стовпець підстановки можна використовувати для відображення списку варіантів у полі зі списком або у списку. Варіанти можна отримувати з таблиці чи запиту або використати надані користувачем значення. Стовпець підстановки можна створити вручну, визначивши властивості поля підстановки для поля, або автоматично — за допомогою майстра підстановок. Рекомендовано для створення стовпця підстановки використовувати майстер. Майстер підстановок спрощує процес, автоматично добирає відповідні властивості поля та створює відповідні зв’язки таблиць. Стовпець підстановки можна створити в поданні таблиці або в поданні конструктора.

23. ACCESS.Створення зв’язків.

Зв’язок між таблицями можна створити за допомогою вікна «Зв’язки» або перетягуванням поля з області Список полів. Під час створення зв’язку між таблицями спільні поля можуть мати різні імена, хоча часто вони є однаковими. Проте такі поля мають містити дані одного типу. Якщо поле первинного ключа має тип «Автонумерація», зовнішній ключ може бути полем типу «Число», якщо обидва поля мають однакові значення властивості Розмір поля (FieldSize). Наприклад, поля типів «Автонумерація» та «Число» можна зіставляти, якщо властивість Розмір поля (FieldSize) обох полів має значення Long Integer (довге ціле). Якщо обидва спільні поля мають тип «Число», вони повинні мати однакове значення властивості Розмір поля (FieldSize).

Існує три типи зв’язків між таблицями.

Зв’язок «один-до-багатьох»

Розглянемо базу даних відстеження замовлень, яка включає таблицю «Клієнти» й таблицю «Замовлення». Клієнт може розмістити будь-яку кількість замовлень. Таким чином, для будь-якого клієнта, представленого в таблиці «Клієнти», в таблиці «Замовлення» може міститися багато замовлень. Отже, взаємозв’язок між таблицями «Клієнти» та «Замовлення» є зв’язком «один-до-багатьох».

Зв’язок «багато-до-багатьох»

Розглянемо зв’язок між таблицями «Товари» та «Замовлення». В одному замовленні може бути вказано кілька товарів. З іншого боку, один товар може зустрічатися в багатьох замовленнях. Таким чином, кожному запису в таблиці «Замовлення» може відповідати багато записів у таблиці «Товари». Крім того, кожному запису в таблиці «Товари» також може відповідати багато записів у таблиці «Замовлення». Такий тип зв’язку називається зв’язком «багато-до-багатьох», оскільки будь-якому товару може відповідати багато замовлень, а будь-якому замовленню може відповідати багато товарів. Зауважте, що для виявлення наявних зв’язків «багато-до-багатьох» між таблицями важливо розглянути обидва кінці зв’язку.

Зв’язок «один-до-одного»

У зв’язку «один-до-одного» кожному запису в першій таблиці може відповідати лише один запис у другій таблиці, а кожному запису в другій таблиці може відповідати лише один запис у першій таблиці. Цей тип зв’язку не дуже поширений, оскільки зазвичай відомості, пов’язані між собою в такий спосіб, зберігаються в одній таблиці. Зв’язок «один-до-одного» можна використовувати для розділення таблиці з великою кількістю полів, для відокремлення частини таблиці з міркувань безпеки або для зберігання даних, які застосовуються лише до підмножини головної таблиці. У разі визначення такого зв’язку обидві таблиці повинні мати спільні поля.

24.(25) ACCESS.Запит.Види запитів.Створення запитів.

ACCESS дозволяє створювати запити за допомогою майстрів та у режимі конструктора. У ACCESS під час виконання запиту створюється набір записів, що виглядає як таблиця, але він не є таблицею. Фактично запит — це уявлення користувача про потрібні дані з різних таблиць або інших запитів. У процесі відкриття запиту в режимі таблиці або використання його у формах та звітах, створюється новий набір записів з поточного змісту бази даних. Дані в запитах можна редагувати. Всі зміни фіксуються у таблицях, дані з котрих використовуються у запиті.

Запит - один з найбільш потужних об¢єктів MS Access, який дозволяє ефективно представити інформацію, що містять таблиці, з певними властивостями. В деякому розумінні запит подібний до фільтрів, коли з таблиць будується виборка за певною умовою. Але на відміну від фільтру запит дозволяє отримати більш змістовний результат. Перш за все, це пояснюється тим, що фільтр дає інформацію для перегляду (друку), але, на відміну від запиту автоматично не зберігається, як окремий об¢єкт бази даних. Запити, маючи таку властивість, дозволяють динамічно поновлювати інформацію у своїх таблицях, якщо у таблицях бази даних виникла зміна інформації. Крім цього, запит має і зворотню дію: якщо змінювати інформацію у його таблицях, то таблиці бази даних, на базі яких побудований запит, будуть адекватно змінювати свою інформацію. Є чотири типи запитів на змінення:

·на додавання,

·на видалення,

·на оновлення та запити на створення таблиць.

26. Найкращий спосіб використати запит на оновлення(відновлення) — спочатку створити запит на вибірку, який перевіряє критерії відбору. Наприклад потрібно оновити ряд полів «Так/Ні» зі значення «Ні» на значення «Так» для певного клієнта. Для цього можна додати критерії до запиту на вибірку, доки він не поверне всі записи, які містять значення «Ні» в записах цього клієнта. Якщо ви впевнені, що запит повертає правильні записи, після цього його можна перетворити в запит на оновлення, ввести критерії оновлення, а потім запустити запит для змінення вибраних значень.

ACCESS.Форми.

Access надає можливість вводити дані як безпосередньо в таблицю, так і за допомогою форм. Форма в БД - це структуроване вікно, яке можна представити так, щоб воно повторювало форму бланка. Форми створюються з набору окремих елементів управління.

Зовнішній вигляд форми вибирається залежно від того, з якою метою вона створюється. Форми Access дозволяють виконувати завдання, які не можна виконати в режимі таблиці. Форми дозволяють обчислювати значення і виводити на екран результат. Джерелом даних для форми є записи таблиці або запиту.

Форма надає можливості для:

·введення і перегляду інформації бази даних

·зміни даних

·друку

·створення повідомлень

Способи створення форм:

·Конструктор форм (призначений для створення форми будь-якої складності)

·Майстер форм (дозволяє створювати форми різні як за стилем, так і за змістом)

·Автоформа: у стовпець (багатосторінкова - поля для запису виводяться в один стовпець, у формі одночасно відображаються дані для одного запису)

·Автоформа: стрічкова (усі поля запису виводяться в один рядок, у формі відображаються всі записи)

·Автоформа: таблична (відображення записів здійснюється в режимі таблиця)

·Автоформа: зведена таблиця

·Автоформа: зведена діаграма

·Діаграма (створюється форма з діаграмою, побудованої Microsoft Graph)

·Зведена таблиця (створюється форма Access, яка відображається у режимі зведеної таблиці Excel)

Алгоритм створення форм наступний:

·Відкрити вікно БД

·У вікні БД вибрати вкладку Форми

·Клацнути на піктограмі Створити, розташованої на панелі інструментів вікна БД

·У діалоговому вікні «Нова форма» Вибрати спосіб створення форми і джерело даних

·Клацнути на кнопці ОК

28 -НАСТРОЮВАННЯ..

29. ACCESS.Панель елементів.

Головне вікно програми Microsoft Access складається з наступних областей:

·рядок заголовка;

·рядок меню;

·панель інструментів;

·вікно бази даних;

·рядок стану.

1) У рядку заголовка знаходиться системне меню у вигляді піктограми, розташованої ліворуч від назви головного вікна: «Microsoft Access».

2) Рядок меню містить групи команд об'єднані за функціональною ознакою: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервіс, Вікно, довідка. Команди, що містять у меню аналогічні командам в редакторах Word, Excel і в інших додатках Office.

3) Панель інструментів. При запуску Access за замовчуванням активізується одна панель інструментів. На панелі інструментів розташовані найбільш часто використовувані команди. Перед створенням БД необхідно ознайомитися з головним меню і панеллю інструментів.

4) Вікно бази даних має:

рядок заголовка;

панель інструментів, на якій розташовані такі кнопки: Відкрити; Конструктор; Створити; Видалити; Великі значки; Дрібні значки; Список; Таблиця;

панель "Об'єкти": таблиці, запити, форми, звіти, сторінки, макроси та модулі

область вікна зі списком можливих режимів створення нових об'єктів або перегляду і редагування існуючих об'єктів (у цій області також відображаються списки наявних у цій базі таблиць, форм, запитів і т.д.)

5) Рядок стану знаходиться внизу головного вікна і призначена для виведення короткої інформації про поточний режим роботи.