Общие принципы изучения документов делопроизводства, их классификация.

Документы и материалы делопроизводства – это одна из наиболее крупных групп источников, особенно в части новейшей истории, практической функцией этих документов в период их активного существования является документное обслуживание различных систем управления. Специальным изучением этих актов занимается наука документоведение. Рассматривая их как исторические источники, мы можем получить следующего рода информацию – восстановление системы государственного аппарата.

При их изучении нужно учитывать следующие особенности:

1. это документы, преимущественно носящие официальный характер и имеющие высокий уровень цензуры

2. они характеризуются высоким уровнем распространенности и формализации

3. для работы с этими источниками нужно хорошо знать систему делопроизводства, структуру государственных учреждений и того учреждения, с документами которого мы работаем

4. историкам желательна сохранность всего комплекса документов определенного учреждения за определенный период (чему препятствует отбор документов архивистами методами источниковедческого анализа)

Классификации материалов делопроизводства:

1. Документоведческая классификация (критерий – функция документа), является базовой для нас

1. Организационно-распорядительные

1. Организационные – это уставы политических партий, предприятий, акционерных обществ и т.д., где прописаны права, цели и обязанности организации и ее членов; также должностные инструкции и другие документы, описывающие принципы функционирования организации

2. Распорядительные – это чаще всего документы, с помощью которых проводятся распоряжения: приказы, циркуляры, распоряжения, решения и т.д.

2. Отчетная документация – ранее связывала нижестоящие органы с вышестоящими; в СССР появляется форма отчета вышестоящих перед нижестоящими. Особенность отчетов в том, что их написание привязано к календарному циклу. Отчеты возникли сравнительно рано – уже в XV в. мы сталкиваемся с т.н. личбами – отчетами арендаторов

3. Протокольная группа возникает, когда возникают коллегиальные органы управления, где происходят столкновения разных мнений, на основании которых принимаются решения. Протоколов особенно много для периода СССР

4. Плановая документация возникает в 1920 г. (план ГОЭЛРО). Плановая документация составляется с определенным горизонтом планирования. В СССР планирование носило директивный характер, тогда как теперь – индикативный. Планы содержат информацию нормативного характера.

5. Разновидности документов, связанные с определенными сферами человеческой деятельности

1. Судебно-следственные документы

2. Документы внешней политики (вербальные ноты, верительные грамоты и т.д.)

3. Документы военной сферы

4. и т.д.

2. Классификация по секретности

1. Несекретные

2. Секретные (для служебного пользования)

3. Совершенно секретные

3. Архивоведческая классификация

1. Документы постоянного хранения

2. Документы с длительным сроком хранения (около 20 лет)

3. Документы с коротким сроком хранения (до 10 лет)

4. Классификация по форме

1. Письменные

2. Кино

3. Фоно

4. Фото

5. и т.д.

К классификации также добавим принципы внутренней эволюции документа. Создание документа всегда начинается с черновика. Особенность черновика: он содержит в себе некие исправления, заметки и т.д. Затем идет беловик – итоговый вариант документа. Последний уровень документа – это оригинал (аутентик) с подписью, печатью (на официальном бланке). Еще один вид документа – это копия, которая может быть нотариально заверенной. Дубликат – это копия, которая заменяет собой утерянный оригинал, который перестает быть действующим документом. В книгах Метрики ВКЛ и документах РИ мы сталкиваемся с актами пересказа (памяти, pro memoria) – которые содержат в себе лишь краткий пересказ содержимого документа.

NB! Термин "делопроизводство" произошел от русского термина "дело" – папка с документами. Был и второй термин, который обозначал внешние отношения с другими организациями – письмоводительство, но он не прошел испытания времени.