управленческих решений

Качество управленческого решения – совокупность параметров решения, удовлетворяющих конкретных потребителей и обеспечивающих реальность его реализации.

Эффективность управленческого решения - степень достижения результата на единицу затрат путём реализации решения.

С целью экономии сил и средств на выработку управленческого решения рекомендуется следующая очередность действий.

Сначала необходимо чётко сформулировать, что следует получить, какими параметрами должно обладать решение.

К параметрам качества управленческого решения относятся:

• показатель энтропии, т.е. количественной неупорядоченности проблемы. Если проблема формулируется только качественно, без количественных показателей, то показатель энтропии приближается к нулю;

• степень риска и неопределённости;

• вероятность реализации решения по показателям качества, затрат и сроков;

• степень адекватности (или степень точности прогноза, аппроксимации) теоретической модели фактическим данным, на основании которых она была разработана.

После предварительной регламентации параметров качества управленческого решения и его эффективности анализируются факторы внешней среды, оказывающие влияние на качество и эффективность решения. Затем анализируется параметры проблемы, принимаются меры по повышению качества входной информации.

К основным условиям обеспечения качества и эффективности управленческого решения относятся:

1) применение к процессу выработки решения совокупности научных подходов и принципов управления;

2) использование качественной информации;

3) структуризация проблемы и построение дерева целей;

4) обеспечение многовариантности решений и сопоставимости (сравнимости) этих вариантов;

5) правовая обоснованность принимаемого решения;

6) применение методов оптимизации, автоматизация процесса сбора и обработки информации, и выработки решений;

7) применение качественной системы учета, контроля и мотивации реализации решений.

Выполнение всех перечисленных условий требует значительных затрат. Конкуренция на рынке охранных услуг объективно вынуждает каждого руководителя подразделения ВО повышать качество и эффективность не только тактических, но и оперативных решений.

Рассмотрим подробнее основные правила формирования и сопоставимости альтернативных вариантов управленческого решения.

Альтернативные варианты управленческого решения должны приводиться в сопоставимый вид по следующим факторам: 1) времени; 2) затратам (привлекаемым ресурсам); 3) ожидаемому результату; 4) условиям применения; 5) глубине учета неопределённости развития разрешаемой проблемы (ситуации); 6) степени риска.

Основные правила обеспечения сопоставимости альтернативных вариантов управленческого решения:

1) количество альтернативных вариантов - не менее трех;

2) в качестве базового варианта решения должен рассматриваться наиболее новый по времени вариант. Остальные альтернативные варианты приводятся к базовому при помощи корректирующих коэффициентов;

3) формирование альтернатив должно осуществляться на основе условия обеспечения высокого качества и эффективности управленческого решения;

4) активное применение современных технических средств информационного обеспечения процесса принятия решений.

Характерной особенностью деятельности подразделений ВО является необходимость принятия решений на всех уровнях управления в условиях неопределенности и риска.

Неопределённость - неполнота или неточность информации об условиях реализации проекта (решения).

Риск - вероятность возникновения убытков или снижения доходов по сравнению с прогнозируемым вариантом. Чтобы выжить в условиях конкуренции, нужно решаться на внедрение новых охранных услуг, технических средств безопасности, других новшеств, а это усиливает риск. Приходится смириться с неизбежностью риска, научиться прогнозировать его, оценивать и не переходить за допустимые пределы.

Основными видами неопределенности и рисков для подразделений ВО являются:

• производственно-технологический риск, обусловленный содержанием охранной деятельности (кражи материальных ценностей с объектов охраны, травматизм, угроза жизни сотрудникам и работникам при несении ими службы и т.д.);

• неполнота или неточность информации об оперативной обстановке на обслуживаемой территории, динамике технико-экономических показателей, параметрах новых средств ОПС и тактике их применения;

• неопределённость целей, интересов и поведения лиц, обеспечивающих реализацию управленческих решений;

• неполнота или неточность информации о финансовом положении и деловой репутации потребителей охранных услуг;

• колебания потребительского спроса на рынке охранных услуг;

• элементы неопределённости правового положения подразделений ВО в будущем;

• неопределённости, связанные с нестабильностью текущей экономической ситуации, условий оплаты труда сотрудников и работников подразделений ВО.

Как было указано выше, одним из основныхусловий обеспечения качества и эффективности управленческих решений является создание в подразделении ВО стройной системы учёта, контроля и мотивации реализации этих решений.

Учёт должен быть организован по выполнению всех планов, программ, заданий, распоряжений по таким параметрам, как количество, качество, затраты, исполнители и сроки. Требования к учёту:

1) обеспечение полноты, т.е. ведение учёта по всем подсистемам системы управления и структурным подразделениям;

2) обеспечение динамичности, т.е. учёт показателей в динамике и использование результатов учёта для анализа;

3) обеспечение системности, т.е. учет показателей системы управления и её внешней среды (оперативной обстановки);

4) обеспечение преемственности, применяемости и перспективности учёта;

5) использование результатов учёта в стимулировании качества труда;

6) автоматизация учета на основе компьютерной техники.

Основная функция контроля заключается в обеспечении обратной связи от объекта управления к ЛПР (субъекту управления). Контроль не ограничивается констатацией фактов выполнения или срыва управленческих решений. Он призван выявить причины таких срывов, действенность реализованных решений, а также новые проблемы, требующие своего разрешения.

Практика свидетельствует, что наибольших результатов добиваются в тех подразделениях ВО, где исполнение проверяют систематически и «сверху», и «снизу». Где каждый случай срыва, невыполнения порученного дела получает принципиальную, гласную оценку.

Мотивация – это процесс побуждения исполнителей к деятельности для достижения целей подразделения и личных целей. Самым первым приемом мотивации к труду был метод кнута и пряника (вознаграждения и наказания), который применяется и в настоящее время. В основе мотивации лежат потребности индивидуумов. Упрощённая модель мотивации поведения людей через потребности показана на рис. 2.

В основе современных концепций мотивации лежат работы Абрахама Маслоу, Фредерика Герцберга и Давида Мак-Клелланда. Например, согласно теории Маслоу, все потребности имеют строгий приоритет:

1) физиологические потребности (в еде, воде, жилье, отдыхе, сексе);

2) потребности в безопасности (от окружающего мира и уверенность в удовлетворении физиологических потребностей в будущем);

3) социальные потребности (принадлежность к какой-либо общности, чувство социального взаимодействия, привязанности и поддержки);

4) потребности в уважении (самоуважение, личные достижения, компетентность, уважение и признание со стороны окружающих);

5) потребности в самовыражении (в реализации своих потенциальных возможностей и росте как личности).

Рис. 2. Упрощённая модель мотивации поведения людей через потребности

Перечисленные потребности удовлетворяются различными методами. Приведем лишь некоторые рекомендации по удовлетворению вторичных потребностей (приоритеты 3-5): давайте подчинённым такую работу, которая позволяла им общаться; создавайте на рабочих местах дух единой команды; проводите с подчиненными периодические совещания; не старайтесь разрушить возникшие неформальные группы, если они не наносят подразделению реального ущерба; создавайте условия для социальной активности членов коллектива вне его рамок; высоко оценивайте и поощряйте результаты, достигнутые подчиненными; делегируйте подчиненным дополнительные права и полномочия; продвигайте подчиненных по служебной лестнице; давайте подчиненным сложную и важную работу, требующую полной отдачи.

Заключение

Принятие решения - это многослойный итеративный информационный процесс, инициируемый проблемной ситуацией, предшествующий действию и включающий (рис. 3):

1. Слой генерации, предполагающий выполнение операций по идентификации проблемной ситуации, оценке имеющихся ресурсов, определению ограничений и допустимых целей действия, а также потенциальных способов их достижения.

2. Слой оценки, включающий операции по определению критериев и показателей эффективности, моделированию предстоящих действий, а также оценку возможных исходов и последствий.

3. Слой выбора способов действий, включающий операции по обсуждению оснований, говорящих «за» или «против» той или иной линии поведения, и собственно акт принятия решения».

Рис. 3. Системное представление процесса принятия

решения (по В.И. Новосельцеву)

Такое понимание процесса ПР наиболее полно отражает структуру мыслительной (интеллектуальной) деятельности человека и позволяет по-новому взглянуть на его обеспечение научными методами и средствами. Оказывается (и это подтверждается опытом исследовательских работ), что многочисленные системные ошибки обусловлены не просчётами выбора, а являются следствием ограниченного набора исходных способов разрешения проблемы и неполным пониманием её сути. Именно в слоях анализа и генерации находится самое узкое звено процесса принятия решения, менее всего обеспеченное научными методами и средствами. Тем самым подтверждается правило, неоднократно проверенное практикой: 80 % успеха в разрешении любой серьёзной проблемы лежит в её постановке (концептуализации) и только 10 % приходится на метод разрешения.

Такой (системный) взгляд на процесс ПР обуславливает приоритеты его этапов: первостепенными становятся этапы концептуализации проблемы, её многоаспектного представления и моделирования, а разработка алгоритмов и методов выбора альтернативных линий поведения становятся второстепенными.

Вопросы для самостоятельной работы

1. Что такое делопроизводство и каковы его задачи в подразделениях вневедомственной охраны полиции?

2. Каковы основные стадии документооборота?

3. Перечислить виды документов, составляемых в подразделениях вневедомственной охраны полиции.

4. Каковы общие правила составления и оформления документов?

5. Где можно найти сведения о деле, в котором может находиться интересующий вас документ?

6. Какие документы определяют, как информационно-справочные?

7. Дайте определение Государственной системы стандартизации.

8. Перечислите виды докладных записок.

9. Каков порядок формирования и оформления документов и дел в ОВД и, в частности, подразделениях вневедомственной охраны полиции?